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          聯合國《采購指南》修訂版6.1-第十三章《合同管理》

          作者:網絡轉載 發布于:2020-08-21 16:06:00 來源:政府采購信息網
          聯合國《采購指南》修訂版6.1-第十三章《合同管理》

          (全文請點擊:聯合國《采購指南》修訂版6.1

             13 合同管理
            
            13.1 概況
            
            合同管理是指合同授予后采取的所有行動,涉及的活動有:供應商績效監控、合同修訂、付款、合同終止、記錄保留、合同文件維護等。
            
            合同管理由項目經理/申購人負責,在采購流程中得到采購官員的支持。
            
            本章對有效合同管理所需的關鍵活動進行說明。
            
            13.2 供應商績效監控
            
            合同監控包括觀察供應商的履約情況以確保按時交付正確數量的優質產品,且在預算范圍內。
            
            在標準合同中建立各種要求,根據供應商滿足這些要求的程度,衡量績效指標的實現情況。后者是評估正在履行的合同的工具(例如:質量標準、交付時間、檢查、里程碑日期等)。履約控制確保供應商的履約情況符合合同要求,差異(若有)合理,并對合同進行修改以便在工程范圍內反映商定的變更。
            
            從可持續采購的角度來看,合同管理是一個關鍵階段:這是實際提現可持續性效益的點,也是評估和監測關鍵績效指標和其他軟進度指標的點。在整個合同管理階段,至關重要的是在整個合同期間與供應商就采購實體的可持續性預期和供應商的履約情況保持開放溝通。該階段的經驗教訓和可持續性改進應反饋到后續的采購流程中。
            
            13.2.1 貨物
            
            對于貨物采購,采購官員必須通過以下措施監控貨物的裝運和接收:
            
            1. 在要求裝運日期前幾天/幾周跟進供應商,以確保貨物在約定日期前做好裝運準備;
            
            2. 將任何計劃變更通知給供應商、收貨人和申購人/最終用戶(例如,運輸路線、發貨日期等);
            
            3. 確保向各方提供所有相關貨運單據。請參考第12.3.4條“貨運單據”;
            
            4. 如果采購活動延遲,如有必要,請求延長履約保函;
            
            5. 從收貨人處獲得收貨證明。收到貨物后,收貨人應根據所有貨運單據對包裝進行粗略檢查,并報告貨物的外部狀況。如果有篡改的跡象,收據必須記錄這些觀察結果;
            
            6. 在可能的情況下,應對包裝進行稱重,以確定申報重量和實際重量之間的差值,并將任何差異記錄在報告中。如果與收貨人的目的地不同,獲取在最終目的地收到貨物的證明。
            
            用于合同監控的典型履約指標:
            
            ■ 要求交付日期和實際交付日期的比較:
            
            ■ 訂購數量和交付數量的比較:
            
            ■ 訂購和交付規格之間符合性的比較。
            
            13.2.2 服務
            
            在簽訂服務合同時,項目經理/申購人必須通過確保對合同中規定的交付品進行及時接收和驗收(如:初始報告、進度報告、研討會或培訓課程報告、視頻影片等)的方式來監控承包商的履約情況。
            
            還應確保將有關供應商可持續性履約的履約指標、里程碑和檢查點包含在招標文件中,并在合同管理階段進行定期監控。
            
            合同下的交付品必須得到申購人/業務部門的認可和批準,有時還必須得到最終用戶的認可和批準(如適用)。此外,供應商、申購人/業務部門和最終用戶必須隨時了解合同的變更或修訂(如任務日期、啟動日期、利益相關方詳細聯系信息等的變更)。
            
            用于服務合同監控的典型履約指標:
            
            a)按照合同及時交付輸出物;
            
            b)對聯合國項目事務署請求的及時響應;
            
            c)提供服務的質量。
            
            13.2.3 工程
            
            有效合同管理期通常從合同簽署之時開始,到最終完工證書簽發之時結束。在大多數情況下,合同管理的責任由負責工程的項目經理承擔,該項目經理被稱為業主代表,并在合同中明確指定,適用時,得到采購官員的支持(例如,處理合同修訂等)。
            
            表11列出了工程合同管理期間須考慮的最重要的活動以及不同人員須采取的行動。這些需要根據工程合同中的規定進行(詳見第11.6.7條“工程合同中的重要規定”)。
            
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            13.2.4 檢查
            
            合同的監控和最終產品的評估可通過檢查來實現。檢查包括檢查或測試產品,以確認其符合要求的規范。檢查可由內部專家或簽訂一次性合約的檢查代理進行,或通過既定的長期協議進行。
            
            對于工程來說,最好長期駐留在現場,以確保在工程的所有階段對施工進行充分的控制、測試和批準?,F場監理可由內部工程師或承包監理服務的機構來執行。關于工程監理的更多程序,請參考OI施工監理。
            
            質量管理是工程合同有效管理的重要組成部分,不應低估其所需的資源。如有疑問,IPMG可就不同類型建設工程的合理資源需求、人員配置和測試制度給出建議。
            
            聯合國項目事務署的工程合同包含有關裝置、材料和工藝批準的具體條款,包括樣品、檢查、測試、拒收和缺陷工程的拆除。必須仔細遵循這些流程,并遵守相關的時間限制。
            
            聯合國項目事務署還可以根據第1.5.4.1條的規定,進行宣布和未宣布的供應商現場檢查,作為其DRiVE方案(在供應商參與中交付責任)的一部分。
            
            13.2.5 最終產品驗收
            
            最終產品的驗收由申購人/業務部門負責,并由相關最終用戶提供支持。然而,采購實體必須將這一信息記錄和歸檔在案卷中,并將其用于付款,必要時采取糾正措施。
            
            根據需求類型,進行的驗收如下:
            
            ■ 貨物。最終用戶收到采購貨物后,項目經理/申購人(在相關情況下聽取最終用戶意見)將向采購單位提供一份收貨和檢查報告(RIR)。這確認按照裝箱單收到所有貨物,并詳細記錄收到貨物的狀況,以及是否符合規定的規格。為此必須使用聯合國項
            
            目事務署的收貨和檢查報告標準模板;
            
            ■ 服務。采購官員必須收到項目經理/申購人的書面確認,證明已按照合同規定的條款圓滿完成服務。申購人(在相關情況下聽取最終用戶意見)必須書面確認收到并驗收合同中規定的所有交付品;
            
            ■ 工程。采購工程時,業主代表必須確保工程按照合同中約定的時間表進行。這項工作可以通過定期現場視察或通過負責管理工程合同的業主代表的進度或狀態報告來完成。聯合國項目事務署的工程合同有具體的工程驗收程序,包括簽發接收證書和最終完工證書。詳見第11.6.7條“工程合同中的重要規定”。
            
            13.2.6 在oneUNOPS創建收據(收入確認)
            
            oneUNOPS 中的收據必須在交付時創建,從財務角度來看,這一流程很重要,因為它標志著根據IPSAS會計準則在企業資源規劃系統中記錄收入確認的時間點。
            
            根據購買類型,即貨物、服務或工程,交付有不同的含義。此外,對于貨物,根據合同中使用的國際貿易術語,在不同的時間點和地點確認交付。表12顯示了認為交付完成的時間,并列出oneUNOPS創建收據所需的文件。
            
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            13.2.7 供應商績效評估
            
            項目經理/申購人應在采購官員的支持下(在相關情況下聽取最終用戶的意見),對供應商的績效進行評估。評估必須考慮整個合同期間供應商的經驗。仔細記錄合同履行情況以提供供應商績效證明是非常重要的;發生爭議時;以形成制度記憶,用于審計。
            
            供應商績效評估(SPE)對于所有價值在250,000美元或以上的采購活動都是強制性的,但對于價值較低的采購活動,也建議使用,并且必須使用oneUNOPS中的功能進行評估。這是采購流程中的一個強制性步驟,必須及時進行,不得超過合同完成后一個月。進行供應商績效評估時,“合同完成”應指聯合國項目事務署收到合同下的最后一批貨物/服務/工程的日期(或合同終止的日期,如適用),不應包括工程的缺陷通知期(DNP)或貨物保修期。如果供應商在缺陷通知期或保修期內的表現有所不同,之后應修改供應商績效評估。
            
            供應商績效評估中至少應涵蓋以下主題:
            
            ■ 貨物、服務或工程的及時交付;
            
            ■ 根據合同交付的貨物、服務或工程的質量;
            
            ■ 有效、及時的溝通和文件處理;
            
            ■ 表現出的對可持續性(社會、環境和經濟)和/或創新的承諾;
            
            ■ 符合其他合同條款和條件;
            
            如果承包商在履行聯合國項目事務署合同的過程中表現出重大或持續的缺陷,導致合同提前終止、損害賠償或類似行動,如供應商績效評估所記錄,PG負責人可在審查過程文件后決定,根據第33e條“供應商不合格”的規定,暫停該供應商繼續為聯合國項目事務署開展業務。
            
            13.3 救濟和終止
            
            違約可使非違約方有權獲得特定補救,包括賠償非違約方因違約而遭受的任何損失。仲裁法庭將確定此類損害賠償。此外,非違約方也可獲得合同救濟。此外,違約也可能導致合同終止。
            
            13.3.1 貨物和服務的違約賠償金
            
            如果招標文件中規定了違約賠償金(見第6.5.2 條“細則和投標人須知”)并作為專用條款包含在合同中,則應按如下方式應用:
            
            a)如果延誤是不可抗力或承包商無法控制的其他事件造成的,不涉及承包商的過失或疏忽,且不可預見,并且承包商能夠提供令人信服的證據證明此類事件的發生,或者如果延誤是由于聯合國項目事務署的疏忽(例如設計文件中的錯誤)或由于客戶停止/延遲合同執行造成的,則不得采用違約賠償金;
            
            b)如果延誤是由于與承包商有關的任何其他原因造成的,并且這些原因給聯合國項目事務署造成了損失,則必須采用違約賠償金;
            
            c)是否采用違約賠償金或其適用范圍的決定必須由相關PA做出,并傳達給承包商。如果違約賠償金的應用導致合同終止,必須按照第13.3.3條“終止”進行處理,包括通過法律顧問進行清算。
            
            13.3.2 工程延誤賠償金
            
            如果承包商未能在合同規定的完工時間(延長,如果是)之前完成工程,承包商必須按照合同中規定的金額,按其在接收證書所述實際完工日期之前(包括當日)未能完成工程的每一天支付延誤賠償金。
            
            延誤賠償金應根據聯合國項目事務署因延誤而預計產生的額外運營成本計算。在投標時,應在明細表中作為每日費率(默認情況下,相當于合同價值的0.1%)列出,最高不得超過合同價值的10%,以便實施。更多詳細信息,請參考第6.5.2條“細則和投標人須知”。
            
            承包商還應賠償聯合國項目事務署因合同或與合同有關而聘用任何顧問應支付的任何額外費用,這些費用是由于承包商未能在完工時間內完成全部工程而應支付的。如果延誤賠償金的應用導致合同終止,必須按照第13.3.3條“終止”進行處理,包括通過法律顧問進行清算。
            
            13.3.3 終止
            
            合同終止要么是出于雙方的便利,要么是一方因另一方違約而終止合同。對違約的救濟方法通常包括賠償非違約方因違約而遭受的任何損失,此類賠償金通常是補償性的。在所有終止的情況下,必須事先向法律顧問咨詢并尋求建議。
            
            聯合國項目事務署的工程合同包括具體的子條款,詳細說明聯合國項目事務署(業主)可以終止工程的條件、應遵循的程序以及隨后對截止至終止點完成的工程的估價。應注意,承包商也有權在某些特定條件下終止合同或暫停工程,這些條件主要與聯合國項目事務署的付款延遲有關。同樣,具體的子條款詳細說明了承包商可以終止合同的條件、應遵循的程序以及隨后對完成工程的估價。因此,聯合國項目事務署必須遵守其所有合同義務。
            
            如果因違反關于礦藏、性剝削和/或工作中的基本原則和權利的保證而終止合同,聯合國項目事務署有權在通知供應商后立即終止合同,且不承擔任何責任。然而,如果采購官員得知與聯合國項目事務署供應商有關的此類情況,則必須立即向PG 的可持續性專家(sustainable.procurement@unops.org)和法律顧問尋求如何處理這一情況的建議。
            
            13.4 爭議解決
            
            合同應當明確,供應商和聯合國項目事務署的責任和義務必須明確界定,以盡量減少爭議和分歧的可能性。作為一個良好慣例,對于復雜的貨物和服務合同,建議創建一個簡單明了的責任矩陣,作為合同的一個附件。然而,無論合同起草得多好,合同執行管理得多好,爭議都可能會出現,而且確實會出現(關于聯合國項目事務署合同內容的更多指南,見第11條“合同文書”)。
            
            聯合國項目事務署工程合同中詳細規定了處理索賠、爭議和仲裁的程序,應認真遵守這些程序和時間表。對所有可能引起索賠和/或爭議的情況保持良好記錄尤為重要。
            
            和解是爭議解決過程的第一步。為達成和解而進行的所有談判都以開放妥協為基礎,因為這通常比其他爭議解決方法的成本更低。聯合國項目事務署必須盡力始終通過協商解決爭議。如果無法協商或協商失敗,可以采用更正式的爭議解決手段。調解是一種私下解決爭議的方法,將爭議提交給商定的公正第三方,該第三方的權力不具約束力。
            
            仲裁也是雙方同意的爭議解決方法,但仲裁員有權做出有約束力的判決。合同雙方通常在合同中加入仲裁條款,同意仲裁??梢栽诼摵蠂椖渴聞帐鹚袠藴屎贤暮贤ㄓ脳l款中找到此類條款。聯合國項目事務署合同規定,如果需要仲裁,將根據《聯合國國際貿易法委員會仲裁規則》進行。這些規則僅涵蓋程序問題,即與仲裁如何進行相關的問題,包括仲裁員的選擇。
            
            聯合國項目事務署工程合同包含有關索賠、爭議和仲裁的具體條款。在工程合同的具體情況下,應區分向業主代表提出的常見項目相關索賠和向聯合國項目事務署提出的索賠。
            
            向業主代表提出的項目相關索賠是承包商向業主代表提出的請求,如工程進度款、延期、變更、附加費用等請求。此類請求是工程日常管理的一部分,聯合國項目事務署人員無需向聯合國項目事務署法律顧問報告。但是,如果業主代表拒絕此類請求,并且有任何跡象表明承包商可能根據合同就業主代表的決定提出爭議,則應盡快向聯合國項目事務署法律顧問報告。
            
            此外,如果有任何跡象表明,有人提出索賠或請求,即使部分涉及聯合國項目事務署的行為、錯誤或疏忽,或涉及人員或財產損失,則應盡快向聯合國項目事務署法律顧問報告。更多信息,請參考OI索賠報告。
            
            13.5 付款
            
            財務管理和付款是指及時處理符合合同條件的發票付款,審查合同變更所產生的財務問題,以及清算財務擔保(即發還履約和預付款保函),前提是要求提供此類保函的理由不再存在。
            
            聯合國項目事務署合同管理人員應確保付款期限和條件與合同文件中的規定一致。以下示例包含貨物、工程和服務的標準付款期限:
            
            a)對于貨物采購,付款期限為收到貨運單據和發票后滿30 天?;蛘?,可以考慮在貨物裝運時支付80%,在最終目的地交貨和驗收時支付20%。
            
            在特殊情況下,如果使用交貨條款DAP(或當使用另一個國際貿易術語條款時,供應商自行承擔風險和費用,在貨物到達約定目的地(D組)時提供貨物,則在收到貨物后30 天內付款。作為付款單據的一部分,供應商必須提供一份交貨單,確認收貨人已經收到貨物;
            
            b)對于服務采購,付款期限為收到發票以及根據合同交付/驗收與付款相關交付品后滿30天;
            
            c)對于工程采購,付款期限取決于所選合同形式。所有付款都被視為“期中付款”,直到完成最終付款:
            
            ■ 小型工程合同:承包商根據合同價格和付款明細表中規定的時間向業主代表提交發票,聯合國項目事務署在30天內向承包商付款;
            
            ■ 簡明格式合同:承包商根據付款明細表中規定的時間向業主代表提交一份報表,聯合國項目事務署在28天內向承包商付款。在簽發接收證書后28天內,承包商向業主代表提交截至實際完工之日所有應付款項的最終報表,聯合國項目事務署在28天內再次向承包商付款。最終完工證書簽發后七天內,承包商提交其最終賬目,聯合國項目事務署在28天內支付最終款項;
            
            ■ 計量價格合同和總包合同:承包商根據付款明細表中規定的時間向業主代表提交一份報表。業主代表在28天內簽發期中付款證書。之后,聯合國項目事務署在期中付款證書簽發之日起30天內向承包商付款。在簽發接收證書后60天內,承包商向業主代表提交截至實際完工日期的所有應付款項的最終報表,業主代表在28天內再次簽發期中付款證書,供聯合國項目事務署在簽發臨時付款證書后30天內付款。對于最終付款,承包商總共有56天的時間提交附有所有證明文件的最終報表,業主代表有最多28天的時間簽發最終付款證書,聯合國項目事務署從最終付款證書之日起有30天的時間完成付款。
            
            了解適用于每份合同的具體付款期限非常重要。合同還包括在付款前必須提交的所有文件的詳細信息。
            
            關于設計和建造合同,請參考合同的付款期限。
            
            付款請求通過oneUNOPS中的付款申請傳送給財務部門,財務人員應進行付款,以維持執行采購流程的采購人員與進行付款的財務人員之間的職責劃分。購買職能和支付職能的分離是職責劃分原則(見第2.8條“職責劃分”)中的一個關鍵因素,所有付款都必須遵守。
            
            13.5.1 第三方付款
            
            聯合國項目事務署不進行任何第三方付款,即支付給簽約實體以外的其他方(盡管聯合國項目事務署可能在特定情況下征求法律顧問的意見后根據其工程合同直接支付給分包商)。但是,如果負責合同審批的相關PA認為情況需要聯合國項目事務署向第三方付款,那么PA必須在簽署合同或采購訂單之前與FG 負責人協商并獲得批準。一旦第三方付款獲得批準,第三方的名稱、地址和銀行詳細信息必須包含在合同文件中,除非供應商的銀行詳細信息已經輸入到oneUNOPS中。如果聯合國項目事務署在合同開始后發現是第三方付款(例如:任命一名接收人),此事應提交給PG負責人,PG負責人可在必要時咨詢FG負責人和總法律顧問,以尋求適當的解決辦法。
            
            13.5.1.1 稅費
            
            聯合國項目事務署免交所得稅等直接稅,并對重要采購征收的銷售稅和增值稅等間接稅享有免稅/退稅的權利。雖然在一些國家,政府對間接稅實行完全免稅,但在另一些國家,聯合國項目事務署可能需要先繳稅,然后申請退還。如果購買的貨物、服務或工程是為了聯合國項目事務署自身的需要(即辦公室家具等行政管理支出),付款和退還必須遵循東道國協議中規定的條件(通常由聯合國項目事務署預付增值稅,并通過向政府提出申索或向供應商提供正式免稅證書得到退還)。當聯合國項目事務署必須預付稅款時,向供應商發出的采購訂單將有一行包含間接稅金額。
            
            包括聯合國項目事務署在內的聯合國的政策是,所有采購都是“重要的”,因為它們是經常性的,是聯合國項目事務署開展官方活動所必需的。聯合國項目事務署辦事處應與相關外交部聯絡,以確保退稅。
            
            關于如何從財務角度處理聯合國項目事務署增值稅的更多指導,請參見“增值稅(VAT)會計指導說明”。
            
            13.5.2 預付款
            
            詳細信息,請參考第11.1.4條。
            
            13.6 修訂、延期及續約
            
            合同修改是對合同執行過程中出現的變化的處理,通常涉及最初沒有預料到但沒有爭議的成本或要求的變更。變更管理既包括避免不必要的變更,以及將必要的變更納入合同。采購官員負責:
            
            a)協商成本、計劃、質量和性能方面的合理合同變更,確保合同得到修訂,使其在任何時候都能夠確定雙方在合同下達成的預期。修訂必須記錄在合同文件中;
            
            b)確保變更條件在成本、時間和質量方面均是合理的、無可非議的;
            
            c)如果合同修訂是延長合同期限,必須在原始合同到期日之前就此類修訂提出請求并進行審查、批準和簽署。合同到期后不可追溯合同延期。就工程合同而言,沒有合同到期日,因此沒有必要或不適當延長合同期限。
            
            對于建設工程,變更管理在合同條款和合同機制內處理,如變更、指示、索賠和確定。
            
            13.6.1 合同修訂
            
            對于貨物和服務,合同修訂源于客戶或最終用戶對合同的微小變更或補充請求,或者源于發現有對合同進行調整的需要,以便明確反映合同雙方的預期。
            
            延長現有合同的期限也被視為合同修訂。
            
            一旦授予并簽署了合同,只有在合同條款要求修改時,或者在同一供應商提供額外的相關貨物、服務和/或工程以推進原始合同的執行時,才允許修訂合同,前提是需要獲得相關PA的書面批準并根據需要接受相關合同和財產委員會的審查。
            
            對于任何修訂,申購人應提供書面理由,證明新的招標不符合本組織的最佳利益。合同修改不得用于對待交付貨物、服務或工程范圍的實質性修改。
            
            修訂合同時應考慮以下要點:
            
            1. 涉及財務問題的修訂必須得到申購人和相關PA的批準,并可能需要相關合同和財產委員會的審查。對合同有財務影響的所有變更必須以書面形式寫入正式合同或通過采購訂單變更單進行;
            
            2. 審核和授予要求。應根據既定的財務閾值(如第2.5.2 條“授權”和第9.4 條“合同和財產委員會審查范圍”中所述)向相關合同和財產委員會和/或PA提交修訂請求以供審查和/或授予,除非修訂是在應急費下完成的,詳情如下。對于需要合同和財產委員會審查的提交材料,應使用合同和財產委員會總部系統(修訂流程)。直接向PA提交請求時,應使用合同修訂請求模板;
            
            3. 根據第10.1.1條的規定,在批準的應急費金額范圍內對貨物和服務合同進行的修訂可以不經合同和財產委員會進一步審查即可進行處理,前提是該修訂在批準的應急費金額范圍范圍內,并且只有在原授標批準的項目數量發生變化但單價沒有變化的情況下,除非貨物價格包括運費,在這種情況下,單價可能發生變化,因為運費成本與訂購項目的數量有關。應急費范圍內的此類修訂可由具有適當授權的人員內部批準(見第2.5.2條“授權”中的表1);
            
            4. 工程合同的修訂,包括在應急費下進行的修訂,應根據第13.6.2條進行處理;
            
            5. 修訂必須在修訂提議生效日期之前進行,并且總是在合同到期日期之前(工程合同除外,因為此類合同沒有固定的結束日期)。如果合同已經到期,必須向法律顧問尋求法律建議;
            
            6. 若修訂合同以提高價格,采購官員必須對價格的合理性進行分析。無論單價相對于原始合同是相同還是不同,都要進行,因為在修訂合同的情況下保持原始單位費率不一定能保證這些費率是合理的,因為市場可以發展,市場費率可以降低也可以增加,如果追加數量高于原始數量,可能會有批量折扣,而且原始合同可能簽署于很久以前。必須清楚地解釋和證明與原始單價的偏差。如需要協商,必須至少有兩名聯合國項目事務署人員參與協商,并且必須將一份由雙方代表簽署的書面報告作為文件說明;
            
            7. 修訂必須采用書面形式。標準合同修訂模板應用于服務或工程合同的修訂。根據采購訂單購買貨物時,必須向供應商發出修訂后的采購訂單;
            
            13.6.2 工程變更管理
            
            在基礎設施專業管理和實施過程中,始終需要有效的變更管理,包括處理合同執行過程中出現的變更。招標過程和后續合同僅包括計劃的工程和范圍。然而,所有工程都包括未知的和不可預見的因素,因此,變更應被視為工程合同管理的常規內容。
            
            工程的大部分變更都不需要修訂,但將通過業主給承包商的指示,根據合同中已商定的條款進行。
            
            例如,工程合同沒有固定的結束日期。工程最終完工時,合同即終止。此類合同包含完工日期,即工程完工的目標日期。如果承包商在該日期之前沒有完成工程,則沒有必要修改合同。承包商要求并有權延長時間——在這種情況下,業主代表將同意延長(目標)完工日期;或者承包商無權或未要求延長時間——在這種情況下,業主有權向承包商申請延誤賠償金。
            
            工程范圍的變化將通過一項變更來完成,即業主代表指示完成更多或更少的工程。一項變更可包括:
            
            a. 合同中包含的任何工程項目數量的變化(但是,此類變更不一定構成合同變更);
            
            b. 任何工程項目的質量和其他特征的變化;
            
            c. 工程任何部分的水平、位置或尺寸的變化;
            
            d. 任何工程部分的遺漏;
            
            e. 永久工程所需的任何額外工程、裝置、材料或服務,包括任何相關的完工測試、鉆孔以及其他測試和勘探工作;
            
            f. 工程實施順序或時間的變化(包括提前或推遲完工時間)。
            
            變更不需要合同修訂:但是,在聯合國項目事務署內部,根據以下兩種情況,對變更進行不同的處理:
            
            1. 如果變更基于合同中已經包含的項目費率,并且變更的估算值在根據第10.1.1條授予本合同的應急費金額內,則不需要合同和財產委員會的進一步審查,并且變更可由具有適當授權的人員在內部批準(見第2.5.2條“授權”中的表1)。
            
            2. 如果變更不是基于合同中已經包含的項目費率,或者變更的估計價值超出了授予本合同的應急費金額,或者如果變更是針對原始合同中未包含的新項目,則變更將被視為聯合國項目事務署術語中的“修訂”,以確定其審查和授予閾值。此“修訂”可由具有適當授權人員批準(參見第2.5.2 條“授權”),相關時,再提供給合同和財產委員會審查(根據第9.4.1 節“合同和財產委員審查的門檻金額”中的表7)。一旦獲得批準,合同的變更將以發給承包商變更工程的指示的形式存在,而非修訂。
            
            關于工程合同中應急費使用的進一步說明:
            
            • 應急費應是固定的,并限于授標中批準的金額,僅適用于正變化(由于合同中包含的項目數量增加),即應急費不能因其他合同項目的負變化或遺漏而改變。
            
            • 如果已批準的工程設計和工程合同包括“暫定金額”,且該金額已包含在已批準的授標中,則可直接使用,前提是該金額適用于合同暫定金額中確定的費率,且不得將如此使用的暫定金額的數額從已批準的應急費中扣除。但是,如果暫定金額的使用不是基于合同暫定金額中確定的費率,則應根據上文第2點將其按“修訂”處理。
            
            13.7 合同完成
            
            合同完成包括所有義務均已履行的確認、任何剩余義務和完成步驟的確定、最終付款結算、承包商評估以及文檔的行政收尾。
            
            采購官員必須核實以下活動已經進行:
            
            ■ 所需的所有產品和/或服務均已提供給買方;
            
            ■ 合同文檔中的文件足以說明所有合同項目均已接收并正式驗收;
            
            ■ 合同中沒有未決的索賠或調查;
            
            ■ 聯合國項目事務署提供的任何財產均已歸還聯合國項目事務署,數量和狀況方面的不符情況已解決;
            
            ■ 與合同價格修改和變更相關的所有舉措均已結束;
            
            ■ 所有未決分包問題均已解決;
            
            ■ 如涉及部分或全部終止,則行動已完成;
            
            ■ 所有保修文件的原件,包括到期日期、責任和遵循的程序已最終確定;
            
            ■ 任何要求的合同審計已經完成;
            
            ■ 最終發票已經提交并支付。
            
            聯合國項目事務署的工程合同包含合同完成和收尾的具體程序,包括:
            
            ■ 承包商通知工程或部分工程的已達到基本完工階段;
            
            ■ 簽發接收證書,說明工程或工程相關部分基本完工的日期,或通知工程或工程相關部分存在影響達到實際完工的缺陷或不足;
            
            ■ 由聯合國項目事務署接管工程;
            
            ■ 缺陷通知期;
            
            ■ 缺陷通知和整改;
            
            ■ 簽發最終完工證書。
            
            在業主代表向承包商簽發最終完工證書之前,不應認為承包商的義務已完成,該證書還確認了缺陷通知期內所有已確定的缺陷已經全部解決。
            
            13.8 財產處理
            
            關于財產處理的詳細說明,請參考OI固定和無形資產管理。
            
            13.9 文件維護
            
            采購官員必須為每項采購建立采購文件。除了記錄采購流程的信息,文件必須包含成功管理合同所需的所有信息。合同的任何澄清或變更問題都必須完整記錄在該文件中。為了在整個合同管理階段提供意見,申購人/業務部門通常會有一個單獨的文件,其中有一份合同副本,作為項目管理文件的一部分。
            
            根據透明和問責的采購原則,并為了便于對聯合國項目事務署業務進行內部和外部審計,采購流程中的每一步都應記錄在案并存檔(硬拷貝和/或電子版)。采購文件應被視為機密文件,只有在“OI 信息披露”和本“采購手冊”中規定的情況下(例如:依據第6.6.2 條的招標通知、依據第10.2.1 條的合同授予),或者在溝通負責人和總法律顧問批準的情況下,才能公開或向第三方披露。
            
            對于使用電子采購系統處理的采購流程,其中包括的文件,即招標文件、開標報告、收到的標書、評標小組批準、評標文件、評標澄清、授標批準等,不需要保存在其他電子或物理歸檔系統中。
            
            必須在每個業務部門建立一個標準檔案系統以及一個能夠跟蹤文件的編號系統,以便創建審計跟蹤,便于采購活動的管理。建立采購流程文件記錄的合理例行程序,包括確保符合OI文件保留規定,是進行采購的業務部門的主管/經理/負責人的責任。
            
            采購文件的歸檔必須根據采購流程中涉及的各采購步驟進行。這些步驟可能因所遵循的采購程序而異(例如:聯合國項目事務署與世界銀行)。對于工程合同,除了采購歸檔要求之外,現場文件記錄也是必不可少的,應實施詳細的歸檔系統,對所有信件、圖紙、質控、測量、付款、變更、指示、會議記錄、照片、報告、承包商提交文件、計劃等進行歸檔。應對文件進行系統的備份,以確保信息不會丟失。
            
            采購官員必須就每種情況開一個采購文件;采購文件必須在采購活動的最后一筆交易完成后保存七年。對于長期協議(LTA),在整個長期協議期間,為合同及其所有相關文件(修訂、延期、修改、發送給供應商或供應商發出的公函、關鍵績效指標報告、支出報告等)保留一個單獨的文件非常重要。
            
            通常情況下,采購文件將包括以下相關信息/文件,原始形式以及在適用情況下簽名的格式:
            
            ■ 請購單;
            
            ■ 要求定義(說明、通信、與申購人的溝通、使用品牌名稱的理由等);
            
            ■ 采購信息,包括采購方法和競爭類型的合理性;
            
            ■ 簽字的候選名單;
            
            ■ 簽字的招標文件,包括附件,如規范/任務大綱/工程說明書/設計文件/可退回的工程進度表和簽發證明(附信副本、電子郵件副本、傳真收條等);
            
            ■ 對招標文件的修訂(包括PA的修訂批準)和任何其他澄清以及與供應商的通信;
            
            ■ PA指定開標小組和技術評標小組;
            
            ■ 標書接收報告副本;
            
            ■ 開標報告;
            
            ■ 收到的所有報價書(技術、商務、符合的和不符合的);
            
            ■ 從供應商處收到的任何投標保函的副本(原件保留在保險柜中);
            
            ■ 評標報告;
            
            ■ 澄清記錄(若有)以及與供應商相關的通信;
            
            ■ 授標請求或提交給合同和財產委員會投標文件;
            
            ■ 合同和財產委員會總部(HQCPC)或地方合同和財產委員會(LCPC)的會議紀要,以及行政首席采購官(ECPO)或區域總監(RD)的決定;
            
            ■ 原始合同/采購訂單(PO);
            
            ■ 從供應商處收到的任何預付款保函或履約保函的副本(原件保存在保險柜中);
            
            ■ 投標抗議;
            
            ■ 與承包商之間關于采購流程和合同管理的通信(如電子郵件、會議紀要、電話);
            
            ■ 會議、電話等記錄;
            
            ■ 合同/采購訂單的修訂;
            
            ■ 關于工程索賠、變更和修訂的書面決定;
            
            ■ 合同中規定的工程所需的保險憑證和擔保的副本;
            
            ■ 合同中規定的任何所需進度報告和/或其他里程碑交付證明;
            
            ■ 收貨證明;
            
            ■ 接收和檢查報告;
            
            ■ 申購人/最終用戶的驗收報告;
            
            ■ 工程接收證書;
            
            ■ 工程最終完工證書;
            
            ■ 保險索賠;
            
            ■ 付款證明;
            
            ■ 供應商績效評估表。(來源:財政部國庫司)
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