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          聯合國《采購指南》修訂版6.1-第七章《投標文件的管理》

          作者:網絡轉載 發布于:2020-08-17 18:33:31 來源:政府采購信息網
          聯合國《采購指南》修訂版6.1-第七章《投標文件的管理》

          (全文請點擊:聯合國《采購指南》修訂版6.1

             7 投標文件的管理
            
            7.1 投標文件的接收和保管
            
            供應商須確保按照招標文件的相關規定向聯合國項目事務署提交報價書。投標文件可通過郵政信函、安全傳真、專用電子郵件(即專用傳真號碼或專用電子郵件地址)或聯合國項目事務署電子采購系統接收(注:投標文件,以及報價書或標書,均為標書、報價和建議書的通用術語,是供應商提交的響應招標文件的文件。在聯合國項目事務署,“投標文件”一詞也常用于指代提交給合同和財產委員會進行審查的投標文件。)。更多關于電子招投標的詳細信息,請參見6.10。若報價書采用人工投遞的方式,則聯合國項目事務署必須開具收據,注明交付的日期和時間。
            
            采購價值若等于或超出50,000美元的(第6.6.7條規定的長期協議項下二次招標的報價請求除外;第15.4條說明的《緊急采購程序》規定的報價請求除外;利用電子采購系統開展的過程除外),必須委派一名與采購事務無直接利害關系的個人負責接收全部報價書。該人員須由聯合國項目事務署相關業務部門的負責人書面指定,且必須了解標書收取過程保密性和完整性的重要性。所有標書或建議書必須加蓋接收時間日期戳,在報價書接收臺賬中進行登記,置于加鎖的集裝箱內(如文件柜或保險箱),直至開標。集裝箱僅能由與采購事務無直接利害關系的人員接觸,且該人員必須經過聯合國項目事務署相關業務部門負責人正式授權。
            
            在采用正式的招標方法時,專用傳真和電子郵件收取的報價書必須采用嚴格的管控措施,其程度應當等同于對外郵寄或專人送達的報價書一樣。特別需要強調的是,與采購過程直接存在關聯的個人在開標之前不得接觸到報價書。對于使用電子采購的標書,本要求不適用,因為系統會自動保管收到的投標文件,記錄提交的日期/時間,并且在投標截止日期之后和開標之前禁止聯合國項目事務署評標小組接觸到投標文件。有關更多信息,請參見第2.8條“職責劃分”和第6.10條“電子招投標”。
            
            7.2 投標文件的修改和撤回
            
            7.2.1 投標文件的修改
            
            投標人可在投標截止日期前以書面形式修改其報價書。修改資料應按照材料提交指示進行提交,聯合國項目事務署應將其與其它任何報價書一視同仁。
            
            7.2.2 投標文件的撤回
            
            只有在公布的報價書提交截止日期之前,供應商書面告知聯合國項目事務署后,方才允許供應商撤回投標文件。撤回的報價書應在開標之前與其他標書/建議書分開,不得開啟。
            
            在公布的截止日期之后若撤回投標文件的,原則上不予應允。若發生此種情況,聯合國項目事務署應將申請撤回的報價書與其他報價書一起打開、評估。若供應商提交了投標保函,則聯合國項目事務署應將其扣留。如果經評標后該報價書被選定,則投標保函必須兌現,除非供應商愿意按照其原始投標文件的報價提供貨物/服務/工程。若未要求提交投標保函,則須通過談判解決這一問題,必要時可向法律顧問尋求法律意見。
            
            若供應商能夠合理解釋其撤回投標文件的原因,聯合國項目事務署可以同意在投標截止日期之后撤回。合理的解釋包括由于在同期中標其他項目,導致供應商不具備承擔聯合國項目事務署委托項目的能力。如果供應商事先無法預見此事,但如能告知聯合國項目事務署其無力承擔項目實施,則應視為是負責任的行為,聯合國項目事務署可以接受其撤回投標文件。此外,應當考慮供應商申請撤回投標文件之后,若堅持讓供應商履行其報價書是否符合聯合國項目事務署的利益。對采購過程承擔全部責任的采購機構需要進行如此考量。
            
            無論是否有正當理由撤回投標文件,在公布的投標截止日期之后撤回投標文件均視為嚴重問題。如果供應商未受到聯合國項目事務署的相關措施影響,則可在投標的過程中,先行提交優惠報價,而后在市場情況發生了不利于供應商的變化(如產品的市場價格在投標截止日期后上漲)時,則可撤回報價書。因此,如果在截止日期之后報價書被撤回(或者供應商在截止日期之后需要更改其投標文件),必須向供應商發出書面警告,告知其該做法是不被聯合國項目事務署認可的,而且可能會被聯合國項目事務署從今后的招投標項目中除名。向供應商發出第二次警告后,聯合國項目事務署將會把其從今后的招投標項目中除名。采購官員必須與法律顧問商議后方才發布此等警告。信函的復印件還應經過供應商審查委員會(VRC)的審查,使關于供應商的系統問題能夠得以解決,或者在必要時,可以采取措施,剝奪供應商的投標資格。
            
            7.3 遲交及非邀標投標文件
            
            7.3.1 遲交報價書
            
            聯合國項目事務署不會接受指定投標截止日期之后送達的投標文件。除下列情況外,在指定日期和時間之后收到的投標文件應被拒收,在開標小組的開標報告中記錄,并根據第7.5條“投標文件的拒收”的規定處理。如在招標文件規定的具體投標文件接收時間之后重新提交、修改或撤回聯合國項目事務署已收到的投標文件,均視為“遲交”標書,除非是在授標之前收到,否則將不予考慮,并且:
            
            a)有可信的證據表明重新提交、修改或撤回的投標文件是發送至聯合國項目事務署指定的投標文件接收地點的,且在規定的標書接收日期之前已為聯合國項目事務署管控;
            
            b)如果緊急或意外事件妨礙了聯合國項目事務署的正常程序和業務,致使投標文件無法在確切的截止日期前送達聯合國項目事務署的指定地點,而且聯合國項目事務署的緊急要求禁止修改投標截止日期和/或開標日期。在這種情況下,截止日期將延期至聯合國項目事務署恢復正常營業的首個工作日的具體時間(見招標文件中的規定)(除非在恢復正常營業之前標書已經過了延期和/或修改,并以正常方式通知了潛在投標人)。
            
            此外,根據具體情況,PG 負責人可決定是否接受遲交投標文件或郵寄地址、電子郵件或傳真號碼錯投投標文件。如果發生遲收投標文件的(但該投標文件須早于評標小組啟動評標程序之時),若投標文件能明顯反映出遲交并非有意為之,且若接受該遲交投標文件不會對認為參與投標的任何競標人產生表面或實際不當得利的,PG負責人可以接受在招標文件指定到期日之后收到的建議書。必須由PG 負責人審批是否到期日之后收取的任何投標文件。評標程序開始之后收到的投標文件應按照前一段落和第7.5條之規定進行處理。
            
            聯合國項目事務署電子采購系統不允許投標人在截至日期之后提交投標文件。然而,該系統準許供應商可在截止日期之前先行草擬投標文件(即在網上調查表中羅列相關信息或按照文件檢查表上傳規定的文件),因此鼓勵供應商使用該功能,分階段地編寫完善其投標文件,無需等待最后時刻編寫、提交其投標文件。
            
            7.3.2 非邀標報價書
            
            非邀標投標文件的概念僅用于限制性招標程序,即將一部分選定的供應商入圍,向其發出招標邀請。如為公開競標,則所有收到的報價書應視為是應標報價書??偠灾?,非邀標報價書(即聯合國項目事務署未曾邀標的供應商提交的報價書)只要符合下列條件的,可以接受:
            
            a) 供應商符合招標文件的全部要求(即投標截止日期、提交模式以及所有其他要求);
            
            b) 應聯合國項目事務署的申請,供應商提交書面聲明,證明其是從非聯合國項目事務署人員、非接收方政府官員或非聯合國顧問處獲得的招標文件。聲明必須載明與提供招標文件人員之間的關系。如果該供應商取代任何一位被邀標方,則該供應商還要額外說明替代的原因。
            
            是否接受非邀標報價書應完全由PA 自行決定,且若接受非邀標報價書的唯一原則是須符合聯合國項目事務署的最大利益。若接受非邀標報價書,則必須將其連同其他報價書一起評標。
            
            如果已經正式的資格預審已經完成,則不得接受非邀標報價書。同樣,在招標程序之外收取到的非邀標報價書也不得接受。在這兩種情況下,聯合國項目事務署代表均沒有響應任何此等報價書的義務。出于文件記錄之目的,非邀標報價書應當存檔,不應返還給供應商。
            
            7.4 投標文件開標與備案
            
            投標文件必須以透明的方式進行開啟,以確保僅對合法有效的投標文件進行評標,并保證所有供應商均受到公平、公正地對待。
            
            投標文件必須加蓋時間戳,并在投標截止日期之后立即開啟,或在該日期后盡快開啟。建議提交投標文件的地址以及開啟報價書的地址為同一處,或至少臨近。開標應最遲于下個工作日營業結束之前(COB)召開,若無法于該時間召開的,則負責招標程序的采購官員必須編寫說明備案,解釋發生延誤的原因,評估對招標程序的任何可能影響,并提交PA 審查簽字。
            
            如果在招標期間,同一投標人提交了多份投標文件取代之前的投標文件,則應僅開標最近收到的一份。
            
            在投標文件開標之前,必須將其保管在安全、上鎖的地點,由專門負責接收標書的人員負責,并應以保密的方式處理。開標完成之前,報價書不得向評標小組傳閱。
            
            報價書價值兌換所用匯率應始終為投標截止日期當天的聯合國官方匯率。
            
            7.4.1 開標小組
            
            將由開標小組(注:開標和開標小組是不受任何限制的行業術語,指根據ITB收到的標書開標和根據征求建議書流程收到的建議書開標。)開啟投標文件。開標小組由PA書面指定的人員構成。PA可以決定就特定項目/業務部門等指定開標小組的常駐人員。
            
            為了確保報價書開標程序的公正性,開標小組內必須包括至少兩人,其中至少一人未牽涉采購程序的后續階段,但以下情況除外:
            
            a) 如辦公地點較小,如果PA已書面表明將職責完全分工無法滿足本要求的規定(見第2.8條“職責劃分”);
            
            b)在使用電子采購系統時,如果由于系統能夠解決標書登記/開標職能的相關風險,則(經PA判定后)一個人(無論是否參與采購程序)可以承擔開標職能:(i)不考慮投標人遲交的投標文件;(ii)聯合國項目事務署用戶在投標截止日期之前無法接觸到投標文件;(iii)聯合國項目事務署用戶無法以任何方式修改或刪除供應商在招標
            
            任何階段提交的資料和文件。
            
            應提前向開標小組提交一份招標要求匯總以及所有相關詳細資料(包括但不限于招標到期日、招標參考和題目、招標方法、宣傳方法、報價書收取報告等)。開標小組在開標之時不得拒收投標文件或宣布其無效。然而,開標小組應當反映出開標報告中說明的任何偏差,如遲交報價書等。只有負責執行招標的評標小組方才有權依據不符合所述招標文件的事實而拒收投標文件。
            
            在開標會議期間,開標小組應當確定可以及時發現的投標文件疏忽或缺陷,并將其記錄在開標報告中。
            
            投標文件應由開標小組的所有成員草簽/簽字并注明日期。處理投標文件應采用保密的方式處理,重要的是在招標過程中取得的全部資料均應保密。
            
            7.4.2 投標報價開標(RFQ)
            
            對于投標報價,無需走正式的提交、接收或開標程序。
            
            如果PA 認為本方法存在相關風險,則應將其記錄在案;如果認定風險嚴重的,則應采用緩解程序。
            
            7.4.3 開標(ITB)
            
            根據ITB 收到的所有標書必須由PA 根據第7.4.1 條規定委派的開標小組在正式開標會議上開標。PA可在發出ITB之前決定公開開標是否符合聯合國項目事務署的利益,并且此類信息必須包括在招標文件中。如果符合聯合國項目事務署的利益,則應在ITB規定的時間和地點進行開標,并應立即進行記錄。
            
            只有遞交了標書的投標人方才允許參加公開開標;但是,投標人可授權當地代理人、大使館或貿易委員會作為其代表。為了確保能夠順利參加開標程序,代表投標人的代理人必須提供合理的證據(名片、授權書等),確認其所代表的投標人的名稱。
            
            無論開標是否公開,所有提交了標書的投標人可以獲得開標報告,且開標報告應當針對每份收取的標書記錄下列信息。開標報告模板應用于編制開標報告。編寫開標報告時,應采用開標報告模板;
            
            1. 投標人的名稱和國家;
            
            2. 投標保函(如有要求);
            
            3. 標書貨幣(由聯合國項目事務署在ITB中定義)、投標總價和報價依據(FCA、CPT/DAP等,如相關)。如果一個標書包含多個標段時,必須記錄單個標段的總價;
            
            4. 投標人提出的折扣(如有);
            
            5. 對非完整標書或開標小組發現的其他事項的意見;
            
            6. 開業地點、日期和時間;
            
            7. 聯合國項目事務署開標小組的姓名和簽名;
            
            8. 出席的供應商或其代表的姓名(名稱)和簽名(公開開標時);
            
            9. (公開開標時)出席的客戶、政府或資金來源方的任何代表姓名;
            
            10. 按照ITB要求提交的備選標書則應以與普通標書相同的方式進行記錄。
            
            開標報告必須由開標小組各成員簽字,并存檔以備查閱。該報告應可供已提交標書的投標人查閱,如果投標人要求提供副本,也可通過電子方式提供。向投標人披露的信息僅限于開標報告中所含的信息。
            
            7.4.4 建議書開標(征求建議書)
            
            在兩信封標書的招標過程中,在未完成技術評審(見第8條“投標文件的評估”)的情況下,不得打開財務標,因此通常不會公開開啟建議書,但是,如果公開開啟建議書是運營國的例行做法,并且得到了PA的批準,則可以公開開啟。在征求建議書(RFP)環節,技術標應首先開啟,而財務標則由負責接收標書的個人封存。在技術評審結束后,應單獨開啟財務標(最好由開啟技術標的開標小組開標)。
            
            技術標的開標記錄在包含以下信息的報告中:
            
            1. 報價人的名稱和國家;
            
            2. 建議書保證金(如有要求);
            
            3. 對不完善的建議書或開標小組發現的其他事項的意見;
            
            4. 開業地點、日期和時間;
            
            5. 聯合國項目事務署開標小組的姓名和簽名;
            
            6. 出席的供應商或其代表的姓名(名稱)和簽名(公開開標時);
            
            7. (公開開標時)出席的客戶、政府或資金來源方的任何代表姓名;
            
            8. 如果按照征求建議書的要求提交備選建議書,則應以與普通建議書相同的方式進行記錄。
            
            技術標開標報告必須由開標小組各成員簽字,并存檔以備今后查閱。
            
            達到或超過設定門限值的技術標,與之相對應的財務標將在單獨的開標會議上開啟。財務標開標報告必須由財務標開標小組的各位成員簽字并存檔,其中應包括以下信息:
            
            1. 報價人的名稱和國家;
            
            2. 建議書投標貨幣(由聯合國項目事務署在征求建議書中定義)、建議書總價和報價依據(FCA、CPT/DAP 等,如相關)。如果一個標書包含多個標段時,必須記錄單個標段的總價;
            
            3. 報價人提出的折扣(如有);
            
            4. 對不完善的建議書或開標小組發現的其他事項的意見;
            
            5. 開業地點、日期和時間;
            
            6. 聯合國項目事務署開標小組的姓名和簽名;
            
            7. 出席的供應商或其代表的姓名(名稱)和簽名(公開開標時);
            
            8. (公開開標時)出席的客戶、政府或資金來源方的任何代表姓名;
            
            9. 如果按照征求建議書的要求提交備選建議書,則應以與普通建議書相同的方式進行記錄。
            
            一旦授予合同,提交標書的投標人應可查看建議書開標報告,如果投標人要求提供副本,報告也可通過電子方式提供。此外,只有在合同授予后,才可提供建議書開標報告,并且只列出符合技術要求的報價書的價格。
            
            7.5 投標文件的拒收
            
            只有指定的評標小組可以拒絕非響應或無效的投標文件(見第8條“投標文件的評估”)。未經考慮的遲交投標文件和修改必須保持原封狀態(除非打開用于識別)直到授標,然后與其他未中標投標文件一起留存。
            
            如果采用正式的招標法,出現以下情況時,應拒收報價書:
            
            ■ 通過招標文件中規定的安全傳真/電子郵件以外的任何傳真或電子郵件接收,包括投標人同時提交向兩個電子郵件地址提交的情況,即:(i) 向招標文件中要求的專用電子郵件地址提交;以及(ii) 直接向采購官員或聯合國項目事務署其他人員提交;
            
            ■ 在招標文件規定地點以外的任何其他地點或由招標文件規定以外的任何人員收到;
            
            ■ 在招標文件規定的投標截止日期之后收到;
            
            ■ 先前被拒收后,又通過正確的路線發送。
            
           ?。ㄓ嘘P此等規則例外的詳細信息,請參見第731條。)
            
            負責招標工作的采購官員必須確保在授予合同自后立即將任何拒收/未中標的投標文件中所含的投標保函退還給相關投標人。
            
            對于被拒收的各個標書,其合同文件中必須包括以下內容(如有):
            
            ■ 接收日期和時間;
            
            ■ 說明是否考慮該標書中標,并說明理由;
            
            ■ 信封。
            
            7.6 開標后
            
            為了維護采購過程的完整性,在投標文件開標之后,無論其招標方式和價值如何,所有以紙質版本形式提交的投標文件必須保存在上鎖的辦公室或文件柜中,并且只能供指定的評標小組查閱。電子版本的報價書投標文件必須保存在安全文件中,并根據情況以紙質版本或電子安全文件的形式提供給指定評標小組查閱(更多信息見第6.10條“電子招投標”)。(來源:財政部國庫司)
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