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          聯合國《采購指南》修訂版6.1-第九章《采購流程審查》

          作者:網絡轉載 發布于:2020-08-18 17:30:18 來源:政府采購信息網
          聯合國《采購指南》修訂版6.1-第九章《采購流程審查》

          (全文請點擊:聯合國《采購指南》修訂版6.1

             9 采購流程審查
            
            所有采購活動在授標前都要經過審查程序,即根據聯合國項目事務署財務條例和細則,由授權人員授權設立的承諾(詳情見第10章“授標”)。
            
            審查過程應確保獲得資金承付的適當授權;確保聯合國項目事務署及其客戶的最大利益;采購活動按照聯合國項目事務署財務條例和細則、相關政策和程序進行,并符合公認的領先商業慣例。
            
            關于合同和財產委員會的詳細程序包括在“OI 合同和財產委員會投標文件和審查”政策和“OI合同和財產委員會成員和職責”詳見下文第9.1條至9.6條。
            
            9.1 采購評審的組織
            
            在聯合國項目事務署進行采購審查的方式包括:(a)直接由采購主管機構審查,或(b)在PA授標之前由采購審查員審查(見第2.5條“采購主管機構”);(c)由合同和財產委員會(CPC)審查,但須符合審查范圍(見第9.4條“合同和財產委員會審查范圍”)。
            
            合同和財產委員會總部(HQCPC)是根據財務細則117.01(c)設立的,并就下列事項向行政首席采購官提出書面意見:采購活動:與聯合國項目事務署廠房和設備有關的損失、損壞或其他不符之處:注銷:建立公司住房設施:與聘用獨立承包商(ICA)相關的活動。此外,還成立了地方合同和財產委員會(LCPC),向區域總監提供書面建議。
            
           ?。ǔ少弻彶閱T事先進行的預先審批外),應向合同和財產委員會提交的投標文件還要求清算機構進行以下審批:
            
            ■ 提交給地方合同和財產委員會的投標文件:提交單位的負責人(通常為OH/OC負責人、PC經理、集群經理):
            
            ■ 提交給的合同和財產委員會總部的投標文件:SU 所屬區域的區域總監(或其指定人員),或如果是總部單位提交的投標文件,由相關總部總監(或其指定人員)負責。
            
            9.2 合同和財產委員會的成員/組成
            
            合同和財產委員會由行政首席采購官委任?,F任主席和成員詳見合同和財產委員會總部內聯網站。有關合同和財產委員會成員和職責的詳細信息,請參閱“OI合同和財產委員會成員和職責”。
            
            9.3 合同和財產委員會的工作組織/時間表
            
            合同和財產委員會總部和地方合同和財產委員會通常每周召開兩次會議,審查提交的案例。有關時間表的詳細信息,請參閱合同和財產委員會總部內聯網站。
            
            9.4 合同和財產委員會的審查范圍
            
            根據“OI合同和財產委員會投標文件和審查”政策,合同和財產委員會總部應就以下采購活動向行政首席采購官(ECPO)提供書面建議:
            
            i. 擬議的合同,包括按資金來源方預先選定的合同,涉及就某一特定項目或目的的單一請求而向供應商授標,或就同一特定項目或目的提出一系列請求,在過去12個月內,其總價值大于或等于下文第9.4.1條所述的門限值:
            
            ii. 因使用正式招標方法的例外情況而產生的擬定合同和合同修訂,其價值大于或等于下文第9.4.1條所述的閾值。如果發生修訂,僅應考慮附加貨物或服務或工程的價值以確定第9.4.1條所述的閾值:
            
            iii. 可能合理導致產生一系列相關合同的擬定合同(無論價值如何),其總額可能大于或等于下文第9.4.1條所述的門限值,包括其他不確定數量合同:
            
            iv. 根據下文第9.4.1條規定的金額,修訂和例外情況應單獨合并為正式授標;
            
            v. 如果在過去12 個月內,行政首席采購官在收到合同和財產委員會總部的書面通知后授標,并且為同一項目或目的向供應商發出合同,則在計算總金額時,必須排除行政首席采購官批準的合同授予金額和所有先前授予的金額;即行政首席采購官在收到合同和財產委員會總部的書面通知后做出的最新授標,將“把總數重置為零”;
            
            vi. 對于同一招標活動中需要委員會審查的多個申請授標,最高值推薦承包商將確定此等授標的審查機構。由最高價值承包商確定的適當合同和財產委員會將審查每個推薦承包商的授標情況,而不考慮個別門限值。
            
            vii. 長期協議(LTA)均應遵循競爭流程,無論其價值如何;但在有正當理由的情況下,可使用下列例外理由:
            
            1. 財務條例和細則118.05 (a)(ii):需求沒有競爭性市場等。
            
            2. 財務條例和細則118.05 (a)(iii):對于相同的采購活動已經事前進行了確定,或者需要在最近的采購活動之后對要求進行標準化。
            
            3. 財務條例和細則118.05(a)(iv):擬定合同是根據財務細則118.02(c)與聯合國系統其他組織合作的成果,或根據細則118.02(d)與政府和聯合國系統機構之外的組織合作的成果。
            
            4. 如需使用財務條例和細則118.02 中規定的任何其他例外理由,應需要得到總法律顧問的無異議;
            
            viii. 要求將行政首席采購官授標的任何長期協議項下收取的價格提高10%以上,其中規定了年度價格調整;
            
            ix. 審查回溯和追溯情況,總值大于或等于下文第9.4.1 條所述的門限值,以便就不符合既定審查和授標程序的行動的批準向行政首席采購官提供咨詢意見。和
            
            x. 與采購有關的此等其他事項,包括政策問題,由執行董事或行政首席采購官提交給合同和財產委員會總部;
            
            當下列條件適用時,無需合同和財產委員會總部審查(無論合同金額如何):
            
            a. 資金來源方為聯合國系統或國際金融機構;和
            
            b. 項目協議具體規定了有權通知聯合國項目事務署資金來源方不反對簽發合同的官員;
            
            和
            
            c. 資金來源方的授權代表已依照資金來源方的內部流程,審查了聯合國項目事務署開展的評標流程,并批準了授標。和
            
            d. 書面規定了資金來源方的授權代表、該代表不反對聯合國項目事務署簽發合同,且此等簽發符合項目協議的規定;和
            
            e. 采購組組長在項目聘用階段進行了事先批準;和
            
            f. 資金來源方為國際金融機構時,如果放棄合同和財產委員會審查,須以客戶的信函為準,說明根據客戶的程序要求,國際金融機構本身沒有異議就足以有權授予合同,則聯合國項目事務署合同和財產委員會的單獨審查將視為多余流程,可以省略。在此類情況下,合同只能由采購組組長指定的具有所需授權級別的個人簽署。
            
            根據行政首席采購官關于各地方合同和財產委員會決定以及行政首席采購官向各區域總監(RD)發布的關于授權(DOA)條款,各地方合同和財產委員會應就采購活動,對所有和任何下列事宜向相關區域總監提供書面建議:
            
            a. 在該區域內的采購活動不超過行政首席采購官規定的限度(見下文第9.4.1 條),并須遵守行政首席采購官在批準對特定項目使用緊急采購程序時發出的任何特別指示;
            
            b. 在OI“地方合同和財產委員會成員和職責”中說明的情況下就另一區域提交的投標文件。
            
            9.4.1 合同和財產委員會審查的門檻金額
            
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            在必要時,與合同和財產委員會總部或地方合同和財產委員會的門限值/權限有關的問題(例如是否應將特定提交文件提交給合同和財產委員會總部或地方合同和財產委員會審查)應由合同和財產委員會總部主席與總法律顧問確定。該決定應由合同和財產委員會總部主席在內聯網上公布,以供日后查備。
            
            9.5 編制投標文件供評審和授標
            
            應通過在線合同和財產委員會系統以適當的形式向每個合同和財產委員會提交投標文件,包括所需的附件。請謹慎在線填寫提交投標文件表格,確保投標文件是獨立的,不得包含矛盾的信息。如果投標文件不完整,合同和財產委員會可在審查前予以退回。
            
            聯合國項目事務署的任何人員均可為提交官員(SO)。由誰提交投標文件并沒有限制規定。提交官員對其提交的投標文件負有全部責任。提交官員可在投標文件中指定另一名同事擔任聯絡人,合同和財產委員會可將關于投標文件的質詢發送給該聯絡人。通過此等的指定,提交官員授權聯絡人代表其發言。提交官員應確保任何聯絡人了解提交投標文件及其背景情況。提交官員應盡其最大努力(或應確保聯絡人(如果有人提名)在合同和財產委員會會議
            
            期間以及(必要時)在會議之后的一段時間內對合同和財產委員會可能提出的關于提交文件的任何問題作出答復。
            
            投標文件未經采購審查員預先批準的,將不予接受審查(見第2.6 條)。預先核準的目的是確保投標文件清楚、完整,不包含任何明顯的錯誤或任何相互矛盾的信息。這是采購審查員向提交官員提供的技術援助。鼓勵采購審查員就任何可能涉及的流程問題向審批機關做出意見,以便合同和財產委員會進行審查。盡管各投標文件都經過預先核準和核準,但提交官員對其投標文件負有全部責任。
            
            9.6 合同和財產委員會的建議和決定
            
            合同和財產委員會的建議由出席會議的成員以協商一致或簡單多數票做出。如果票數均等,主席應投出決定性一票。如欲了解更多有關合同和財產委員會運作程序的具體情況,請參閱OI合同和財產委員會的投標文件和審查,以及“OI合同和財產委員會成員和職責”。
            
            合同和財產委員會會議紀要、行政首席采購關和區域總監的決定發布在合同和財產委員會總部的內網上。
            
            9.7 緊急情況和突發事件
            
            要求合同和財產委員會按照《緊急采購程序》(EPP)的要求加快審查的規定詳見第15.4條。
            
            9.8 回溯和追溯
            
            聯合國項目事務署財務條例和細則要求在其簽訂的任何承諾之前進行授標,例如在簽訂服務合同之前,對設備發出訂單等。在授予合同之前,如果聯合國項目事務署作出承諾,或事實上存在承諾的,則視為發生了回溯或追溯情況。合同的回溯/追溯批準并非采購流程,而是行政程序,允許對不完全按照上述審查和授標程序的行動進行審查和可能的批準。
            
            ■ 回溯情況:未經適當授標而已提供服務并收到貨物,且在某些情況下,已向供應商支付了一筆或多筆款項;
            
            ■ 追溯情況:未經適當授標而貨物已被訂購或已開始提供服務,但貨物尚未交付,也尚未提供服務。在某些情況下,已經提交了發票。
            
            在合同雙方確定聯合國項目事務署與實體之間的合同義務之前,聯合國項目事務署財務條例和細則要求不得啟動服務或工程,也不得訂購貨物。除價值低于2500美元的采購活動不需要簽訂合同外,必須盡力避免在訂立合同之前開始啟動服務或工程并訂購貨物的情況。
            
            如果發生回溯/追溯的情況,則必須獲得PA 的付款和/或合同批準,PA 對回溯和追溯情況的權限包括所涉及的貨幣價值,如果需要,合同和財產委員會根據門限值進行事先審查。在回溯/追溯審查中發現的采購流程中的任何違規行為均可能導致遭受第1.5 條“道德標準”中規定的紀律處分。
            
            根據現有預算中是否包含了采購活動,存在兩種不同的情況:
            
            ■ 受審查的采購活動已在預算中得到充分考慮,但未遵守有關預留資金和訂立適當合同的程序。在這種情況下,必須遵循回溯/追溯案例指示中規定的一般程序;(見AI/FPG/2012/01關于“預先融資”的規定);
            
            ■ 與受審查采購活動有關的支出超過核準預算中規定的數額。在這種情況下,應與資金來源方就資金問題進行磋商,之后方才開展任何訴訟/作出任何決定。除一般程序外,還應當遵守由于資金不足而進行回溯審查的程序。
            
            聯合國項目事務署所有人員都應盡一切努力避免回溯或追溯案件的發生。如若確實發生此類案件,則在支付相關款項之前,需要獲得PA 的特別批準,或者如果已經實際付款的,此等支付需要由聯合國項目事務署依據適當的預算范圍認定為合法的費用。必須理解的是,PA的批準不構成、也不得視為對未按照財務條例和細則和公認的采購程序及時采取適當行動的許可或理由。(來源:財政部國庫司)
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