聯合國《采購指南》修訂版6.1-第十五章《橫向主題》
作者：網絡轉載 發布于：2020-08-21 16:40:08 來源：政府采購信息網
聯合國《采購指南》修訂版6.1-第十五章《橫向主題》
15 橫向主題
15.1 聯合國全球契約
聯合國項目事務署期望其承包商支持聯合國全球契約及其原則。聯合國全球契約是一個自愿的國際企業公民網絡，旨在支持私營部門和其他社會行動者參與負責任的企業公民以及社會和環境普遍原則的推進，以應對全球化的挑戰。
聯合國全球契約要求公司在其影響范圍內接受、支持并制定一套人權、勞工標準、環境和反腐敗方面的核心價值觀，即聯合國全球契約的10項原則。
a）人權
■ 原則1：企業應支持并尊重對國際公認人權的保護；和
■ 原則2：保證不與踐踏人權者同流合污。
b）勞工
■ 原則3：企業界應支持結社自由及切實承認集體談判權；
■ 原則4：消除一切形式的強迫和強制勞動；
■ 原則5：切實廢除童工；和
■ 原則6：消除就業和職業方面的歧視。
c）環境
■ 原則7：企業界應支持采用預防性方法應付環境挑戰；
■ 原則8：采取主動行動促進在環境方面更負責任的做法；和
■ 原則9：鼓勵開發和推廣環境友好型技術。
d）反腐敗
■ 原則10：企業界應努力反對一切形式的腐敗，包括敲詐和賄賂。
聯合國強烈鼓勵所有供應商積極參與全球契約。為此，制定了《聯合國供應商行為準則》，承認聯合國全球契約十項原則的重要性，并被視為將全球契約原則納入聯合國運作的重要手段。
更多信息可查閱www.unglobalcompact.org。
15.2 可持續采購
可持續采購（SP）是將符合且有利于保護環境、社會進步和支持經濟發展的要求、規范和標準結合起來的做法，主要是通過尋求資源效率、提高產品和服務質量以及最終優化成本實現。
可持續采購的概念認為，政府機構、公共部門和聯合國有機會通過其集體的巨大的購買力撬動市場，生產更多可持續性的貨物和服務。這種市場影響可以作為戰略信號，進一步推動各種可持續性問題和政策目標方面的積極行動。這可包括但不限于：保護勞工權利、減輕不利環境影響、消除貧困、支持地方發展和實現可持續發展目標。如果應用得當，可持續采購可以幫助生產國和接受國，特別是發展中國家，在區域和國際市場上變得更有效率和競爭力。
此外，可持續性要求可能來自以下來源：
■ 聯合國項目事務署合作伙伴關于經濟、社會和環境可持續性的政策，如性別平等要求、健康和安全要求、車輛排放標準等；和
■ 通過市場或運營環境分析識別風險和機會，通過采購流程對其進行管理（可在采購計劃和采購階段確認）。
因此，可持續采購的實施非常重要，原因如下：
1. 提高風險管理：通過鼓勵采購人員全面了解供應商的做法和當地市場的響應能力，可持續采購可以幫助確定可能影響聯合國項目事務署聲譽和各項目可行性的重要風險（例如：童工或強迫勞動、廢物的不當處理不當）；
2. 創新：可持續采購可以使采購人員和申購人考慮更具創新性的解決方案，以滿足他們的需求，否則可能無法考慮這些需求（即：制定包裝回收計劃，為IDP營地的人員創造當地勞動力和收入機會）；
3. 市場的長期發展：可持續采購是一個漸進的過程，隨著時間的推移有助于建立市場。雖然一些地方現在可能無法提供最具可持續性的選擇，包括標書中的可持續采購標準（即：要求供應商自愿披露其可持續性影響，或為當地中小型供應商創建單獨的標段），但這向市場發出了一個重要信號，并將促進更可持續的長期發展；
4. 與可持續發展目標相一致：根據可持續發展目標12：“確?？沙掷m的消費和生產模式”，可持續采購被確定為聯合國2030年前實現的關鍵目標之一；
5. 支持聯合國項目事務署的采購指導原則：可持續采購支持性價比最高的概念；公平、誠信、透明；有效競爭；以及聯合國項目事務署及其合作伙伴的最大利益）。
15.2.1 聯合國項目事務署可持續采購框架
根據聯合國項目事務署關于職業健康和安全以及社會和環境管理的EOD，所有參與采購活動的聯合國項目事務署人員都應在其工作、國家、行業和供應市場的范圍內盡可能考慮可持續采購，目標是在適當時候，可持續采購成為組織內默認的采購形式。
為了實現上述目標并繼續在這一領域取得進展，聯合國項目事務署制定了一個強制但靈活的可持續采購框架（SP框架），該框架將適用于特定貨物和服務的采購以及某些合同和招標類型。此外，根據關于健康和安全、社會和環境管理以及性別主流化的企業目標，該框架包括對不應再購買的類別的規定，并應認真考慮對婦女有特殊規定的類別和可持續發展目標5（可持續發展目標5——實現性別平等，賦予所有女性權力）。
可持續采購框架分為三個部分：
1. 按合同和招標類型考慮的因素。這包括以下考慮因素：
• 在使用正式招標方法（ITB和RFP）時，包含供應商可持續性調查表，作為DRiVE計劃的一部分（見第1.5.4.1條“DRiVE計劃”）。
• 在制定長期協議（LTA）時包含至少兩條可持續標準納入：至少一條性別主流化標準和另一條技術可持續性標準。
2. 特定類別貨物和服務的技術考慮因素。預先確定的類別包括：ICT設備、車輛、發電機、清潔產品、清潔服務、服裝和制服、家具、辦公用品、活動和會議以及咨詢服務。
3. 不應再購買的類別。這包括：一次性塑料制品、一次性紙杯和柴油發電機。
聯合國項目事務署內聯網上有不時修訂的可持續采購框架的全部細節。
從2020年1月1日起，對于等于或高于5,000美元的新采購流程，必須遵守可持續采購框架。一些例外情況將適用，此外，如果市場條件被認為不適合此類考慮因素（由于缺乏可用性或出于性價比的考慮），可向PG負責人申請放棄。
15.2.2 可持續采購實施的一般考慮因素
以下一般考慮因素適用于聯合國項目事務署可持續采購的實施：
i. 可持續采購沒有“萬全之策”。實施時，可持續采購的考慮因素應根據各采購需求和當地市場的響應能力進行調整。聯合國項目事務署采購人員應努力在其采購過程中平衡環境、社會和經濟因素，因為這些因素是相互依存的；
ii. 在采購流程中采用可持續采購要求的意向應盡早確定，即在采購計劃階段，并應得到適當市場研究的支持。聯合國項目事務署的采購程序允許在多個階段進行可持續采購考慮（詳情請參見第15.2.3條“采購流程中的可持續采購實施”），包括：外包；要求定義；招標；評標；合同定稿和簽發；以及合同管理；
iii. 可持續采購要求應基于證據，即：基于現有的和可信的第三方社會或環境認證標準，或基于從聯合國項目事務署或行業利益相關方、民間團體和國際發展機構收集的信息。
15.2.3 采購流程中可持續采購的實施
本節包括在采購流程的關鍵階段實施可持續采購的具體考慮因素。特別是，鼓勵聯合國項目事務署人員訪問可持續采購指導內聯網頁面，獲取聯合國項目事務署可持續采購的案例研究樣本。此頁面會定期更新，包含來自實地的新示例?；蛘?，請聯系PG 的可持續小組，sustainable.procurement@unops.org。
a）計劃
項目級采購計劃階段對于確保能夠確定適當的可持續性考慮因素并將其嵌入流程（若適用）而言至關重要。這應與項目經理或申購人合作完成，最好是在承接業務階段與合作伙伴或資金來源方展開討論之前或討論期間就開始。
本階段的具體考慮因素：
1. 進行市場分析。這有助于了解：
a）當地市場已有哪些解決方案；
b）在其他地方（如國際上）做了什么；
c）針對具體產品或服務，需要了解的主要社會、環境和經濟風險/機會是什么；
d）有哪些可用于產品或服務（若有）的第三方社會或環境標準（即生態標簽）；
e）是否有可能考慮更具可持續性的替代方案。
2. 進行可持續性風險評估。這將有助于通過評估采購計劃中的關鍵消費數據和具體采購流程來確定優先領域。應通過確定在市場響應和改進潛力方面提供最佳機會的產品或服務組別來確定優先級。在此過程中，應重點關注重要且相關（或被視為較高風險）的可持續性要素上。例如，如果采購流程是用于帳篷的（眾所周知，帳篷通常不附帶大量包裝），將可持續包裝要求（例如：包裝回收或減少包裝）包含在內可能并不十分相關；
3. 重新考慮需求，即：具體考慮是否需要購買這些貨物或服務?？赡艽嬖诹硪环N解決方案，例如：租賃或購買更少的單位，這可能更具成本效益，從而減少浪費和排放。例如，可采用總購置成本方法對產生相同預期結果的不同類別（如發電機和太陽能電池板）進行比較，以確定最具成本效益和可能最環保的解決方案；
4. 考慮與當地供應商接洽，了解哪里有可能提高自身的可持續性。聯合國全球契約在世界各地都有地方分會網絡，可能對你的供應商有所幫助。會員資格使公司能夠訪問其所在地區的一些同行，并與他們分享最佳實踐。更多詳細信息，請訪問https://www.unglobalcompact.org/engage-locally。
b）要求定義
明確和現實的需求對于成功開展采購流程而言至關重要，應以計劃階段收集的信息為基礎。重要的是以不妨礙競爭的方式起草可持續性要求。
本階段的具體考慮因素：
1. 定義規范、職權范圍或工作說明書中可接受的最低可持續性要求。要求應該是清晰的、具體的和可衡量的，并且以市場研究結果為基礎。要求可能指現有的第三方社會或環境標準（如能源之星、公平貿易或同等標準）；
2. 要求定義應通過精確的技術、功能或性能規范來解決具體和相關的可持續性要求。具體要求應設定一個所有公司都應達到的門檻，或者允許公司提出創新想法，以應對可持續性風險/機會；
3. 采購人員可以指定生產中使用的材料和/或生產方法或服務交付方法。然而，技術規范應當與合同的標的相聯系，并應僅包括與正在采購的貨物、服務或工程的生產相關的要求。除非有正當理由，否則聯合國項目事務署不應要求提供一家公司或一個國家或地區的公司擁有專有或只供其使用的生產流程。
c）采購
尋找負責任的供應商是確?？沙掷m性風險最小化的重要步驟。換言之，可持續采購不僅包括購買的產品，還包括從誰那里購買。利用聯合國項目事務署的購買力，采購人員可以鼓勵或影響供應商作出重要改變，從而提高整個供應鏈的可持續性。
本階段的具體考慮因素：
1. 考慮采購的戰略方法，例如：創建供應商的候選名單或資格預審名單（見5.7），或對執行長期合同（如一攬子采購協議和長期協議）采購流程中重復的類似要求進行分組（詳情參見第11.4條“長期協議”和第11.5條“一攬子采購協議”）。與臨時采購相比，長期合同將給予供應商更大的投標激勵，并隨著時間的推移增加提高供應商可持續性的機會（在合同管理階段進行監控）。
2. 考慮在其他特殊利益群體的基礎上，為有限競爭創建候選名單（見第6.2.2條“有限國際競爭和有限國家/區域競爭”），前提是這些特征表明項目的環境或社會經濟成果得到改善。還應允許為符合其他特殊利益群體特征的業務指定一定比例的標段或分包合同。此類特征應限于以下兩個方面：
a）根據當地或區域環境界定的微型、小型或中型企業；
b）根據地方或區域環境界定的地方特殊利益群體，如婦女所有、年輕人所有或包容殘疾人的企業：
o 婦女所有企業定義為至少51%歸一名或多名婦女擁有和控制的盈利組織，其全職員工少于250人，且未被視為市場壟斷者。
o 年輕人所有企業定義為至少51%由一名或多名15-30 歲的個人擁有和控制的盈利性組織，其全職員工少于250人，且未被視為市場壟斷者。
如果項目協議不包括上述規定，業務部門必須向PG負責人發送請求并概述：
■ 將要進行的采購（時間、內容和對象）；
■ 采購是包括全部還是部分標段，還是包括指定部分的分包合同；
■ 確認捐助者或資金來源方支持該要求和限制競爭的意愿；
■ 將雇用哪些其他特殊利益群體（即當地婦女擁有的小型企業）以及驗證和定義這些當地或區域環境特征所需的文件；
■ 關于市場響應這些規定的能力的詳細信息（即：市場研究）；
■ 關于如何驗證將被列入候選名單的其他特殊利益群體供應商的詳細信息；
■ 關于這些規定將如何提高項目的環境或社會經濟成果以及預期結果的詳細信息。
PG負責人將與法律小組和其他合適的利益相關方協商，逐個審查每項請求，并酌情提供書面批準。
d）招標
招標階段對于可持續采購的實施至關重要，因為招標文件將包括對報價書進行評估所依據的評標標準（在該過程的后期，即在對投標文件進行評估期間，不能添加任何其他標準）。編制招標文件也很重要，因為招標文件的一些關鍵要素（包括要求定義）將被納入合同，并在合同管理期間用于監控履約情況。
本階段的具體考慮因素：
1. 考慮創建一個明確確定可持續購買意愿的標書標題；
2. 如果相關且合理（見第6.2條“競爭類型”），考慮進行公開或有限的國家/地區競爭，和/或補充國際招標廣告，向能鼓勵中小型當地企業投標的當地商業協會或組織傳達機會；
3. 考慮將大規模采購分成較小的幾個標段。對于可能沒有能力投標整個訂單的當地中小型供應商而言，可能更容易獲得較小的標段。若標書的財務評審中使用總購置成本（TCO），標段也可以用來抵消風險。請參見第6.5.2條第f款；
4. 如果難以定義明確的可持續性要求，或者更具可持續性的方案的潛在價格影響未知，考慮允許包含增強的可持續性考慮因素的替代報價書。請參見第6.5.2條“投標人須知”第g款，備選標書/報價書；
5. 將所需的最低可持續性要求嵌入招標文件的資格、技術和財務評審標準中（見第6.5.3條“評標標準”）。這應該基于之前制定需求定義和本地市場的成熟度?？沙掷m性標準可以作為合格/不合格標準（強制性標準，如RFQ和ITB的資格標準或技術標準）、作為評標標準（僅適用于RFP 的技術標準）或作為自愿披露標準（非強制性標準，適用于所有標書類型）嵌入招標文件。請參閱可持續采購內聯網頁面上的聯合國項目事務署可持續采購標準檢查清單。應注意平衡可持續性考慮因素和其他不可持續性考慮因素；
6. 評標標準可能需要證明可持續采購的技術能力。在實踐中，這可能需要投標人：
a）之前擁有成功執行具有類似要求的合同的經驗；
b）聘用或有能力獲得擁有處理合同的可持續采購要素所需學歷和專業資質、實踐和經驗的人員；
c）擁有或有能力獲得環境保護所需技術設備；
d）有能力旅行合同的可持續采購方面。
7. 國際公認的認證或資格認可計劃或等同計劃可用于證明投標人有能力采用環境管理措施。此類計劃可包括ISO 14001或同等標準；
8. 某些產品/服務類別（如：車輛、ICT、發電機和照明）的財務標準可以包括使用總購置成本（TCO）方法進行評估的要求。詳見第6.5.3.3條“財務標準”；
9. 將在評價階段評估與招標文件中規定的評標標準的符合性。在申請授標之前，聯合國項目事務署還可以對推薦授標的供應商進行背景調查，包括核實童工、采礦和性剝削等合同條件。詳見第8.10.2條“背景調查”；
e）合同定稿和簽發
將可持續性考慮因素納入發給供應商的合同，將使聯合國項目事務署能夠確保實現預期產出。合同可在合同履行條款中包含經濟、社會和環境考慮因素，前提是這些考慮因素被納入招標文件并符合聯合國項目事務署的政策。
這是一項至關重要的要求，特別是與供應商簽訂的期限較長的合同（如：長期協議）而言，預期這種關系將持續幾年，或者聯合國項目事務署面臨的風險較高。
本階段的具體考慮因素：
1. 將標書中的相關可持續性條款納入合同。這些條款應該是可衡量的和現實的，并且可以包括，例如，要求改進包裝，如使用回收的內容或散裝裝運，關于供應商在相關采購中的可持續性績效的年度報告，或其他。如果背景調查或市場分析確定了潛在風險（例如：童工或不符合當地環境法規的可能），可以通過在合同中納入適當條款來減輕這些風險。注：標準合同條款和條件的任何變更必須由法律部審核；
2. 包括將被評估的相關供應商的績效評估指標或關鍵績效指標（KPI）。關鍵績效指標應與規范的關鍵可持續采購方面或中標人做出的最終合同承諾聯系起來，并用于衡量合同的基本方面。
f）合同管理
在適當的時候和地方，將可持續性考慮因素納入合同管理活動中，可以使供應商提高自身根據當前和未來的合同進行交付的能力。
本階段的具體考慮因素：
1. 執行供應商績效監控活動（詳見第13.2 條“供應商績效監控”）。在許多情況下，供應商績效監測提供了一個重要機會，通過允許聯合國項目事務署確定改進關鍵領域的優先順序，并確定提供可持續性的機會，從而推動供應商取得更可持續的成果；
2. 合同完成后，準備供應商績效評估（若適用）。這將有助于記錄供應商在合同期間的績效，包括針對已確定的可持續采購要求的績效，以備將來使用。見第13.2.7條“供應商績效評估”。
15.3 風險管理
根據OD 風險管理的要求，聯合國項目事務署將風險定義為“潛在存在偏離預期目標或結果的不確定性的事件或情況”。如果管理得當，風險也可能蘊含或產生機會和積極的結果。
風險是聯合國項目事務署業務環境的組成部分，聯合國項目事務署努力有效地管理風險，以避免或盡量減少威脅的不利影響，并盡力創造機會。
聯合國項目事務署的下列政策涉及風險管理要素，特別與采購有關：
■ EOD組織原則和治理模式；
■ EOD聯合國項目事務署財務條例和細則；
■ EOI授權和問責框架
■ OD風險管理；
■ OD采購框架；
■ OD內部控制框架；
■ OI風險管理；
■ OI采購程序；
■ OI供應商制裁；
■ OI處理欺詐和腐敗的政策
上述政策和本采購手冊規定了（但不限于）采購活動執行過程中的以下風險管理措施：
■ 采購中的授權框架（見第2.5條“采購權限”）：
■ 識別采購流程中的其他關鍵職能，并將此等職能與具體的采購培訓要求聯系起來（見第2.2條“組織單位的職責和采購流程中的關鍵職能”至第2.6條“采購審查員”）：
■ 合同和財產委員會（CPC）對采購流程的審查（見第9條“采購流程審查”）；
■ 內部審計和調查組對欺詐和其他違禁行為的獨立內部調查程序以及確定供應商制裁的機制的程序（見第1.5.4.2條“供應商違禁行為和供應商制裁”）：
■ 潛在違禁行為的指示指南（見第8.8.6條“潛在違禁行為的指示”）。
■ 進行背景調查的規定（見第8.10.2條“背景調查”）。
■ 供應商的投標抗議/投訴機制（見第10.2.2條“抗議程序”）：
■ 根據關鍵要求調整的招標和合同模板，特別是工程和施工的招標和合同模板（見第6.5條“招標文件組成部分”和第11條“合同定稿和發布及合同文書”）：
■ 藥品和醫療器械采購質量保證手冊（見第15.3.1條“藥品和醫療器械采購質量保證手冊”）。
在項目層面上，采購風險由項目經理與其他可能影響項目的風險來源共同管理，包括外部因素（政治、經濟、社會和環境）。
采購風險可能產生于采購流程的任何階段。在采購流程層面，項目經理應與采購官員密切合作，查明潛在風險，評估影響和可能性，以了解后果，并制定適當的緩解措施。下表列出了采購風險的部分舉例、其可能的后果和將要采取的潛在風險緩解措施。
15.3.1 藥品和醫療器械采購質量保證手冊
關于健康采購，聯合國項目事務署制定了一項質量保證政策，該政策載于“附件A：藥品和醫療器械采購質量保證手冊”中。本手冊反映了聯合國項目事務署致力于在藥品和醫療器械采購方面實行健全的質量體系。
該手冊包括聯合國項目事務署在影響質量體系或受其影響的所有事項上的政策，包括其管理責任。聯合國項目事務署承諾根據公認的國際最佳做法，特別是世衛組織確定并在技術報告中公布的準則和標準所建議的最佳做法、確定和支持質量管理體系所需的程序及其在整個組織衛生采購中的應用世界衛生組織國際藥典和全球醫療器械協調工作組（GHTF）專著系列和綜述。
15.4 緊急采購程序
聯合國項目事務署的所有采購都必須按照財務報告和細則、其他相關適用法律文書和本采購手冊進行。由于聯合國項目事務署在沖突后和危機后行動以及緊急行動中向伙伴的支持作用增加，已制定了具體的緊急采購程序（EPP），并列入了OI關于采購程序的第9條中，并根據財務報告和細則118.05（b）和行政首席采購官對PG負責人的授權，在采購手冊的本條中加以擴大。
緊急采購程序允許聯合國項目事務署使用簡化的流程，在緊急情況下能做出迅速反應，而同時不違背聯合國項目事務署采購原則。對于聯合國項目事務署而言，允許使用緊急采購程序的情況僅限于本條第15.4條所規定的情況。如需采用緊急采購程序須事先獲得行政首席采購官的批準。所有其他重要和緊迫的情況都必須通過采用常規采購程序加以處理。
聯合國項目事務署財務報告和細則允許的例外情況包括，聯合國項目事務署在運作過程中，由于迫切需求，無法以正式的招標方式進行采購。然而，如果在具備合理理由的緊急例外情況下，仍然需要遵循的流程是對多個報價書進行對比，確保聯合國項目事務署達到最大的“物有所值”目標。
為了在緊急情況下做出快速反應，同時堅持第14條所述的采購原則，以下各條所述的緊急采購程序允許使用報價請求（RFQ）和相關程序進行招標過程。
強烈鼓勵參與緊急采購程序下的采購人員參加在“學習社區”板塊中提供的緊急采購程
序在線課程。
15.4.1 緊急情況的定義
在本條中，緊急情況定義為：有明確證據表明發生了一個或一系列事件，對人類生命或生計構成了即時威脅，并且此等事件或一系列事件對社區的生活造成大規模擾亂的緊急情況。
一個事件或一系列事件可包括以下任一項：
a）地震、洪水、蝗災等突發性災害和類似不可預見的災害；
b）造成難民涌入、國內人口流離失所或給其他受影響人口帶來痛苦的人為緊急情況；
c）干旱、農作物歉收、蟲害和疾病，導致社區和弱勢群體滿足其基本需求的能力受到損害；
d）突發經濟沖擊、市場失靈或經濟崩潰，導致社區和弱勢群體滿足其基本需求的能力受到損害；
e）受影響國家政府或聯合國組織機構負責人請求聯合國項目事務署支持的復雜緊急情況；
f）在發展、和平建設或人道主義背景下的戰略、迫切或降低風險的必要條件：這一觸發因素取決于聯合國項目事務署管理層的實地判斷需求。這在曠日持久的危機局勢中最有可能發揮作用，因為在這種業務環境中存在意外的重大變化，允許并要求迅速采取行動。這些問題的特點往往是交付所面臨的敏感政治需要，或是無法通過采用常規采購程序來執行意外且異常復雜的方案來滿足緊急需要。因此，采用緊急采購程序時，必須有相關區域總監在與對應的職能負責人和聯合國國家工作隊（視情況而定）協商后簽發的支持性聲明；
g）以下定義適用于術語“戰略性”、“迫切性”和“風險”：
i. 戰略性：此處用于說明聯合國項目事務署卷入危機或在特定背景下迅速擴大聯合國項目事務署方案的情況，且該術語被認定為對交付發展成果以保持相關性，以及對維系或建立本組織的聲譽至關重要；
ii. 迫切性：用于此處用以表示需要在極短或中期時間內需要交付的發展成果。并且在該時期內，聯合國項目事務署必須作出貢獻或產生影響，以幫助聯合國國家工作隊繼續在發展領域發揮相關作用；
iii. 風險：確定人員、資產、工程或作業可能面臨的安全風險，導致脆弱性加劇，需要采取緊急行動，以將此等風險降低到可接受水平。嚴重的安全事件和/或較高的可能性可能構成采用緊急采購程序的關鍵觸發因素。聯合國項目事務署工作人員的生命遭受威脅的安全合規問題通常由聯合國安全與安保部、聯合國項目事務署安全部門或業務部門的高級管理人員確定。
h）行政首席采購官認為屬于真正緊急情況的其他事件。
緊急采購流程情況示例：
■ 戰略性：
■ 在整個聯合國國家工作隊的支持下，聯合國項目事務署參與了一個關于沖突后的解除武裝、遣散和重新整合的高政治穩定項目。為了確保獲得“和平紅利”，恢復進步和發展的希望，迫切需要取得戰略上的明顯進步。利益相關方使聯合國項目事務署認識到在較高層面交付工作的政治緊迫性。聯合國項目事務署制定了緊急程序，以便能夠小規模但加速擴大聯合國項目事務署的方案，滿足在全國范圍內開設辦事處的需要，以迅速掌握前任戰士的名單；
■ 維持和平行動部（DPKO，維和部）受命在一定時間內建立維和營地。聯合國項目事務署的任務是擴大聯合國體系的能力，并向維和部提供“快速反應”服務，使其能夠在GA規定的期限內完成任務，否則便無法實現。
■ 時間緊迫性：提供與即將舉行的選舉相關的服務（選舉日期不得更改，未能及時交付將產生國際影響）；
■ 風險：如果轟炸一個國家的酒店需要緊急采購防爆膜。
15.4.2 批準使用緊急采購程序
行政首席執行官確定何時出現能夠合理采用緊急采購程序的緊急情況。除非行政首席執行官批準使用緊急采購程序，否則必須使用標準采購程序。使用緊急采購程序的申請必須以標準格式提交給行政首席執行官，其中應當說明使用的背景信息和理由，以及具體操作下的估計采購需求的說明、近似價值、數量和要求。批準申請時還必須提供理由，證明本采購手冊中所述的各相關PA的任意權限均無法滿足緊急情況下的采購需求。
批準采用緊急采購程序有時間限制的，僅限于特定操作，也可能僅限于與特定作業相關的確定產品的采購。合同授予只能在經批準的緊急采購程序期限外進行，但前提是該采購行動的招標流程是在緊急采購程序期限內啟動的。
聯合國項目事務署監測緊急采購程序的使用情況，并進行記錄。此類記錄將定期進行審計。
15.4.3 應急采購戰略規劃
顧名思義，緊急情況通常是由不可預見的事件引起的，因此單個緊急采購程序是不容易事先進行計劃的。然而，可以采取積極措施，確保做好開展緊急行動的準備。緊急情況規劃是聯合國項目事務署常規采購規劃的重要組成部分。以下所列舉的活動是促進緊急采購程序的主動措施：
a）預先確定和登記緊急行動中經常所需的產品的適當供應商，包括供應商確認愿意在短時間內響應招標；
b）緊急作業中經常需要的產品，其供應商的資格預審；
c）為緊急作業中通常要求的貨物、服務或工程制定標準規范/任務大綱/工作說明書；
d）與緊急操作中通常所需的產品供應商訂立長期協議，并在長期協議中規定庫存可用性和應急準備的需要；
e）向聯合國其他組織確定有關的長期協議。
PG 將繼續進行上述工作，以幫助確保組織為做好緊急情況的準備。為了使戰略規劃具有相關性，參與緊急情況的聯合國項目事務署采購官員在每次緊急行動后務必提供相關資料和經驗教訓。上文所列的戰略規劃措施也可能與聯合國項目事務署某些權力分散的辦事機構有關。
15.4.3.1 緊急應變小組
在所有緊急情況下，相關業務部門應與PG聯絡，以確保早期信息交流和采取主動措施。此外，應將編入吸取的經驗教訓，因為它們是改進過程、幫助更好地管理未來緊急情況的重要資源。
15.4.4 緊急采購程序
在緊急行動期間，采購官員可以更改本條所述的常規采購程序。
當面臨緊急采購活動時，采購官員應當：
■ 進行逆向規劃，即從貨物交付之時開始規劃采購活動，反向進行，以確定每個采購步驟所需的最長時間（招標、評標、授標、合同簽發等）；
■ 主動確定評標團隊成員的潛在可用性；
■ 向參與該流程的相關利益相關者發出緊急通知，以便其更快地做出反應，例如，合同和財產委員會總部主席、行政首席采購官等。
與非緊急情況下適用的常規采購程序相比，緊急采購程序正式性稍顯不足，但提供了更大的靈活性；經行政首席采購官自行決定后，通過向業務部門發出書面指示，可以采用更為保守的程序。例如，這可能包括要求將收到的報價書發送到安全的電子郵件地址或傳真號碼（如有）。
15.4.4.1 資金的可用性
在緊急情況下，通常需要在收到資金之前啟動招標程序。在一般情況下，聯合國項目事務署在獲得資金之前不會進行招標，以避免將聯合國項目事務署的資源投向未經確認的承諾，保護聯合國項目事務署在供應商中的聲譽。然而，如果出現緊急情況，若發生嚴重的延誤，則可成為在確認資金可用性之前即啟動這一流程的合理理由。必須向市場通告：聯合國項目事務署有權取消報價書請求程序并拒絕收到的所有報價書。
在任何情況下，均不應在收到資金之前下達訂單。本條規則的任何例外情況須由ED 根據財務報告和細則112.01制定的預付款活動政策以書面形式進行批準。
15.4.4.2 需求評估和要求定義
根據緊急采購程序采購產品時，對擬采購產品的功能、性能要求、特性、目標和/或預期結構的評估同樣重要。應盡可能遵循本采購手冊第4.3 條中規定的定義需求的常規程序。然而，由于緊急采購往往時間緊迫，并且報價請求的招標方法可具有更大的靈活性，所以在緊急情況下確定需求時可無需正式化。應考慮以下幾點：
■ 如果有助于對所需產品進行說明，則可在緊急采購中的需求規范中采用常規程序中通常不允許使用的品牌名稱。為避免限制競爭，必須添加“或同等”字樣，除非出于標準化目的要求特定品牌。還必須說明接受同等品牌的產品。標準化在緊急情況下尤為需求：特定品牌的需求可能會造成交貨延遲，而其他品牌可隨時提供或存在現貨；
■ 可使用先前通過聯合國項目事務署內聯網制定和提供的產品說明和標準規范/任務大綱，以此促進需求的確定；
■ 現有的長期協議可以提供有用的規范，因此必須檢查長期協議是否符合當前的需要。如果長期協議存在于所請求的產品中，且長期協議可以充分滿足庫存可用性和交貨時間的需要，則應該依據現有長期協議下達訂單；
■ 應考慮購買現貨，雖然這通常對于既定需求而言，成本較高。必須考慮所想要達到的結果，以確保交付能滿足實際需要的有用產品。
15.4.4.3 采購
緊急采購程序下沒有關于采購的具體要求，但是，建議優先考慮具備在緊急情況下為聯合國系統供貨經驗的供應商，以減少交貨期和合同失敗的風險。應隨時對照查閱IPAS采購部門預先進行的戰略采購，因為它可以提供有用的資源支持。IPAS采購可為特定申請提供采購支持。
應考慮下列幾點：
a）如果可行，使用現有的長期協議（包括其他聯合國實體的長期協議）；
b）考慮使用現有名冊上的供應商或其他供應商清單；
c）考慮購買二手設備；從聯合國項目事務署庫存中供應；從其他業務中調撥貨物；向另一聯合國組織借用貨物；將管道貨物轉用于其它項目；或在訂購貨物交付之前租用設備。
對于采用報價請求招標方式進行的招標活動，沒有編制短名單的具體要求。但是，為了滿足基本的審計要求，采購文件必須簡要說明考慮哪些供應商以及原因。
如果確定加快貨物、服務或工程的交付只能通過將合同授予給受制裁或停用的供應商來實現，則必須根據OI供應商制裁中描述的豁免流程，在獲得PG負責人事先批準的情況下，由行政首席采購官具體審批。批準申請必須包含適當的理由以及采取額外保障措施的說明，這些措施將適用于減輕聯合國項目事務署因使用停用供應商而面臨的聲譽損失和其他風險。
15.4.4.4 招標方法
根據緊急采購程序，無論采購的價值如何，報價請求均可用于報價書的招標，并應被視為正式的招標方法。關于競爭類型（國內/國際）并無具體要求，但采購官員應保證在可行的情況下，至少要求三份報價來確保競爭的公平性。
15.4.4.5 招標
無論緊急采購的價值如何，均可以使用報價請求流程。在緊急情況下使用報價請求流程時，不需要絕對的截止日期或特定的模板（工程采購除外），但是應向供應商提供實際的截止日期來響應請求。該請求必須包含足夠的信息，使供應商能夠提供參考性報價，即所有需求必須清楚地、且以同樣的方式，連同評標方法一起傳達給所有供應商。
對于貨物和服務，報價請求流程可以口頭下達，但供應商的報價最好以書面形式提交。如果需要，供應商可以口頭提交報價書，并在授予合同前以書面形式確認價格和條款。如果時間允許，應發布使用公司模板的報價請求流程單，因為這樣可以確保所有供應商同時收到相同的信息，從而確保流程的透明度。但是，采購建筑工程必須使用具體的報價請求模板，并且可能鏈接到特定工程的最適用的工程合同，可以是小型工程合同或聯合國項目事務署的任何其他工程合同（如果更合適的話）。
緊急采購程序下報價請求的附加考慮因素：
1. 在流程的任何階段均可以添加額外的供應商；
2. 出于時間限制和物流考慮，可能會優先考慮當地供應商。然而，采購官員必須意識到，由于在緊急情況下某些產品的庫存會迅速減少，當地的產品供應也可能會出現波動。在下達訂單之前，建議確認多個市場是否有回旋方案，并再次確認可用性；
3. 提供最低價格且技術上最為可行報價書的供應商可能無法提供所要求的全部貨物，或提供全部所需數量。因此，在緊急情況下，必須在報價請求中明確分批訂單的可能性和備選方案。分批訂單可以確保所有要求物資的可用性，并通過向相關產品報價最低的供應商下達分訂單，從而保障經濟合理性。如果一家供應商無法提供所需的全部數量，則可以向第二低報價的供應商追加訂單。
15.4.4.6 評估
在緊急作業期間，根據報價請求流程中所述要求，對報價請求流程中收到的報價書進行評估。必須至少有兩個人參與對報價書的評估。根據“最低價格、技術上最為合理可行的報價書”的評估方法授予合同，且必須編制評估報告。在使用該方法時，價格是授予合同的首要評估標準。
但是：
a）這種方法不允許選擇實質上不符合要求的報價書（存在實質上合格的報價書時）；
b）在某些情況下，較高報價的報價書的技術優勢可以成為不選擇最低報價的合理理由；
c）此外，如果沒有一個報價書的報價完全符合規范的要求（如果常規的正式招標方法需要重新招標），報價請求的方法允許選擇技術上最合理的報價書。
如需選擇最低報價方案供應商以外的其他供應商，應在文件中記錄適當的理由。有關進其它的指導意見，見第8條“投標文件的評估”。應考慮以下幾點：
■ 雖然評估是按照“最低報價、且技術上最可接受”方法進行的，而且報價請求流程中無需確定具體的評估標準，但采購官員仍有義務向所有供應商提供關于聯合國項目事務署需求、交付日期的相同信息，以及在評估和選擇過程中需要評估的其他因素；
■ 由于缺乏明確的評估標準，必須特別強調創建評估過程的書面記錄，確定供應商選擇的理由；
■ 在平等對待投標人的前提下，評標小組有權出于便利之考慮，決定不向投標人索取缺失的歷史文件；
■ 鑒于時間的限制，背景調查的范圍有限，采購官員可要求供應商提供履約保函。投標人提供履約保函的意愿能證明公司財務狀況的積極狀況；
■ 在緊急情況下發布的報價請求構成正式的招標方法。因此，在選擇供應商后，可根據第8.9條“談判”（ITB規定）與潛在供應商進行談判。
15.4.4.7 授標
具有采購活動價值授權（DOA）的PA（見第2.5.2條“授權”）將授予緊急采購程序活動合同。若行政首席采購官已授權使用緊急采購程序，則根據財務報告和細則118.05（a），使用報價請求流程應被視為構成“正式的招標方法”。最終對中標報價書的授標是在使用正式招標方法的基礎上作出的，并適用各自相關的授權授標門限值。
在認為必要和合理的情況下，行政首席采購官可以書面形式批準臨時提高采購授權級別。但該提高必須是有時間限制的，并須給予特定的個人（而非職能部門）。
行政首席采購官可決定只有合同和財產委員會總部（而非地方合同和財產委員會）可以審查緊急采購程序下的相關投標文件。審查緊急采購程序投標文件的委員會將在緊急采購程序得到批準時由行政首席采購官指定。如果需要合同和財產委員會評審的，應當針對緊急情況建立以下簡化審查流程；
i. 在行政首席采購官批準使用緊急程序后進行的采購，可通過相關合同和財產委員會主席提交給相關PA進行授標；
ii. 不要求委員會進行全面審查，但主席應審查并向相關PA提供書面建議?；蛘?，主席可自行決定召開相關合同和財產委員會的特別會議。
緊急授標的標準申請須由提交人填寫并簽名。除了授標請求中必須提供的常規信息外，緊急授標還包含以下內容：
a）書面確認推薦授標的供應商無任何既得利益。如果存在利益沖突，除遵守在采購流程中隨時披露任何潛在利益沖突的正常要求外，必須在現階段明確披露；
b）書面確認所有要求的文件均已存檔；
c）書面確認，根據授標建議時提供的信息，推薦的合同授標代表了最佳可用解決方案。
除非按照AI/FPG/2012/01中的說明使用預付款，否則必須在授予合同之前提供資金。對于需要合同和財產委員會審查的緊急授標申請，請使用在線合同和財產委員會系統。對于其他申請，應使用模板。
15.4.4.8 合同
由于所涉及的風險，合同的編制和簽發以及合同管理的程序應與正常情況保持一致。在緊急行動期間，與供應商簽約應采用聯合國項目事務署標準合同格式。價值等于或高于2,500美元的所有采購活動，聯合國項目事務署均規定簽署書面合同。
聯合國項目事務署從不簽訂口頭合同；聯合國項目事務署的各項合同均必須是書面的，并按照本手冊的規定由雙方正式簽署。必須注意避免因無意訂立具有約束力的口頭協議而使聯合國項目事務署面臨風險（關于指導和合同模板的更多信息，見第11條“合同定稿及簽發和合同文書”）。
15.4.4.9 合同管理
采購單位和負責緊急行動的人員對緊急合同的管理承擔共同責任（進一步指導見第13條“合同管理”）。
15.4.5 歸檔
每次采購活動均須在采購檔案中適當記錄采購流程。采用緊急采購程序后，采購流程比聯合國項目事務署的常規程序更具靈活性。這就增強了采購官員和相關管理人員的責任，即必須記錄采購是按照采購原則和財務報告和細則的規定進行的。采購官員還應注意，適當的歸檔備案還可保護從事采購活動的個人免受不正當的懷疑，并為審計人員采取行動提供正當的依據。
為了記錄緊急采購程序，并證明在選擇供應商和授予合同時所做決定和選擇的正確性，流程中的所有步驟均應記錄在采購文件中。如果發生爭議，存檔文件即會發揮至關重要的重要：因為它記錄了程序，建立了機構的記憶庫，形成了經驗教訓過程的依據，是審計工作的關鍵支持。
有關歸檔備案要求，請參閱第13.9條“文件維護”。除了其中確定的文件外，對于緊急采購程序下的流程，檔案還應包括使用緊急采購程序的審批申請以及批準文件。
15.4.6 審計
在聯合國項目事務署業務部門采購內部審計任務大綱中，可包括對緊急采購程序下所有采購行動的審查請求。
在聯合國項目事務署開展的任何其他采購活動中，所涉及人員對其作為或不作為仍負有個人責任，并可能可對所采取的任何管理不善或不當行為承擔個人責任和經濟責任。（來源：財政部國庫司）
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