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          聯合國《采購指南》修訂版6.1-第六章《招標》

          作者:網絡轉載 發布于:2020-08-17 17:14:50 來源:政府采購信息網
          聯合國《采購指南》修訂版6.1-第六章《招標》 

          (全文請點擊:聯合國《采購指南》修訂版6.1

          6 招標
            
            6.1 概述
            
            在明確而完整地定義了需求(見第4.3 節“需求定義”),并進行了采購尋源(見第5章“采購尋源”)之后,采購過程的下一步是招標過程。這可以通過正式招標方法或正式招標方法的例外情況來實現,這兩種情況都會導致實際的要約招標。
            
            招標是要求供應商提供投標、報價或建議書的通用術語。用于傳達采購要求和要求潛在供應商提供報價的方法稱為招標過程,可采用采購、報價邀請書(RFQ)、招標邀請書(ITB)或建議邀請書(RFP)的形式。
            
            選擇適當的招標方法必須基于預期的采購價值、要求的性質或兩者的結合,且如果執行首席采購官(ECPO)已授權使用緊急采購程序(EPP)(見第15.4節“緊急采購程序”)。
            
            除采購過程中確定的市場和供應商信息外,采購官員應考慮以下步驟:
            
            a) 首先,通過使用現有的長期協議(LTA),包括UN Web Buy Plus網站、重新部署資產或來自聯合國項目事務署的供應庫存,考慮是否可以適當地滿足需求(即以經濟、有效和達到最佳價值的方式);
            
            b) 如果上述(a)點中的要求不能得到適當滿足,則必須通過適當的競爭類型(見第6.2節“競爭類型”)和招標方法(第6.3節)進行招標過程。
            
            根據財務條例和細則(FRR)第118.03條,除非使用正式招標方法的例外情況是合理的,否則采購合同應在有效競爭的基礎上授予,包括:
            
            a)制定總體采購策略和方法的采購規劃;
            
            b)確定潛在承包商的市場調查;
            
            c)在盡可能廣泛的地理基礎上,根據市場情況進行競爭;以及
            
            d)考慮審慎的商業慣例。
            
            6.2 競爭類型
            
            除了選擇適當的招標方法(見第6.3 節“招標方法”)外,為采購活動選擇競爭類型是確保聯合國項目事務署獲得最高性價比的一個重要步驟。根據采購的價值、市場條件和其他因素,可以采用各種競爭方式。
            
            6.2.1 開放的國際競爭和開放的國家/地區競爭
            
            在聯合國項目事務署,公開的國際或國家/地區競爭是默認的競爭方法。公開的國際或國家/地區競爭的目的是向所有可能的供應商及時充分地通報聯合國項目事務署的要求,并提供平等的機會和公平的機會來競爭所需要的貨物、服務或工程合同。
            
            國家/地區投標通常在下列情況下進行:
            
            a)當工程在地理上分散或隨著時間的推移而分散時,國際公司可能對工程不感興趣;
            
            b)從總成本角度看,在當地獲得貨物、服務或工程是有益的;
            
            c)當服務與國家背景相關時(如國家報紙上的廣告服務、運營所需的當地許可證等);
            
            d)如果需要了解國家/地區體系;
            
            e)如果國家/地區采購尋源在減少環境影響、增加國家所有權或其他原因方面提供了明
            
            顯的利益,或如果項目協議中有規定;
            
            f)如果客戶要求并在各自的項目協議中有規定;
            
            g)在當地采購的貨物具有積極的可持續性影響,例如消除運輸成本;
            
            h)批準招標文件的采購授權(PA)人員可接受的其他理由。
            
            無論如何,必須確保招標過程的競爭力;只有在該地區有足夠的貨物/服務/工程供應商來維持健康競爭的情況下,才能利用國家/地區競爭。此外,必須監控企業聯盟形成的風險(即供應商為了共同利益聯合起來并挫敗競爭目的)。
            
            公開的國際或國家/地區競爭是進行正式招標過程中最透明的方法。業務單位必須選擇開放而不是有限的競爭(見第6.2.2 節“有限的國際競爭和有限的國家/地區競爭”),除非有限的投標存在有效理由。
            
            更多關于商機廣告的信息,請參見第5.3節“商機廣告”。
            
            6.2.2 有限的國際競爭和有限的國家/地區競爭
            
            有正當理由不進行公開競爭的,可以進行有限競爭制賽。根據定義,有限競爭只允許選定的供應商參與招標。
            
            有限的國際和國家/地區競爭僅限于以非歧視方式從名冊、資格預審、意向書、市場調查等中選出的供應商的短名單。在基于有限競爭發出招標之前,采購官員必須事先獲得采購授權(PA)。采購授權批準必須在短名單批準時給出(通過在短名單模板中填寫相應字段)。
            
            在所有其他情況下,招標文件必須公開宣傳。
            
            實行有限的國際和國家/地區競爭的正當理由是:
            
            ■ 合同價值較低,低于50,000美元;
            
            ■ 項目協議要求使用有限競爭性投標,包括按照第15.2.3節“采購過程中的可持續采購執行”的規定,以支持國家能力和可持續性為原則的投標,如微型、中小型企業和特殊利益集團;
            
            ■ 公開招標將產生負面的安全影響;
            
            ■ 投標標的/事項在其他方面是敏感的,不能進行公布;
            
            ■ 根據意向書或資格預審程序(根據第5.5節“意向書請求”和第5.6節“供應商資格預審”的規定)編制了一份擬邀請投標的供應商的短名單,該名單已被確定為最合適的采購策略;
            
            ■ 批準招標文件的采購授權(PA)人員可接受的其他理由。
            
            聯合國項目事務署應促進當地市場的發展:如果不能按照第6.2.1節“開放的國際競爭和開放的國家/地區競爭”舉行開放的國際或國家/地區競爭,或者當地環境就可以滿足采購要求,或者在當地環境之外采購要求不太可能得到滿足(例如在國家報紙上提供廣告服務等),則可以進行有限的國家/地區正式招標。投標時,對國家/地區投標感興趣的合格國際供應商不得自動被排除在同等條件下國家/地區供應商以外。
            
            在實行有限競爭的情況下,業務單位必須繼續努力確保邀請足夠數量的潛在供應商,并至少收到和評估3 份報價,以確保最高性價比物有所值。當收到的有限競爭采購報價少于3份時,中標申請必須包括第9.1節“采購審查組織”要求的文件。
            
            6.2.3 獨家采購或直接承包
            
            獨家采購,也稱為直接承包,是指沒有競爭市場的需求,即所需的產品或服務只能從一個來源獲得。在這種情況下,聯合國項目事務署可就某一特定采購行動征求唯一確定的供應商的報價。
            
            請參閱第6.8 節條“例外情況”所述競爭招標或正式招標方法,這也適用于可能有多個來源的情況,但其他原因迫使聯合國項目事務署援引異常理由(例如緊急性、租賃)。
            
            6.3 招標方法
            
            招標是要求供應商提供投標、報價或建議。向供應商征求報價有四種方法:詢價采購、報價邀請書(RFQ)、招標邀請書(ITB)或建議邀請書(RFP)。前兩種被認為是非正式的方法,后兩種是正式的招標方法。
            
            許多因素,如市場條件、需求的復雜性和性質,比如商品、服務或工程、貨幣價值和合作伙伴的條件影響招標方法的選擇。地點和緊迫性也可能對招標方法的選擇和所遵循的程序產生影響。
            
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            6.3.1 詢價采購
            
            詢價采購是一種非正式的招標方式,適用于采購現成的現貨或價格低于5,000 美元的標準規格商品,或價格低于5,000美元的簡單工程或服務。
            
            詢價采購是通過比較從潛在供應商處獲得的口頭或書面價格(包括檢查可用的在線資源)進行采購??陬^價格必須仔細記錄,注明日期并存檔。
            
            在有限競爭條件下,以詢價采購為手段時,必須至少對三家供應商進行比較。如果無法比較三家供應商,則必須在授標文件中以書面形式記錄原因。
            
            根據“最低價格、技術上最可接受報價”評估方法(見第8 章“提交文件評估”)進行授標,并按照公司模板記錄在詢價采購說明中,證明供應商選擇的合理性,并經相關采購機構批準。不填寫此類說明的唯一例外情況是,在批準的零用現金或業務預付機制下支付低于250美元的現金,以及在批準的旅行授權范圍內支付與旅行有關的費用。
            
            6.3.2 報價邀請書
            
            報價邀請書(RFQ)是一種非正式的招標方式。用于對貨物、服務或工程的要求明確和具體的低值采購(50,000美元以下)。
            
            在所有情況下,必須使用報價邀請書(RFQ)模板。報價邀請書(RFQ)必須有一個明確的提交截止日期,必須在報價邀請書(RFQ)文件中指定并傳達給所有潛在投標人。對詢價的報價必須以書面形式收到。詢價單應遵守第7章中概述的投標接收和開標程序。
            
            在有限競爭條件下使用報價邀請書(RFQ)時,必須邀請至少三個供應商提交報價。在可能的情況下,采購官員應考慮邀請婦女擁有或青年擁有的企業或其他特殊利益集團。如果無法獲得三份報價,則必須以書面形式記錄原因并由采購授權(PA)人員簽字。
            
            授標是基于“最低價格、技術上最可接受報價”的評估方法(見第8章“提交文件評估”)。
            
            6.3.3 招標邀請書
            
            招標邀請書(ITB)是一種正式的招標方式,要求潛在供應商就提供貨物、服務或工程提交投標書。當要求明確且規定完備時,通常使用這種招標方法。招標邀請書對于金額等于或高于50,000美元的采購是強制性的,但如果要求復雜或采購授權(PA)人員認為有好處,也可以用于價值較低的采購(低于50,000美元)。
            
            在任何情況下,都必須使用招標邀請書(ITB)板。招標邀請書(ITB)必須有明確規定的提交截止日期,必須在招標邀請書(ITB)文件中規定,并傳達給所有潛在投標人。必須以書面形式收到響應招標邀請書(ITB)的投標書。招標邀請書(ITB)以一個信封系統為基礎,即投標書的財務和技術部分合并在一份文件中。招標邀請書(ITB)受第7章中概述的投標接收和開標程序的約束。
            
            招標邀請書(ITB)可以定義商品或服務必須滿足的最低要求,也可以概述一系列可接受的要求。在評估過程中,標書符合通過/失敗標準。
            
            合同根據“最低評標價格且實質上符合報價”評估方法(包括交貨條件)和招標邀請書(ITB)中規定的任何其他技術要求授予。
            
            6.3.4 建議邀請書
            
            建議邀請書(RFP)是一種正式的招標方式。它用于在招標時無法定量和定性表達需求(如咨詢或類似服務)的服務和貨物采購,或用于以多種方式滿足需求且基于累積分析評估為最重要復雜貨物或工程采購是適當的。建議邀請書(RFP)僅適用于金額等于或高于50,000美元的采購,但也可用于價值較低的采購(低于50,000美元)。
            
            建議邀請書(RFP)要求提供一份技術建議書,該建議書為招標文件中規定的要求提供解決方案。另外還尋求一份單獨的財務建議書,說明與執行技術建議書有關的所有費用。為響應招標書,供應商必須提交單獨密封的技術和財務細節(雙信封系統)。雙信封系統的目的是確保技術評估僅關注技術建議書的內容,而不受財務建議書的影響。建議邀請書(RFP)受第7章中概述的投標書接收和開標程序的約束,包括技術標(所有收到的投標書)和財務標(僅適用于評估后被視為符合技術要求的報價人)單獨開標的要求。
            
            通過確定技術和財務評估因素,并在資源選擇中將要考慮的重要領域進行加權,在建議邀請書(RFP)中確定評估標準。在聯合國項目事務署,技術和財務提案的權重可以是:80%-20%、70%-30%、60%-40%或50%-50%。需要逐個考慮權重,以實現適當的平衡。在建議邀請書(RFP)發布之前,必須建立各種評價標準之間的適用平衡,并在招標文件中明確說明:要求的復雜性越低,財務權重就越高。此外,招標書必須以技術標總分的百分比(通常為總分的60%或70%)來說明最低通過門檻,該門檻將決定該投標書是否被視為技術響應性投標書,以及是否需要進行財務評估。
            
            根據“累積分析”評估方法對建議書進行評估、排名和授予,在考慮技術和財務因素時,將最佳價值定義為最高的總體效益。合同授予有資格的承包商,其投標書被認為是最有價值(技術和財務)的,對聯合國項目事務署及其客戶的需要最有響應。
            
            為了進一步協助供應商確定貨物、工程或服務的適當質量,聯合國項目事務署可選擇列入人員估計數和為達到預期結果所需的其他投入。在特殊情況下,聯合國項目事務署可在征求建議書中說明可用的預算,但須經采購組總干事事先授權;然而,潛在的缺點是,這些信息可能導致投標人將其財務提案與所披露的預算相一致。
            
            6.3.5 工程項目招標方法選擇
            
            對于工程采購(見第2.1.1節“采購的定義”),投標過程中應使用上述相同的招標方法:報價邀請書(RFQ)、招標邀請書(ITB)和建議邀請書(RFP)。然而,在上述每種情況下使用的文件都特別適合工程采購,即不得使用貨物和服務的標準文件。如果采購官員對是否在貨物/服務或工程中使用招標/合同模板有任何疑問,則必須在開始采購流程之前將其提交給采購組(PG)和IPMG。
            
            選擇工程招標方法/合同形式的一般考慮:
            
            ■ 在選擇招標方法之前,重要的是事先選擇正確的工程合同,以便準備最合適的鏈接招標方法。聯合國項目事務署根據國際咨詢工程師聯合會(FIDIC)制定了一套六份合同。如有疑問,應聯系綜合實踐建議和支持(IPAS)部門采購經理(PMI),就如何最佳選擇合適的工程合同征求意見。其中包括四份不同的施工合同、一份工程咨詢服務合同和一份設計和建造施工合同。第11.6節(注:在印發本《采購指南》時,IPMG正在審查現有的工程合同。采購從業人員應始終參照內部網聯合國項目事務署工程合同和相應模板的最新版本的工程合同。)詳細說明了這些合同。這些合同與下表3所述的一種或多種招標方法有關;
            
            ■ 招標文件和相關合同形式的選擇不應僅以金額為門檻。根據工程的具體必要性和復雜性選擇合同,并考慮其他因素,如風險、預期承包商能力、承包商熟悉此類合同;以及聯合國項目事務署自己的項目能力和在該地點的標準做法是很重要的。使用超出閾值的合同必須向IPMG申請批準;
            
            ■ 對于簡單的工程,使用非正式的報價邀請書(RFQ)方法。它通常與次要工程合同一起使用,但如果更適當,也可與聯合國項目事務署其他任何工程合同一起使用。在一般情況下,如果工程價值超過50,000 美元,或者如果工程相對復雜,沒有最低金額門檻,則使用一種正式的工程招標方法,無論招標邀請書(ITB)還是建議邀請書(RFP)每種方法都直接與相應的工程合同相關;
            
            ■ 對于投標人提出的技術方案和方法與合同履行至關重要的復雜工程項目,在評估中平衡技術和財務標準可能會帶來更好的性價比,實現更有效的競爭,更好地為聯合國項目事務署及其客戶的利益服務。在這種情況下,應使用工程招標書,允許在報價評估中使用累積分析;
            
            ■ 當為任何施工合同選擇一次性付款方式時,招標文件應包括工程量明細表和單價表,以便在評估期間比較報價,并評估和計算變更成本(如存在);
            
            ■ 一般來說,對于工程咨詢服務合同下的服務采購,建議使用建議邀請書(RFP)。但是,如果在對要求和背景進行評估后認為,累積分析評估在這種情況下不會增加價值(例如,在某些情況下,將要采購的服務用于監督),則根據閾值(如果招標邀請書(ITB)的合同標的金額等于或高于50,000美元),則使用報價邀請書(RFQ)方法或招標邀請書(ITB)作為招標方法可能是合適的;
            
            ■ 設計和建造施工合同是采購過程的目標,既提供項目的設計,又交付其施工。在這些情況下,在進行投標之前,有一套充分準備的業主要求是至關重要的。編制雇方要求是一項技術性工作,不應低估。與完整設計一樣,雇方的要求將在設計和建造合同(詳見第11.6.5節“施工總承包合同”)招標前進行設計審查,并要求提供設計審查合格證書。
            
            ■ 在采購設計和建造施工合同時,建議邀請書(RFP)是所需的采購方法,因為給出的要求是為確定的工程范圍提供設計技術解決方案,而不僅僅是貨幣價值或報價。使用的模板是設計和建造施工合同的招標書。鑒于其復雜性,需要事先獲得來自合同保證主管IPMG的批準;
            
            ■ 如果要求包括貨物或服務和工程的組合(例如,實驗室的重建以及設備的供應和安裝),并且這些不能作為單獨的招標過程發布,則應聯系IPMG 和采購組(PG)征求意見,以探索發布“混合”招標文件的選項。這種“混合”將確保相關合同和風險管理條款涵蓋要求的不同要素。
            
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            6.3.6 創新采購的替代程序
            
            聯合國項目事務署在本《采購指南》中制定了一系列程序,以便實現創新型貨物和服務的采購,其中包括:
            
            • 通過市場調查或發布信息邀請書(RFI)來篩選創新解決方案的市場-見第5.4節
            
            • 制定功能和性能規范-見第4.3節
            
            • 允許在招標階段提交備選報價-見第6.5.2節
            
            • 用標段構建招標流程-見第6.5.2節
            
            • 通過具有適當權重標準的建議邀請書(RFP)方法申請報價-見第6.3.4節
            
            • 除正式招標方法外的進一步采購,理由(九)“涉及無法獲得客觀評估的服務的擬議采購合同”——見第6.8.1節
            
            • 專項贈款和伙伴關系程序-見第2.1節
            
            此外,聯合國項目事務署還管理“Possibilities Portal”網站,這是一個免費和易于使用的門戶網站,使創新型公司能夠“推銷”其獨特的解決方案。
            
            然而,在某些情況下,使用上述程序可能不足以有效地促進創新或影響市場走向創新解決方案,包括:
            
            a)商業前期活動,如研究和開發服務;
            
            b)尚未大規模商業化的商品或服務;
            
            c)目前不知道或不容易獲得解決方案的情況,并且可以從組織設計競賽、挑戰或類似過程中獲益。
            
            如果業務單位發現這種情況,應聯系采購組,并經采購組(PG)總干事批準,可采用其他創新采購程序,包括:
            
            • 多階段招標過程。在不希望提前準備完整的技術規范或這樣做不切實際的情況下使用。在第一階段,根據概念設計、業績或功能規格邀請提出建議,但聯合國項目事務署須舉行發現和澄清會議,以了解可能的解決辦法。在第二階段,招標文件可根據第一階段會議的發現進行修改,并分發給有資格的投標人,要求他們提交最終提案。
            
            • 備選評價方法(對第8.4節中提出方法的進一步拓展):
            
            o 基于質量的評價:在不以成本作為評價標準的情況下,對投標書質量進行評價。這可以通過預先要求提交技術建議書和財務建議書來完成,在這種情況下,只有技術最合格投標人的財務建議書才被開標,并進行評估以確定最有利的投標書?;蛘?,招標文件只要求技術建議書,邀請技術建議書排名最靠前的投標人提交其財務建議書進行談判。
            
            o 基于固定預算的評估:招標文件規定了不得超過的可用預算和技術建議書的最低得分。建議授予滿足固定預算要求的技術得分最高的建議書中標。
            
            • 通過將標準評估小組(第8.2節)替換為裁判委員會的替代評估程序,例如設計競賽就屬于這種情形。
            
            • 其他由采購組(PG)干事決定的替代程序。
            
            和采購組(PG)接洽時,業務單位應提供以下詳細信息:他們希望采購的創新產品或服務的類型;采購活動的估計預算;應用標準程序不適合該活動的原因;以及可用于管理該過程的資源。
            
            如果授權使用創新采購的替代程序,投標書必須包括對投標人的明確說明,并由采購組(PG)批準,說明如何實施這些程序。在所有情況下,聯合國項目事務署都將確保遵守第14章所述的關鍵采購原則。
            
            6.4 招標文件
            
            當通過電子采購系統(見第6.10節)中包含的報價邀請書(RFQ)、招標邀請書(ITB)或建議邀請書(RFP)向供應商征求報價時,必須使用聯合國項目事務署標準招標文件,或者在不使用電子采購系統時,必須將其作為獨立文件。雖然招標文件的細節和復雜性將根據要求的性質和價值而變化,但它們將包含準備適當報價所需的所有信息。標準招標文件是模板,其含有聯合國項目事務署的強制性要求、為滿足具體要求(貨物/服務或工程)而定制的條款和條件以及正在采取的采購方法(非正式/正式)。模板將與適用于每個招標過程的詳細信息一起完成。
            
            招標文件標準段落(包括附件)的任何更改,均須經采購組(PG)總干事任命的審核員事先批準。此外,招標文件不得包括任何與聯合國項目事務署合同通用條款(GCC)相抵觸的標準文本、要求或條件。
            
            聯合國項目事務署的所有招標模板(無論是貨物/服務模板還是工程模板)的結構都類似。以下介紹招標文件的組成部分。
            
            6.5 招標文件的組成部分
            
            聯合國項目事務署的招標文件為書面文件,由以下部分組成:
            
            1. 邀請函;
            
            2. 投標人須知;
            
            3. 評價標準;
            
            4. 要求明細表;
            
            5. 可退還的投標表格/附表;
            
            6. 契約信息。
            
            雖然招標文件的細節和復雜性可以根據要求的性質和價值而變化,但每個招標都必須包含能讓投標者了解聯合國項目事務署需要并準備有意義報價所需的所有信息和適當的條款。因此,招標文件必須包括與特定采購活動有關的所有信息,并盡可能簡潔。
            
            由于招標過程完成后,不需要引入新的要求,也不能改變現有的要求,關鍵是在現階段提供所有相關信息。
            
            招標文件的各個組成部分應包括以下信息。這些資料要么已經列入聯合國項目事務署的標準模板,要么必須在發出招標文件之前填寫完畢。
            
            6.5.1 邀請函
            
            招標文件的第一頁必須包括邀請供應商提交報價的信函,并包括對具體采購活動的參考(標題和參考號),以及文件中各章節的清單和發布的證明文件。
            
            6.5.2 投標人須知
            
            “投標人須知”一節包括向投標人解釋招標過程所依據的規定和條款,采購官員不得更改這些條款。細節部分以表格形式表示,其中左欄指的是投標人須知部分中的文章標題,右欄則必須插入該投標書的具體內容。
            
            下表提供了詳細信息和投標人須知部分中相關條款的指南:
            
            a)招標范圍
            
            采購活動的簡要說明應包括編制響應性和有意義的報價所需的所有信息,并可包括采購活動的背景和采購活動的預期目的。
            
            此外,如果招標過程是為了建立長期協議(LTA)或一攬子采購協議(BPA)而進行的,則應在此處進行解釋。
            
            b)明確聯系人
            
            負責招標過程的聯合國項目事務署采購官員的姓名和聯系方式。也可以包括來自采購部門的通用電子郵件地址的詳細信息,或在電子采購系統上予以明確的機制(如果投標是通過電子采購完成的)。
            
            c)修訂
            
            招標文件必須規定,招標文件的任何附加信息、澄清、錯誤更正或修改將在截止期前分發并以書面形式通知投標人,以便投標人采取適當行動。如果招標過程遵循有限競爭原則,將以書面形式通知直接從聯合國項目事務署收到招標文件的所有投標人,如果進一步采取公開競爭,則將修訂稿公布在網上。
            
            同樣,必須告知所有供應商具有修改或更正投標書或提案的權利,前提是聯合國項目署在提交截止日期之前收到任何此類修改或更正的書面通知。
            
            d)澄清或招標前會議和現場考察
            
            招標文件必須向供應商傳達有關投標前會議或現場考察的地點、日期和時間的任何信息。此外,必須在招標文件中明確說明必須或可選的出席人,書面告知或電子告知(例如通過Skype)皆可。招標前會議是一個公開討論會,討論潛在供應商的問題。必須準備討論會的會議記錄,并將其附在招標文件之后,通過直接通知出席的供應商并在公開競爭的情況下在線發布,分發給投標人。
            
            關于工程,建議舉行一次投標前會議,明確投標方必須了解的關于聯合國項目事務署工程合同的最相關的各點要求,例如合同中所規定的不同作用和重要階段;必須提供的擔保和保險;以及支付、扣押、索賠和變更的流程。更好地了解聯合國項目事務署的期望和所需的合同管理,這將有助于提高投標質量,并減少可能拖延項目執行的誤解。
            
            總的目標是在采購過程中實現更好的性價比。招標文件應明確說明參加招標前會議或實地考察的費用應由潛在投標人承擔。
            
            工程現場考察的必要性應在采購部和項目經理逐案共同討論并達成一致后決定。實地考察使潛在的投標人有機會對要求有更清楚和深入的了解。
            
            如果投標人參加投標前會議或現場考察,必須在招標文件中明確說明。
            
            有關更多詳細信息,請參閱第6.7節“與供應商的溝通”。
            
            e)招標有效期
            
            必須要求供應商在規定的天數內保持其報價的有效性(對于正式招標方法,通常為60天或90天,對于非正式招標方法,則為30天,但如果采購產品的價格波動很快(例如原材料、石油產品),則可以降低報價,提供評估報價和授予合同的時間。
            
            f)局部投標/標段投標
            
            有關是否接受局部投標的信息(通常在招標文件中分為多個標段)以及是否將發出分割訂單的信息,其必須包含在招標文件中。
            
            如果將要求分為各個部分或標段,招標文件必須說明聯合國項目事務署有權給這樣的供應商授標,即該供應商可對所有部分或標段,或每個部分或每個標段提供最佳報價。
            
            如果預計會出現訂單拆分(將部分項目的合同授予一個以上的供應商),聯合國項目事務署也必須在招標文件中規定在幾個供應商之間拆分合同的權利。
            
            在決定是否拆分合同時,必須將以較低價格購買物品可能節省的費用與聯合國項目事務署訂立若干合同的交易費用以及與合同有關的供應鏈、后勤和擔保問題進行比較。在決定是否拆分合同時,還應考慮到通過向較小的供應商提供準入機會和考慮當地能力發展來增加供應商多樣性的機會。
            
            如果同時在一個或多個招標中投標多個標段,并且單個投標人可能投標多個標段/任務,那么在各個過程之間建立聯系是很重要的。這可以通過以下方式實現:
            
            通過將所有任務以多個標段的形式組合在一個標書中;
            
            通過發布單獨的投標書,在這種情況下,必須在每個單獨的投標書中說明它與其他投標書有聯系(即在每個投標書中說明,在確定供應商授予多個合同的能力時,資格標準評估將考慮到在其他相關的投標書中已經做出/推薦的授予投標書)。
            
            有關帶標段要求的評估資格標準的更多詳細信息,請參閱第6.5.3.2 節“資格標準”。
            
            g)備選投標/報價
            
            備選報價是指不符合投標書的確切要求的報價,或可能通過超過請求的最低性能參數而代表對原始報價的改進,并且由供應商提出,作為滿足最終用戶需求的可選方式。在考慮更具可持續性的選擇時,備選報價可能是一個有用的工具。
            
            以下是處理備選報價的不同方法;招標文件必須說明哪種方法適用于具體投標:
            
            i. 不接受備選報價;
            
            ii. 接受備選報價。在這種情況下,必須明確如何處理:
            
            a)只有提出了一個相對最低評標價格且實質上符合報價的備選投標,且該備選報價不超過第二低評標價格且實質上符合報價的價格,才可以考慮備選報價;
            
            b)備選報價與其他原始報價同時進行評估(即允許投標人根據要求提供一個以上的技術解決方案-多個報價,每個報價將單獨評估);
            
            不得考慮不符合強制性標準的備選報價。對于招標過程中的服務采購,通??山邮軅溥x報價。
            
            h)投標貨幣
            
            除非與客戶簽訂的項目協議中規定了具體的投標貨幣,否則說明書應說明必須以何種貨幣報價。此外,必須說明合同將以聯合國項目事務署在招標文件中確定的貨幣發布,付款將以合同約定的貨幣進行。
            
            如果根據項目協定允許以一種以上的貨幣收到報價,聯合國項目事務署應使用收到報價截止日期適用的聯合國業務匯率將價格換算成單一貨幣。
            
            i)關稅和稅收
            
            聯合國《特權和豁免公約》第二條第7 款規定,除其他外,聯合國,包括作為附屬機構的聯合國項目事務署,免征除公用事業服務費以外的一切直接稅,并免征
            
            進口物品的海關限制、關稅和類似性質的費用或出口供官方使用。
            
            招標文件必須說明,所有投標文件的提交均應扣除任何直接稅和任何其他為評標而應支付的稅費;因此,交付的完稅后交貨(DDP)國際貿易術語解釋通則(Incoterms)不得用于貨物招標文件(詳見第6.5.3.3節“財務標準”和第13.5.1.1節“稅收”),且法律顧問必須批準此規則的例外。
            
            j)投標/建議書擔保
            
            投標/建議書擔保的目的是阻止對采購過程產生不利影響的輕率和不負責任的報價,這些報價涉及重新招標和評估的額外費用,以及可能的實施延誤。
            
            聯合國項目事務署可要求提供投標/建議書擔保,以減輕下列與投標人有關的風險:
            
            i. 在投標截止期后撤回或修改投標書或建議書;
            
            ii. 未簽訂合同的;
            
            iii. 中標后未能提供履行合同所需的擔保;
            
            iv. 在簽訂招標文件中規定的合同前未遵守任何其他條件的。
            
            使用時,投標保證金應采用招標文件規定的金額和形式。此外,投標保證金的有效期應為聯合國項目事務署在必須兌現保證金的情況下提供足夠的時間,即直至根據本節第o款預期的合同簽署之日。
            
            與中標人簽訂合同后,應向未中標人返還投標保證金。
            
            投標/建議書保證金價值的計算必須考慮評估報價和重新投標的成本。為便于參考,投標/建議書保證金的價值可能在預期合同金額的0.5%到4%之間,但是,投標/建議書保證金必須始終以特定的包干價而不是投標金額的百分比(以避免發出概算信號)來說明,但是,如果這種方法不可行,則采用多個標段的招標過程除外。通常,根據招標過程的復雜性和預期金額,推薦金額為5,000美元、10,000美元、20,000美元或50,000美元的金額。保證金對投標人來說是一種成本,因此必須將其設定在不妨礙參與投標過程的水平上。
            
            投標/建議書保證金通常采用銀行保函的形式。如有需要,也可采用其他形式(如債券、即期匯票、銀行本票或經銀行證明的不可撤銷支票)??山邮艿母袷奖仨毰c相關模板一起在招標文件中注明。
            
            在下列情況下,建議使用投標/建議書保證金:
            
            §■ 將要購買高價值的貨物、工程或服務;
            
            §■ 請求的緊迫性,例如貨物必須在雨季前運抵該國或進行施工;
            
            §■ 緊急情況,例如生死攸關的情況;
            
            §■ 由于市場狀況、原材料價格上漲、國家不穩定等原因,報價撤回的風險較大。
            
            §■ 冗長的程序,即合同不能在相對較短的時間內簽訂;
            
            §■ 捐贈者強加的條件要求使用投標/建議書擔保。
            
            請參見第8.5 節“初步篩選”,了解評估小組如何審查收到的投標/建議書擔保的真實性。
            
            在聯合國項目事務署辦事處,如果投標人很難獲得投標保證金或這不是正常的市場要求,可以用“投標保證聲明”取代,該聲明是一項非貨幣聲明,承諾投標人在中標后簽署合同。在這種情況下,辦事處必須使用公司模板,并在第一次投標中使用之前征求綜合實踐建議和支持(IPAS)部門的指導意見。
            
            使用電子采購系統申請投標/建議書擔保時的重要注意事項(第6.10節):
            
            -- 如果投標書中有要求,投標書/投標書保證金是除電子采購系統中上載的數字副本外,必須以實物原件提交給管理投標書的聯合國項目事務署業務單位的唯一文件。
            
            -- 如果合理且在投標書中有規定,可以在投標截止日期后向投標人提供額外的時間,以交付投標/建議書保證金的實物版本。但是,在這些情況下,實物版本必須與上載到系統的數字副本完全匹配,否則將被視為無效。
            
            k)投標語言
            
            招標文件和報價必須用英語、法語或西班牙語編制。語言將由聯合國項目事務署選擇。
            
            與選定的供應商簽訂的合同必須以招標文件選定的語言書寫,這種語言應適用于聯合國項目事務署與供應商之間的合同關系。
            
            可能有必要將招標文件翻譯成當地語言,并鼓勵中小型企業和少數族裔企業等利用聯合國項目事務署的商業機會。然而,所有合同文件仍應以英文、法文或西班牙文編寫,以便采購審查和審計。如果原始文檔與翻譯版本不一致,則以原始版本為準,任何翻譯的文檔中都必須包含此聲明。
            
            l)提交截止日期(投標期)
            
            必須清楚說明提交日期、時間和地點,以及開標的地點、日期和時間(如公開)。
            
            i. 提交的最后期限應允許供應商有足夠的天數準備和提交報價。最低招標期(不包括發布日期,但包括截止日期)見表4;
          3.jpg
            
            ii. 如果存在正當理由,采購授權(PA)人員可以授權較短的招標期。但是,采購官員必須在文件說明中說明放棄最低招標期的理由,并說明在招標期縮短的情況下如何滿足競爭要求。文件說明還必須確認在招標期結束后評估小組成員的可用性。但是,對于工程,通常不建議縮短投標期。對于大型工程和包干合同尤其如此,因為在這兩種情況下,投標人都需要計算工程量。
            
            iii. 以上表4中的最短招標期不適用于根據直接合同(見第6.6.6節)或緊急采購程序(第15.4節)招標的情況。
            
            m)投標書/建議書提交
            
            為了傳達關于報價編制和提交的所有相關說明,該說明必須包括形成完整報價所需的文件清單,以及向供應商發出通知,明確不符合要求的報價可能被拒絕。符合的報價是指實質上符合招標文件中所有條款、條件和規范的報價。
            
            此外,說明的內容應始終包括:
            
            §■ 提交方式(電子郵件、傳真、專人遞送、郵件、聯合國項目事務署電子采購系統);
            
            §■ 地址/傳真號碼/電子郵件;
            
            §■ 報價包裝說明,如密封、副本數量、建議邀請書(RFP)中要求提交技術和財務分離(雙信封系統)等。
            
            n)開標
            
            有關是否舉行公開開標的信息,如果舉行公開開標,則提供相同的詳細信息(日期、時間、地點)。有關詳細信息,請參閱第7章“提交的管理”。
            
            o)合同授予日期
            
            聯合國項目事務署預計授予合同的估計日期。
            
            p)履約擔保
            
            聯合國項目事務署可以向選定的供應商索取履約保證金,以減輕供應商不履約和違反合同義務的風險(如交付所有設備、提供的服務和按照合同完成的工程)。
            
            保證金和擔保通常以無條件和不可撤銷即期銀行保函的形式發行。在聯合國項目事務署法律顧問和財務主任審查之前,可使用其他形式(如債券、即期匯票、銀行簽發的本票或不可撤銷支票)??山邮艿母袷奖仨毰c相關模板一起在招標文件中注明。
            
            履約保證金的金額可能會有所不同,這取決于根據合同提供的工程、服務或貨物的性質、風險和規模。但是,建議履約保證金至少等于合同總金額的5%。
            
            對工程合同(詳見第11.6.7 節“工程合同重要條款”),履約保證金的金額與保留金應平行看待。通常情況下,根據項目、風險、承包商等情況,建議保留5-10%的合同金額,以及5-10%的履約保證金。雖然兩者的用途略有不同,但并不強制兩者兼有。但是,總金額通常不應超過合同金額的10%。
            
            履約保證金應反映如果承包商未能充分履行各自的合同,所評估的風險和聯合國項目事務署隨后的損失的價值。這將取決于市場、情況、當地工作條件、項目所在地的政治和經濟狀況。例如,一個擁有已知承包商的簡單項目,其擔保金的百分比較低;一個擁有未知承包商的復雜項目,其擔保金的百分比較高。百分比越高,投標的吸引力就越小,投標價值也可能越高。因此,應設定較為實際的履約保證金。
            
            如果是聯合國項目事務署的工程合同,除非合同中另有規定,承包商應在合同日期(或開工日期)后14天內向雇方交付履約保證金。
            
            有下列情形之一的,建議使用履約保證金:
            
            i. 將要購買的貨物、工程或服務具有較高的價值;
            
            ii. 請購的緊迫性,例如貨物必須在雨季前運抵國內或施工;
            
            iii. 緊急情況,例如生死攸關的情況;
            
            iv. 原材料價格上漲(即供應商撤回投標的風險較高);
            
            vi. 以前與選定供應商的合作不愉快;
            
            vii. 聯合國項目事務署不了解的新承包商;
            
            viii. 最低價格與第二最低價格有顯著性差異;
            
            ix. 本合同所涵蓋的產品種類繁多(存在無法交付的風險);
            
            xi. 易碎品(搬運時損壞風險大);
            
            xii. 捐助者附加的條件要求使用履約擔保。
            
            關于銀行擔保的進一步規定,包括其審查和確認過程,請參閱第11.1.6 節“銀行擔保和保證金的審核和處理”。
            
            q)預付款擔保
            
            聯合國項目事務署可在供應商要求預付款以覆蓋動員費用(通常是在簽訂工程或服務合同的情況下)時,向供應商要求預付款擔保。如果在合同簽署時要求提供履約保證金或預付款保函,招標文件必須規定要求,包括提供保證金/保函的截止日期以及適用的格式。
            
            當要支付的金額超過250,000美元時,預付款擔保是強制性的,但對于較小的金額,也建議提供預付款擔保。有關更多詳細信息,請參見第11.1.4 節“預付款”,以及有關銀行擔保進一步規定的第11.1.6 節“銀行擔保和保證金的審核和處理”,包括其審查和驗證過程。
            
            履約擔保和預付款擔保在采購過程的不同階段有不同的用途。因此,它們不是相互排斥的,應在需要時提出要求。
            
            r)付款條件
            
            招標文件必須指明付款條件。
            
            i. 根據使用的國際貿易術語解釋通則(見第12.3.3 節“國際貿易術語解釋通則”),付款條件通常為收到發票、收到和接受貨物或服務后30天內付清,或在收到所需的裝運單據后30天內付清;
            
            ii. 不應支付預付款,除非被視為該行業的常規做法,而且只應按照聯合國項目事務署關于預付款的政策支付。需要注意的是,即使招標文件規定允許預付款,但對推薦授標的供應商的批準也取決于根據第11.1.4節的規定進行的評
            
            估和批準過程。
            
            iii. 按進度付款是服務和工程的通行做法;
            
            iv. 如果商品的價格可能隨著時間而波動,例如石油產品、金屬產品,而且聯合國項目事務署打算根據價格公式,例如普氏指數或倫敦金屬交易所(LME)簽訂合同,必須在招標文件中明確規定價格公式,并由法律顧問事先澄清價格公式的措辭;
            
            v. 對建筑工程而言,在某些情況下,在合同中列入價格調整機制可能是適當可行的;如果合同中提到了價格調整機制,則還應在隨附招標文件的合同附表中加以界定。任何此類規定都必須界定價格調整將如何由各種界定指數的波
            
            動觸發,并受總上限的制約。聯合國項目事務署工程合同中列入了該機制允許改變費用的核準措辭。法律顧問必須批準該機制的任何備選措辭,然后才能將其納入招標文件。
            
            s)違約金/誤期賠償金
            
            如果適用,聯合國項目事務署可在招標文件中告知,它將從合同價格中扣除一筆金額,作為違約金(貨物和服務)或誤期賠償金(工程),相當于實際交付或履行之前每延遲一天原合同總價(通常為0.1%-0.3%)的一個百分比,直至達到最大扣除額(通常為10%)。一旦達到最大值,聯合國項目事務署可通過法律顧問終止合同終止后,根據合同條件終止合同(見第13.3.3節“終止”)。
            
            需要指出的是,在許多法律制度中,合同當事人可能商定的對不履行合同的處罰通常是不可執行的,因為法院試圖防止達成過分和不合理的交易。雖然許多法律制度給當事人在訂立合同條款方面提供了廣泛的自由,但在確定合同項下的主要權利和義務方面,只有在狹窄的范圍內,當事人一般不能自由決定將要提供的補救權利。因此,補救辦法通常是當事方之間的公法問題,而不是私法問題。雖然雙方無權在合同中就違約的處罰達成一致,但在某些條件下,他們可以事先約定,在違約的情況下,將評估哪些損害賠償。為了區別于刑罰,因此,在大多數法律制度下可以強制執行,違約賠償金應符合三個標準。首先,雙方必須打算賠償損失或損害,而不是對不履行義務的處罰。例如,由于違約賠償金通常是針對承包商履約延誤進行評估的,因此必須明確,違約賠償金旨在補償任何延誤事實造成的損失,而不是作為確保承包商按時履約的“激勵”。其次,不履行違約金評估所造成的損害必須是不確定的或難以量化的。例如,在建設項目中,電工的延誤可能導致進度延誤和供應中斷,其成本和后果可能是雇主無法或極難確定的。第三,規定的違約金金額必須是對可能發生的損失的合理預估。如果不履行合同沒有造成實際損害,即使在合同成立時看似合理的違約金,在以后的處罰中也可以被視為具有處罰性質。在這種情況下,有爭議的違約賠償金可能無法執行。
            
            鑒于上述情況,違約金或遲延賠償金條款的可執行性取決于有關采購活動的事實和情況以及有關合同的實質內容和條款。因此,關于何時以及如何使用違約金或遲延賠償金規定的決定是復雜的,在作為合同的一項特殊條件列入招標文件之前,應逐案咨詢法律顧問。
            
            有關違約賠償金的詳細信息,請參閱第13.3.1 節“貨物和服務違約賠償金”和第13.3.2節“工程延期賠償金”。
            
            t)授予合同時變更數量的權利
            
            如適用,必須在招標文件的要求詳情或要求一覽表各節中說明,聯合國項目事務署保留增加或減少要求一覽表最初規定的貨物和/或服務數量的權利,但不得超過特定的百分比(通常為20%),且投標人不得改變單價或條件。通常不鼓勵列入這一規定,因為投標人可能會提出更高的價格,以對沖聯合國項目事務署在合同階段減少數量的可能性,并注意到聯合國項目事務署始終有權在提交截止日期之前,在招標階段修改數量或其他投標規定。
            
            變更百分比的權利不應與授予合同時可能批準的應急金額百分比相混淆(第10.1.1節)。變更百分比的權利必須在合同授予階段適用,簽署的合同必須反映要采購的數量的增加或減少,并且不能在以后(在合同管理階段)適用。如果適用的話,應急金額的計算將考慮到實際的合同金額,根據變更百分比的權利增加或減少。
            
            u)其他
            
            需要樣品等。

            6.5.3 評估標準
            
            招標文件必須根據所選的招標方法說明評估方法,即RFQ-最低價格在技術上最可接受的報價;ITB-最低評標價格且實質上符合報價;或RFP-累積分析。
            
            此外,招標文件必須說明評估標準(如適用),包括:
            
            ■ 正式和合格標準;
            
            ■ 資格標準;
            
            ■ 技術標準;
            
            ■ 財務標準。
            
            評價標準應適合采購項目的類型、性質、市場條件和復雜性,并應在招標文件中詳細明確規定。應制訂評價標準,使聯合國項目事務署實現最高性價比。起草評價標準后,建議采購人員進行模擬,將制定的評價標準應用于評價過程中可能遇到的各種情況。分析的目的是證明標準對給定的需求和市場是適當的。
            
            必須按照規定的標準進行評估。為了確保公平和公正透明,非常重要的一點是,在招標文件中明確規定評估中要考慮的所有標準,并且在招標文件發布后不得更改。如果在投標過程中和投標截止日期前需要對招標文件進行修改,則應按照第6.6.4節“招標文件修訂”的規定進行修改。
            
            6.5.3.1 形式標準和資格標準
            
            形式和合格標準由評估小組在初步篩選期間進行評估(見第8.5節“初步篩選”)。
            
            形式標準
            
            形式合規標準的示例如下:
            
            ■ 當投標書中有明確規定時,報價書應附有所需的文件,包括投標提交表,并在投標表的關鍵部分簽字;
            
            ■ 報價包括招標文件中要求的所有非歷史文件。非歷史性文件是指與投標有關的文件,在招標文件發出之前,投標人不可能擁有的文件,例如投標保證金。如果需要委托書(POA),在標書簽署之日沒有有效的委托書將導致標書實質上不符合要求。如果沒有提供委托書或委托書在技術上是有缺陷的或無效的,采購官員必須確定投標人是否擁有其歷史文件(即對其有利的有效的預先存在的委托書),這可以被認為是使投標符合實質上的符合性。如果沒有此類文件或所制定的文件時間比較短,即它是非歷史文件,則投標將不符合要求;
            
            ■ 在適用的情況下,投標應附有所需的保證金;
            
            ■ 所提供的貨物或服務具有合格的來源;
            
            ■ 報價包括全部或部分要求,特別是分段投標;
            
            ■ 報價包括接受聯合國項目事務署有關合同通用條款(GCC)的證據;
            
            ■ 報價包括接受其他重要條件的證據,如履約保證金、保證、交貨時間表和付款條件。資格標準
            
            ■ 供應商符合第3.3節“供應商不符合資格”中規定的合格條件,包括:
            
            a)供應商不是聯合國項目事務署與其客戶/合作伙伴簽署的與采購過程有關的項目
            
            協議所排除的國家。任何被排除在外的國家必須清楚地包括在招標文件中;
            
            b)供應商不存在第1.5.3.2節“供應商利益沖突”中定義的利益沖突;
            
            c)供應商未被列入任何已確定的不合格名單;
            
            d)供應商目前沒有被暫停與聯合國項目事務署的業務往來,也沒有被從供應商數據庫中刪除,原其因并不是根據供應商審查委員會的授權從事被禁止的做法。
            
            6.5.3.2 資格和技術標準
            
            資格和技術標準在技術評估期間進行評估。
            
            資格標準
            
            當包含在招標文件中時,資格標準將在通過/不通過的基礎上進行評估,無論這些標準是否包含在報價邀請書(RFQ)、招標邀請書(ITB)或建議邀請書(RFP)中。
            
            供應商資格標準的范圍必須合理,必須考慮合同的價值和招標的復雜性??梢钥紤]以下
            
            方面:
            
            ■ 注冊證書、執照、標準等法律法規要求;
            
            ■ 技術能力和經驗;
            
            ■ 成功的過往業績;
            
            ■ 在類似領域有相同或類似要求的經驗;
            
            ■ 關于先前合同價值的最低要求;
            
            ■ 該地區的經驗;
            
            ■ 承擔任務的可用能力和設備;
            
            ■ 在交貨國提供售后服務或代理;
            
            ■ 擬聘人員的資質和經驗;
            
            ■ 正在運行的公司管理結構、質量保證體系等管理能力;
            
            ■ 證明在規定的時間內沒有關于所要求貨物的任何不利報告的證據。在這些情況下,應在招標文件中明確規定不利報告的性質(如合同終止或嚴重延誤),確保其與采購的價值、關鍵性和風險相稱,并隨時間保持一致。注:除非得到采購組(PG)總干事的批準,否則用于此目的的資格標準僅限于采購健康產品。
            
            ■ 證明投標人在開標日期前的若干年內一直在提供類似貨物/工程/服務的證據;
            
            ■ 機構和工作量能力,如生產現場、員工的能力和可用性等;
            
            ■ 具有滿足招標文件中所述社會和可持續發展要求的經驗;
            
            ■ 根據正式管理體系(即解決社會、環境、健康和安全績效問題)控制運營的可持續性,有或沒有國際第三方認證;
            
            ■ 表現出對可持續性的組織承諾;
            
            ■ 財務能力,例如:
            
            ■ 在過去一年或幾年中,每年的最低銷售額;
            
            ■ 最低財務盈利能力和流動資金比率。
            
            如果招標文件在“詳細情況和投標人須知”一節中說明將按標段進行評估(見第6.5.2節“投標人須知”),招標文件必須解決聯合國項目事務署如何在供應商不符合所有資格標準(如能力和移交要求等)的情況下授予標段的問題,這些標段是投標人根據招標文件中規定的評估方法建議授予的所有標段的。
            
            通常的做法是在招標文件中說明,如果投標人不符合執行建議授標的所有標段的所有資格標準,聯合國項目事務署將以實現聯合國項目事務署最佳總體性價比組合的方式授標每個受影響的標段。
            
            例如,如果是招標邀請書(ITB)評估,這意味著,如果一個投標人對同一投標或一組關聯投標中的多個標段提供了最低評標價(即L1投標人),并且在資格標準評估期間,發現其不符合將要授予的標段組合的要求(如移交要求),聯合國項目事務署應按以下程序進行:
            
            ■ 應在L1投標人和第二低投標價格(即每個標段的L2投標人)之間進行逐批價格比較;
            
            ■ 然后計算每個批次的L1和L2報價之間的價格差;
            
            ■ 為了最大程度地實現節約,并選擇最具成本效益的多個報價組合作為最終的授標建議,L1報價和L2報價之間的價差較高的標段將授予L1投標人,直到授予L1投標人的所有標段的組合達到考慮到招標文件中規定的資格標準要求(例如:生產能力、周轉率、最大合同價值等)。
            
            技術標準
            
            根據需求定義的明確程度,制定技術和資格標準,以根據與規范和其他要求(在RFQ和ITB中)合規性相關的合格/不合格基礎,或通過評分點/評級標準(在RFP中)進行評估。
            
            當使用累積分析評估方法時,技術評估標準與為達到預期結果或解決需求定義(工程參考條款(TOR或工作說明(SOW))中描述的已識別問題而提出的方法和方法有關。在這些情況下,招標文件必須明確說明分配給每個總體標準的百分比或分數(例如,經驗:xx分,途徑和方法:xx分,擬任用人員的資格和能力:xx分)。
            
            此外,聯合國項目事務署可考慮為所有投標人或在對提交的文件進行評價后達到最低分數的投標人的面談/口頭陳述列入若干技術要點。這項工作應針對復雜的過程(例如新的長期服務),因為聯合國項目事務署和供應商都有資源成本。恰當地管理流程是很重要的,特別是,確保建議邀請書(RFP)包含了陳述目的的措辭,這通常是為了驗證報價人在其建議書中提供的信息,并測試報價人對工作的理解。聯合國項目事務署必須在招標文件中說明此類
            
            陳述將發生的大致日期。
            
            6.5.3.3 財務標準
            
            價格是一個重要的評估標準,但價格的權重取決于所選擇的評估方法(見第8.4 節“評估方法”)。重要的是在招標文件中明確說明哪些價格因素將用于評估??煽紤]各種因素,如運費、運營成本、附帶或啟動成本以及生命周期成本。對于服務和工程,應提供成本明細模板,例如工程量清單。
            
            在所有情況下,所需的細目和評估標準必須在招標文件中明確說明。
            
            財務評估只考慮招標文件中規定的價格因素。重要注意事項如下:
            
            i. 聯合國項目事務署可在招標文件中說明,財務評估將考慮到總體擁有成本(TCO)。
            
            產品的總體擁有成本通??紤]與購買和使用產品相關的成本,可能包括:
            
            ■ 產品成本(初始成本);
            
            ■ 運費;
            
            ■ 運營成本(如電力、燃料、消耗品);
            
            ■ 安裝和培訓成本;
            
            ■ 維護成本(如售后服務、維修、備件);
            
            ■ 使用結束時的處置成本或殘值。
            
            當貨物或工程在規定壽命內的運行和/或維護成本與初始成本相比估計相當大,并且在收到的不同報價中可能有所不同時,應使用總體擁有成本(TCO)。根據總體擁有成本選擇最低價格的產品可以在成本節約與更好的整體可持續性齊頭并進的情況下實現雙贏。
            
            使用總體擁有成本時,招標文件應規定:
            
            a)考慮總體擁有成本的年數,即產品或服務預期使用的年數;
            
            b)貼現率,以百分比表示,用于計算上述(a)款規定的總體擁有成本期間內未來成本的凈現值(如適用);
            
            c)用于計算運營、維護和剩余價值成本的方法,包括投標人在報價中提供的信息。
            
            當在招標過程中采用總擁有成本法時,應在合同管理階段監控中標投標人提交的參數。如果發現偏差或違約,聯合國項目事務署可采取適當行動,包括終止合同或使用履約保證金(如適用)(見第13.2節“供應商履約監控”和第13.3節“補救和終止”)。
            
            ii. 由于聯合國項目事務署是聯合國的一部分,因此通常在評標時不考慮稅費;因此,除非東道國協定不承認聯合國項目事務署的免稅地位,否則不得在貨物招標文件中使用完稅后交貨(DDP)國際貿易術語解釋通則。但是,出于對資金來源提出的要求,如果資金來自國內(即不包括外國資金來源),聯合國項目事務署可被要求向供應商支付貨物或服務的進口稅費用,因此可在財務評價中考慮到稅收和關稅。這在以下條件下可以接受:
            
            a)與客戶的協議允許這種償還,資金來源已向聯合國項目事務署提供了償還這種稅費的資金;
            
            b)這些服務完全由有關政府提供資金(即沒有第三方捐助者);
            
            c)聯合國項目事務署的服務是直接向政府(而不是向另一個聯合國客戶)提供服務,僅作為采購代理進行采購;
            
            d)聯合國項目事務署人員不使用貨物,貨物在該國寄售后立即移交給政府。在做出此類決定時,應仔細審查所有約定文件,以確保滿足所有此類條件。如果滿足,業務單位應提交一份附有證明文件的說明,并且必須由法律顧問以書面形式確認滿足所有條件。
            
            如果購買的貨物或服務是為了聯合國項目事務署自身的需要(即辦公家具等行政開支),則為了進行財務評價,必須排除稅款和關稅,而且不得支付稅款。
            
            iii. 在規范中包含運費時,必須對交付至最終目的地的總成本(“到岸成本”)進行評估。如果預計運費占采購過程總成本的比例很高,或者特別復雜,聯合國項目事務署可根據不同的國際貿易術語解釋通則(例如,不包括主要運費報價的貨交承運人(FCA)條款和包括主要運費報價的CPT/DAT/DAP條款)向投標人索取報價。在這些情況下,聯合國項目事務署保留向與聯合國項目事務署有長期貸款協議的貨運代理尋求運費報價的權利,并在聯合國項目事務署獲得的運費報價中加上其貨交承運人(FCA)價格后,將落地成本最低的報價授予投標人。有關國際貿易術語解釋通則的更多信息,請參閱第12.3.3節。
            
            iv. 為了進一步協助供應商確定貨物、工程或服務的適當質量,聯合國項目事務署可選擇列入人員估計數和為達到預期結果所需的其他投入。不過,聯合國項目事務署不會披露合同的可用預算。
            
            v. 聯合國項目事務署可在招標文件中特別說明:
            
            a)如果投標價格低于/高于收到的技術符合性投標平均價格的規定百分比,則投標將被拒絕。設置“UN Web Buy Plus”網站目錄時常采用這種方法。對于其他用途,在啟動招標程序之前,必須獲得采購組總干事的批準;
            
            b)對工程采購,超出聯合國項目事務署估計價格(通常稱為工程師估計價格)的規定范圍(例如±20%)的投標將被拒絕。如果業務單位有合理的理由相信,有可能存在經驗不足的承包商出價過低,然后無法令人滿意地履行職責的風險,則這種規定可能是適當的。在包括任何此類規定之前,應考慮(如有必要,在綜合實踐建議和支持(IPAS)部門采購經理(PMI)的支持下)當地情況下工程師估算準確性可依賴的程度;
            
            c)此外,聯合國項目事務署還保留在評價階段要求投標人明確其投標中的個別價格異常高或異常低,但總價格仍在預定范圍內的情況的權利。根據投標人的答復,按第8.8.1.5節給出的方法進行處理。
            
            vi. 國內優先。如果聯合國項目事務署與客戶在與法律顧問協商后簽署的項目協議中有規定,在進行公開的國際競爭性投標時,當比較來自合格的國內各家公司的投標書/建議書,或比較國內制造貨物(相比外國公司或國外制造的貨物時)的投標書/建議書,可提供更多的國內優先權。在這種情況下,應在招標文件中明確說明國內優先條件,包括外國公司/國外制造的貨物增加的百分比,以及對可能的群體的明確定義。
            
            6.5.3.4 合資企業評價標準
            
            如果投標人不具備提供本合同項下服務/貨物/工程所需的全部專業知識,則該投標人可與其他實體,特別是擬提供貨物和/或服務的國家的實體聯合提交報價。如果是合資企業、財團或協會:
            
            i. 這類合資企業、聯合體或協會的所有當事方應就其報價和招標過程可能授予它們的合同所產生的任何義務,對聯合國項目事務署承擔連帶責任;
            
            ii. 報價應明確指明被指定的實體為處理聯合國項目事務署事項的聯絡人,詳情見適當的可退還表格/時間表。該實體有權在投標過程中,以及在授予合同的情況下,在合同有效期內,作出對合資企業、協會或聯合體具有約束力的決定;且
            
            iii.未經聯合國項目事務署事先同意,不得改變合資企業、財團或協會的組成或架構。
            
            如果在招標過程中預計會有合資企業,招標文件應說明如何應用每個評估標準,即如果標準適用于:
            
            ■ 所有聯合體成員必須符合要求;
            
            ■ 各合資企業成員必須遵守;
            
            ■ 至少有一個合資企業成員必須滿足這一要求。
            
            通常情況下,資格標準(如具體經驗要求和營業額要求)是指所有合資伙伴的總和,而資格標準是針對每個合資伙伴的(不包括不合格名單中的合資伙伴)。
            
            6.5.4 需求一覽表
            
            要求一覽表可包括:
            
            a) 技術規范、工作說明(SOW)、設計文件、雇方對設計和建造的要求以及工程咨詢服務的工程參考條款(TOR);
            
            b) 為了防止在合同執行時與供應商產生誤解和分歧,必須清楚地說明和描述供應商預期的履約。含糊不清的履約要求也可能導致成本增加,因為投標人可能不得不在其投標中考慮應急或風險緩沖;
            
            c) 根據采購活動的性質,要求以技術規范、工作說明(SOW)、設計文件、雇方的設計和建造要求以及工程咨詢服務任務大綱的形式說明(關于書面要求的指導意見,見第4.3節“需求定義”);
            
            d) 如果有固定的需求或時間是至關重要的,提供貨物交付日期或服務/工程的開始/完成日期條款;
            
            e) 采購貨物時,應包括目的地和運輸方式。對于服務和工程,應規定目的地/位置;
            
            f)交付項:2010年國際貿易術語解釋通則將用于具體說明聯合國項目事務署采購的貨物的交付(見第12章)。
            
            6.5.5 可退回投標表格/明細表
            
            招標文件必須包括由供應商填寫并包含在其報價中的具體表格/明細表。“表格”一詞通常用于貨物和服務的招標,而“明細表”則用于工程的招標。所涵蓋的數量和具體表格/明細表必須符合所要求的復雜性和所選擇的招標方法(例如報價邀請書(RFQ)模板比招標邀請書(ITB)/建議邀請書(RFP)具有更少的表格/明細表,因為后者是正式的招標方法)。
            
            聯合國項目事務署的招標文件模板中已經有許多表格/明細表。下表舉例說明了建議邀請書(RFP)模板中包含的服務/貨物和計量價格施工合同的表格。
            
          4.jpg
           
            進一步考慮:
            
            ■ 對于工程,設計文件產生的項目特定信息必須插入構成招標文件一部分的附表中。如果有太多的文件要列入附表,適當的文件——例如圖紙、一般/特殊/技術規格和聯合國項目事務署內部準則和程序手冊——可以通過在明細表進行引用,并附到合同附件中。每當這樣做時,明細表必須按作者、標題、日期和修訂號清楚地標識各個文件。還必須注意明細表的內容與合同的一般和特殊條件相一致。明細表還載有某些形式的協議、擔保和保證。明細表的數目和內容將因每種合同類型而異。明細表包括詳細說明必須插入的信息的指導說明。重要的是,這些明細表必須足夠詳細,使投標人能夠了解聯合國項目事務署對項目的要求及其義務;
            
            ■ 一旦投標人完成招標文件中規定的所需信息,并授予合同,中標承包商的這些明細表中包含的信息將構成待簽署合同的一部分??赏嘶氐耐稑艘挥[表中包括指導說明,說明投標人必須隨標書一起提交的信息。必須為每個項目修改這些說明,以確保所要求的信息與項目的技術和商業要求一致。
            
            6.5.6 契約信息
            
            a) 招標文件中必須包括適用于合同的聯合國項目事務署相關合同通用條款(UNOPSGCC)的副本,否則必須參考聯合國項目事務署網站上提供的聯合國項目事務署合同通用條款。聯合國項目事務署合同通用條款明確了供應商在與聯合國項目事務署簽署合同時應接受的條件。就建筑工程而言,合同通用條款作為一個固定和不可改變的組成部分,列入特別為聯合國項目事務署調整的六個以國際咨詢工程師聯合會(FIDIC)為基礎的合同中的每一個。貨物和服務使用通用條款不適用于工程承包;
            
            b) 招標文件必須說明,投標人必須連同其投標書提交對聯合國項目事務署標準合同條款(包括但不限于合同通用條款)的任何保留意見,如果未提交此類保留意見,聯合國項目事務署將視為接受所有上述合同條款;
            
            c) 特殊條件始終是與特定招標相關的特殊合同要求之外的附加條件。法律顧問必須在發布招標文件之前,澄清與合同通用條款相矛盾或修改的任何特殊條款和條件;
            
            d) 對聯合國項目事務署的工程合同,這些特別條款和條件稱為“特別條件”,必須由聯合國項目事務署法律顧問批準。在向投標人發布合同之前或與選定的承包商協商之后,在特定工程包的合同通用條款中需要增加的某些情況下,應將其納入其中;
            
            e) 對服務和工程的承包,招標文件中必須始終包括聯合國項目事務署相關示范合同的副本,并且必須在投標前填寫相關合同附表;
            
            f)標準合同允許供應商在提交報價前了解具體協議的條款和條件,并了解如果被選為聯合國項目事務署供應商,他們將要簽署的合同類型;
            
            g) 關于工程的其他必要和更具體的信息作為工程合同的一個組成部分包括在明細表中;
            
            h) 采購貨物時,相關的包裝和裝運說明的副本可包括在招標文件中。包裝和裝運說明在投標時對供應商很重要,因為它們包括包裝說明、裝運標記和編號、裝運通知、清關和付款所需的文件以及發票;
            
            i) 必須包括價格和付款信息,如合同是否基于固定價格/一次性付款或成本補償簽訂;
            
            j) 如果適用,必須包括履約保證金保函和/或預付款保函的表格。
            
            6.6 供應商邀請
            
            在擬訂和完成招標文件之后,在分發這些文件之前必須采取下列步驟。
            
            6.6.1 招標文件批準
            
            招標文件必須在發布之前得到采購授權(PA)人員的批準,對于正式的招標方法(招標邀請書(ITB)和建議邀請書(RFP)),采購審核員必須在批準之前進行預審(見第2.6節“采購審核員”)。
            
            6.6.2 招標文件發布
            
            在公開競爭條件下,招標文件應同時發布和分發給市場調查期間確定的所有潛在供應商(通過郵件、快遞、傳真或電子郵件的形式),并在互聯網和聯合國全球市場網站(UNGM)上以電子方式提供,以便所有投標人都有相同的機會做出響應。還必須根據要求提供給所有感興趣的供應商。
            
            在有限競爭過程中,只有選定的供應商才可參加招標,招標文件應只提供給入圍供應商。在發布招標文件之前,短名單必須由采購審核員預先批準,并由采購授權(PA)人員批準。
            
            如果招標文件是以電子方式發布的,采購官員必須確保文件以有限編輯格式發布。此外,招標文件必須包括一項條款,說明聯合國項目事務署對有效交付的電子文件不承擔任何責任(見第6.10節“電子投標”)。
            
            在國家/地區競爭中,可以在工作時間向供應商提供文件,供應商在聯合國項目事務署辦公地收集相關文件,從而獲得采購通知。
            
            聯合國項目事務署必須將招標文件的簽字副本與文件一起存檔,說明招標文件的寄出地點和寄出時間(如聯合國全球市場網站(UNGM)寄出的屏幕截圖打印件),以及招標文件的簽發對象(如傳真收據、電子郵件副本、快遞收據等),以便于對招標過程進行審計。使用電子采購系統時,則無需這樣做,請參閱第13.9節“文件維護”中的規定。
            
            6.6.3 短名單的保密
            
            為了維護競爭原則,聯合國項目事務署不得披露任何有限競爭(見第6.2.2節“有限的國際競爭和有限的國家/地區競爭”)中的短名單公司的名稱,這些公司的招標文件只提供給入選供應商的短名單。
            
            6.6.4 招標文件修訂
            
            在提交報價截止日期之前的任何時候,聯合國項目事務署可出于任何原因,無論是主動提出的還是在供應商提出明確要求之后,修改招標文件。標前會議必須通過會議記錄進行記錄,會議記錄隨后成為招標文件的一部分。
            
            招標文件的修改必須得到采購授權(PA)人員的批準,如果是正式的招標方法(招標邀請書(ITB)和建議邀請書(RFP)),則必須在批準前獲得采購審核員的預先批準。
            
            修正必須在提交報價截止日期前的合理時間內進行,以便供應商解決其報價的變化。在某些情況下,修正案將成為延長提交期限的理由。應根據具體情況進行評估。
            
            為了確保所有供應商都有相同的細節資料,招標文件的修訂必須:
            
            a) 在有限競爭的情況下,同時以書面形式發送給所有受邀供應商;
            
            b) 如果是公開競爭,則上傳到聯合國項目事務署網站。
            
            對要求做出的實質性變化可能導致重新招標。
            
            6.6.5 招標程序的取消
            
            聯合國項目事務署保留在招標和評估過程中和合同授予前任何時候無追索權取消招標的權利。相關采購授權(PA)人員必須批準所有取消??赡軐е氯∠臈l件包括:
            
            a) 最初招標的理由不再有效;
            
            b) 要求進行重大修訂;
            
            c) 最低報價與成本估算之間存在較大差異;
            
            d) 收到的投標書均未實質性符合要求;
            
            e) 采購授權(PA)人員為維護聯合國項目事務署的利益而確定的其他理由。
            
            如果投標被取消,所有投標人都必須收到書面通知,報價將可供各自的投標人收集,否則聯合國項目事務署將保留在不另行通知投標人的情況下放棄未開封的此類投標的權利。聯合國項目事務署不承擔將投標書退回投標人的任何費用。采購官員必須確保將所有投標保證金退還給投標人。
            
            6.6.6 單一來源直接訂約情形下的要約邀請
            
            如果單一來源采購下的直接訂約符合規定(見第6.8節“正式招標方法的例外情況”,第ii至第x段),則根據財務條例和細則(FRR)第118.05(c)條,僅向一家供應商提出報價。
            
            盡管直接訂約方式放棄了競爭過程,但這種方法并沒有減少參與采購過程的人員的責任和義務。在直接訂約方式下,合同仍必須授予實質上符合要求、價格合理的賣方。
            
            仍需采取下列采購行為:(a)編寫需求定義;(b)根據需求定義和聯合國項目事務署合同一般條件,向選定的供應商征求報價;(c)評估報價(見第8.8.4 節“審查在直接訂約或單一來源采購情況下收到的報價”)并在適用的情況下進行談判(見第8.9節“談判”);
            
           ?。╠)通過適當的采購授權(PA)人員授予合同,包括采購審核員或合同和財產委員會(CPC)在適用的情況下進行事先審查。
            
            由于直接訂約中不存在競爭關系,因此在請求上述(b)中的報價時,不必使用標準招標文件(RFQ、RFP、ITB),但為了便于評估過程的開展,采購官員可要求供應商提供有關簡化招標文件的信息,或直接通過招標模板中的相關可退回表格/明細表提供信息。當使用電子采購系統進行直接訂約(見第6.10節)時,發布簡化招標文件是指在系統內使用“報價邀請書(RFQ)”招標流程,并在必要時進一步簡化。
            
            6.6.7 針對長期協議的要約邀請
            
            如果聯合國項目事務署(見第11.4節“長期協議(LTA)”)或其他聯合國實體(見第14.1.3節“聯合國實體長期協議”)就特定情況下所需的貨物或服務訂立了長期協議(LTA),則應根據長期協議的設置(見第11.4.2節“長期協議的類別”)向供應商征求報價,例如:
            
            ■ 無二次招標的單一供應商長期協議或多供應商長期協議。采購官員可以直接聯系長期協議持有人,根據長期協議的價格和其他條款和條件,確認其對這一具體要求的報價?;蛘?,如果條款和條件明確,則可以直接發出框架采購訂單(見第11.4.6節“針對長期協議的框架采購訂單”)。
            
            ■ 具有二次招標的多供應商長期協議。二次招標對招標的重要考慮:
            
            ■ 對于等于或高于5,000 美元的所有二次招標活動,必須使用報價邀請書(RFQ)模板(可以是貨物和服務標準報價邀請書(RFQ)模板的簡化版本);
            
            ■ 項目說明應包括長期協議中包含的項目參考;
            
            ■ 二次招標產生的報價不需要提交安全的電子郵件/傳真號碼或密封信封,無論其價值如何,除非采購當局決定;
            
            ■ 文件中應包括一份由相關采購授權(PA)人員簽署的說明,證明最終選擇決定的合理性,以記錄對最終框架采購訂單的批準。
            
            長期協議只能用于訂購長期協議中指定的商品或服務。如果需要該供應商提供其他貨物或服務,則必須遵循其他招標方法。
            
            6.7 與供應商的溝通
            
            在投標期內,潛在供應商與聯合國項目事務署之間不允許就招標文件或提案的內容進行任何交流,除非采用下述處理查詢的方法。
            
            對供應商的疑問或不明,必須通過書面信函和/或標前會議處理,隨后向所有潛在投標人提供書面會議記錄。要求對招標文件做出明確響應的供應商必須以書面形式向聯合國項目事務署提出詢問。聯合國項目事務署將編寫和發送對這些詢問的書面答復,并同時將所有答復連同詢問的文本通知所有供應商,而不提及詢問的來源。
            
            對技術上復雜的收購,聯合國項目事務署與供應商之間可以在發布書面澄清之外,或沒有發出書面澄清的情況下舉行標前會議。這種會議可以是面對面的會議或遠程會議,也可以是現場會面考察。
            
            在進行標前會議或現場檢查時,必須遵守以下指示:
            
            a) 必須在招標文件中說明會議和/或現場視察的時間,以便所有供應商有足夠的時間對出席會議和/或現場考察做出安排;
            
            b) 投標前的會議或現場考察為非強制性,除非有充分的理由說明必須這樣做(在這種情況下,必須在招標文件中明確規定)。如果此類標前會議或現場檢查不是強制性的,則投標人不參加標前會議或現場考察不會導致最終拒絕投標。如果必須參加標前會議或現場考察,必須注意要求以非歧視性的方式參加標前會議或現場檢查;
            
            c) 選擇參加標前會議或現場考察的代表應提供代表潛在投標人的合理證據,如名片、授權書等;
            
            d) 聯合國項目事務署官員將編制參加標前會議或現場考察的代表名單,并在名單上簽名,或通過Skype等方式記錄其出席情況。清單中還應包括代表姓名和相應的投標人姓名。所有參加者如親自出席,必須在名單上簽名并注明日期和時間;
            
            e) 應介紹參會的聯合國項目事務署人員、客戶/捐助者的觀察員和出席的投標人代表;
            
            f) 關于投標書的提交,應提醒供應商代表注意以下重要事項:
            
            ■ 在其投標書中提供隨后評標期間聯系人的詳細聯系方式,如姓名、電子郵件地址和電話號碼;
            
            ■ 認真審查投標要求;
            
            ■ 盡早說明招標文件中是否有似乎不合理的要求(例如規范),以便聯合國項目事務署能夠及時回復客戶,并要求在合理的情況下發布修正案;
            
            ■ 經常檢查是否存在修改情況,以避免對可能導致投標被拒絕的錯誤規范、錯誤數量等報價;
            
            ■ 聯合國項目事務署人員還應在標前會議上向與會者強調投標人通常犯的錯誤類型,并就有效投標提供其他建議。
            
            對于工程項目,建議籌備一次標前會議,以便向投標人澄清他們必須了解的關于聯合國項目事務署工程合同的最相關的要點,例如合同中確立的不同作用和重要時間節點;必須提供的擔保和保險;以及付款過程,保留、索賠和變更。提供必要的投標背景、更好地了解聯合國項目事務署的期望以及對所需合同管理的基本了解,將有助于提高投標質量,減少可能導致項目執行延誤和造成資金損失的誤解。
            
            工程現場考察的必要性應在采購部和項目經理根據具體情況進行共同討論并達成一致后決定。
            
            a) 關于供應商資格,應口頭告知參與者,不合格供應商(見第3.3節“供應商不符合資格”)的投標將不予考慮。供應商應被告知,聯合國項目事務署期望其供應商能遵守社會和環境可持續性原則,并努力不斷進行改進;
            
            b) 供應商的書面詢問可在會議或現場考察之前送交聯合國項目事務署。對書面問題的答復應在會議或考察期間口頭做出;
            
            c) 在會議或考察之后的合理時間內,聯合國項目事務署必須同時向所有供應商(無論是否出席會議/現場考察)發送一整套經核準的會議記錄,記錄所有詢問和正式答復。會議記錄應優先于會議或現場考察期間提供的任何口頭答復。此外,如果招標文件的規定與標前會議或現場考察的記錄不一致,應以標前會議或現場考察的記錄為準。因此,批準招標文件的采購授權(PA)人員必須批準會議記錄。在公開競爭的情況下,經核準的會議記錄必須酌情張貼在聯合國項目事務署和其他網站上;
            
            d) 如果由于地理因素,需要在多個地點舉行標前會議,則此類會議應同時舉行(或至少在同一天內),并應向所有供應商提供相同的信息。會議記錄必須與所有供應商共享;
            
            e) 如果在會議期間做出的澄清改變了要求,則應考慮對提交截止日期的修改,并且必須對招標文件發布反映該修改的正式修改;
            
            f) 某些類型的信息,如聯合國項目事務署的費用估計或專有數據,決不應對外公布,對此類信息的要求應予以拒絕。
            
            6.8 競爭性招標或正式招標方法的例外情況
            
            6.8.1 例外情況
            
            根據財務細則第118.05(c),當根據財務細則第118.05(a)條做出決定時,執行首席采購官(ECPO)或授權人員可以書面記錄原因,然后根據非正式招標方法或直接磋商成交的合同(注:“基于非正式招標方法”一句應理解為僅適用于例外理由(i),而“直接磋商成交的合同”一句應理解為適用于所有其他例外理由(ii)至(x),并進一步適用于第6.6.6節在下列情況下的單一來源直接訂約情形下的要約邀請。),向報價基本上符合要求、價格可接受的合格承包商授予采購合同。
            
            根據財務細則第118.05(a)條,在下列情況下,對于某一特定采購活動,執行首席采購官(ECPO)或授權人員可確定采用正式招標方法不符合聯合國項目事務署及其客戶的最佳利益:
            
            i. 采購金額低于為正式招標方法確定的特定貨幣門檻
            
            a)根據財務細則第118.04條的定義,正式招標方法為:采購金額等于或高于50,000美元(緊急采購程序(EPP)除外)的招標邀請書(ITB)和建議邀請書(RFP);
            
            b)對采購金額低于50,000美元門檻的需求,可以使用非正式的招標方法,例如,對采購金額低于5,000美元的需求,可采用詢價采購的方法;對不超過50,000美元的采購需求,則可以采用報價邀請書(RFQ)的方法。
            
            ii. 沒有競爭市場的需求,如壟斷;通過立法或政府監管保持價格固定的需求;或其中的要求涉及專有產品或服務。
            
            ■ 價格或費率由立法或政府機構確定,例如在國家壟斷或關稅的情況下。為了證明固定價格或費率的合理性,控制費率或既定價格的監管機構或法律的名稱必須包含在每項授標請求中,如果可用,還應提供當前價格/費率表。
            
            專有產品或服務是指只有一個采購源能夠合理滿足聯合國項目事務署需要的情況,即以下情況:
            
            ■ 擬采購的是受法律限制的專有物品(即專利和版權);
            
            ■ 涉及國防或者國家安全的事項,使單一來源采購成為最適宜的采購方式;
            
            ■ 貨物或建設工程可從某一特定供應商或承包商獲得,或某一供應商或承包商對貨物或建設工程享有專有權,不存在其他合理的替代或替補供應商或承包商。
            
            所需論證:解釋為什么其他潛在來源不存在,以及價格合理性(例如與以前的購買價格比較)。
            
            iii. 對相同的采購活動已經做過決定,或者需要在最近的采購活動之后進行標準化
            
            a)已經做過決定是指要購買的產品是由以前的采購決定的,例如,以前采購過一件設備,現在必須更換只能從制造商處獲得的部件;或從供應商處購買復雜服務,只有執行初始服務的供應商才能實際提供所需的附加服務;
            
            b)當最近從供應商或承包商采購相同的貨物、設備或技術時,應接受標準化采購,并且確定有必要與現有的貨物、設備或技術或工程兼容。應始終考慮到原始采購在滿足聯合國項目事務署或其客戶需求方面的效力、擬議采購相對于原始采購的有限規模、價格的合理性以及所涉貨物的替代品的不適宜性,并證明其合理性;
            
            c)應該指出的是,品牌并不一定是例外情況的理由。如果存在多個供應來源,就應該實行競爭性采購過程。
            
            所需論證:解釋先前的決定或需要進行價格標準化和合理性的理由,例如與先前采購價格的比較以及與其他供應商同等性能的設備價格的比較。
            
            iv. 擬簽訂采購合同是根據財務細則118.02(c)規定的與聯合國系統其他組織,或根據財務細則118.02(d)規定的聯合國系統以外政府和組織合作的結果
            
            a)總干事(ED)可在適當情況下授權與聯合國機構就采購活動進行合作。根據財務細則118.05(a)(iv)的規定,依賴另一個聯合國機構的采購決定適用于這樣一種情形,即聯合國機構已將合同授予一個實體,而聯合國項目事務署選擇依賴該決定對自己的合同做出授權;
            
            b)這種情況與預選之間的主要區別是,前者沒有資金來源的指示;也就是聯合國項目事務署依賴另一個聯合國機構采購決定的自愿性質。
            
            如果擬簽訂的采購合同是針對另一個聯合國組織長期協議(LTA)的框架采購訂單,則不需要進一步的獨立合同審查或內部授標請求。請參閱第11.4.6節“根據長期協議的框架采購訂單”中關于根據長期協議發布框架采購訂單的進一步說明,以及第14.1.3節“聯合國實體長期協議”中要求的文件。
            
            當聯合國項目事務署依靠另一個聯合國機構的采購決定來簽發合同(而不是針對長期協議的框架采購訂單)時,需要根據擬簽訂采購合同的價值進行內部授標請求或合同和財產委員會審查(更多信息,見第14.12 節“重復使用聯合國實體投標結果”的詳細信息)。如果聯合國項目事務署將根據另一個聯合國機構的采購決定制定自己的長期協議,則需要根據第9.4節闡述的詳細情況進行合同和財產委員會(HQCPC)審查。
            
            v. 相同要求的報價已在合理期限內通過競爭獲得,擬議承包商提供的價格和條件仍具有競爭力
            
            a)使用先前競爭性招標方法的合理期限應限于合同簽署日后12個月,除非考慮到特定市場另有正當理由;
            
            b)對于價格波動很快的商品(原材料、石油產品、一些IT設備等),報價的競爭力必須始終是合理的;
            
            c)如果已使用緊急采購程序(EPP)獲得相應報價,則不適用本規定,除非新要求是針對最初緊急情況提出的后續要求,或是支持對新出現緊急情況做出響應的要求。
            
            所需論證:對先前正式招標方法的使用及其結果的詳細總結;價格的合理性和該地區普遍的市場價格。
            
            vi. 正式招標在合理的前期內沒有產生令人滿意的結果
            
            a)“前期”是指提交失敗的競爭過程的截止日期之后經過的時間;
            
            b)適用本例外情況的“合理前期”的期限將根據貨物、服務或工程的性質和類型、市場條件、重新招標時吸引新供應商的可能性、貨物/服務/工程所在區域的安全和工作條件以及影響決定的任何其他因素而有所不同;
            
            c)根據本條款,采購授權(PA)人員必須確保進行了市場調查,并完全確信重新招標不會產生令人滿意的結果。采購授權人員還必須確保所有事實都記錄在理由說明中;
            
            d)采購授權(PA)人員應注意,在任何情況下,申請此例外情況的“合理前期”不得超過提交失敗競爭流程截止日期后的六個月。
            
            所需論證:對競爭過程及其結果的詳細總結;該地區價格和普遍市場價格的合理性。
            
            vii. 擬簽訂的采購合同是用于購買或租賃不動產
            
            a)位置的選擇基于安全考慮。
            
            所需論證:價格的合理性(例如,聯系專門從事商業房地產服務的公司);確認是否有可能遵守MOSS規定,是否獲得聯合國安全與安保部(UNDSS)的許可等;對現有房屋建筑及附屬場地進行市場調查的證據;以及選擇這些房屋建筑及附屬場地的理由。
            
            應當指出,法律上的“租賃”不包括占用酒店房間的權利:正確的用語是“許可”。然而,考慮到擔保等正當理由,對“租賃”的解釋擴大到包括占用酒店房間的權利,因為期望酒店參加正式的租賃安排招標程序是不現實的。
            
            viii. 對這項要求有真正的迫切性
            
            a)服務的緊急性必須超出聯合國項目事務署的控制,即緊急情況或不可抗力,或其他不受聯合國項目事務署缺乏規劃或緩慢行政程序的強制環境。
            
            所需論證:解釋正式招標方法的例外情況如何符合進度要求,以及如果不這樣修改交貨進度,聯合國項目事務署的業務可能受到的不利影響,通過將價格與以前的采購價格進行比較,確認價格的合理性,選擇該特定供應商的理由。
            
            由于缺乏規劃或聯合國項目事務署內部行政程序緩慢而產生的緊急情況,這不是觸發例外情況的有效理由。
            
            ix. 擬簽訂的采購合同涉及獲得無法客觀評估的服務
            
            通過人事合同無法獲得的特定個人服務,例如:
            
            ■ 與其簽訂服務合同的公司涉及到在另一家公司工作的特定專家,其能否服務前述公司尚不確定;
            
            ■ 以研究、實驗、學習或開發為目的,導致采購原型產品的合同;但是,如果合同涵蓋生產貨物的數量足以證明其商業可行性,或生產貨物的數量足以收回研究和開發成本,則不包括這種合同情況;
            
            ■ 在沒有可靠比較基礎的情況下,向特定供應商提供獲取尖端技術或其他新方法的服務。
            
            所需論證:解釋該特定個人或公司最適合提供服務的原因以及價格的合理性。
            
            x. 執行首席采購官(ECPO)或授權人員以其他方式確定,正式招標不符合聯合國項目事務署的利益,也不會產生令人滿意的結果,包括但不限于擬議的承包商由根據細則
            
            118.02(e)規定的資金來源預先選定的情況
            
            a)緊缺商品可以立即以不可能保持的價格采購;
            
            b)原合同中要求的工程、服務或貨物的范圍的擴展,通過修改以確保連續性。所需工作連續性的理由,即為什么新的招標不能給出令人滿意的結果,以及價格合理性的確認,例如與以前的投標進行比較等。
            
            上述根據財務細則118.05(a)援引每一例外情況的理由并非詳盡無遺,可能包括執行首席采購官(ECPO)或授權人員確定的任何其他理由。
            
            6.8.2 預選
            
            如果資金來源按照其適用的規則、條例和程序選擇了一個服務供應商/承包商,包括在服務、工程、貨物、單個承包商或在約定框架內的特定活動或一組活動的執行伙伴,則進行預選,并請聯合國項目事務署根據聯合國項目事務署財務報告準則第118.02(e)條聘用或雇用服務提供者/承包商:“根據項目協定,并在必要時根據本財務條例和細則,接受合同和財產委員會的審查,執行首席采購官(ECPO)可根據資金來源事先選擇的承包商或執行伙伴,授權簽發合同”。
            
            根據業務大綱(OI)規定接受聘用協議,在接受資金來源要求聘用或雇傭服務提供商/承包商之前,應適用以下預選原則:
            
            i. 遵守法規、規則和程序:資金來源應確認在選擇服務提供商/承包商時,其遵守了適用的法規、規則和程序。
            
            ii. 無過失責任:資金來源應同意,由于服務提供者/承包商的選擇不在聯合國項目事務署的控制范圍內,聯合國項目事務署對服務提供者/承包商的履行不承擔任何責任。
            
            iii. 資格:預選只有在受到下列資金來源的影響時才可接受:
            
            - 聯合國共同制度各實體
            
            - 國際金融機構,包括布雷頓森林機構、地區和雙邊開發銀行
            
            - 信譽良好的政府間組織
            
            - 根據國際透明度組織公布的本年度排名(或無法獲得本年度排名的前一年),清廉指數(CPI)為50.0或以上的政府。
            
            iv. 高風險:具有聲譽風險的政府間組織、清廉指數低于50.0 的政府、非政府組織和其他例外情況的預選,應在接受聘用前經首席采購干事核準。
            
            如果至少遵循以下方法之一,則可以接受預選:
            
            i. 明確的預選:委托協議規定了由資金來源預先選定的服務提供商/承包商。這也可以通過對聘用協議的適當修訂來實現。這種方法是首選的預選方法。
            
            ii. 過程中的預選:資金來源在參與的執行階段向聯合國項目事務署提交正式信函。要求包括:由與簽訂聘用協議的官員級別相同的官員簽署;只有在與簽署聘用協議的官員級別相同的官員以書面形式向聯合國項目事務署確認授予個人權力的情況下,具有代表資金來源在采購事務中行事的授權的下級官員才可簽署這封信。
            
            iii. 混合預選:資金來源以及聯合國項目事務署可在聘用協議中具體說明,將在聘用的執行階段根據既定標準預先選定服務提供者/承包商。
            
            有關預選的詳細說明,請查詢業務大綱(OI)規定的接受聘用協議。
            
            在進一步授權使用預選合同時,采購授權(PA)人員必須對預選承包商的成本合理性感到滿意;除非資金來源已經表明要支付的金額。
            
            預選不應與無異議機制相混淆(詳見第9.4節“合同和財產委員會(CPC)審查范圍”):
            
            ■ 合作伙伴/客戶類型。預選可由各種各樣的客戶組織進行,而無異議機制僅限于來自聯合國系統包括國際金融機構在內的資金來源;
            
            ■ 誰負責采購過程。就預選而言,是資金來源進行了甄選過程;而就無異議機制而言,是聯合國項目事務署進行了甄選過程;
            
            ■ 合同和財產委員會審查要求。業務指南(OD)第16條規定,預選案例審查的合同和財產委員會閾值與正式招標方法相同。在無異議機制的情況下,通常不需要合同和財產委員會開展審查,但須遵守具體規定。詳見第9.4節。
            
            6.9 緊急采購
            
            請參閱第15.4.4 節“緊急采購程序(EPP)”,了解有關緊急采購程序下招標過程以及采購過程其他階段的說明。
            
            6.10 電子招標
            
            聯合國項目事務署的電子招標被理解為通過以下方式進行招標:a)使用電子郵件;b)使用聯合國項目事務署電子采購系統;c)使用電子逆向拍賣系統。這些都可以成為提高采購過程效率和效力,以及改善招標過程環境特征的有效途徑。
            
            只要得到招標人授權代表的認可,電子投標就具有法律約束力,并以聯合國項目事務署在投標文件中確定的文件格式提交。除非聯合國項目事務署與其客戶之間的項目協議有要求,否則不必提交硬拷貝投標書。
            
            必須注意的是,投標文件中規定的截止日期同樣適用于硬拷貝和電子投標。如果通過電子郵件或聯合國項目事務署電子采購提交投標書,則接收時間戳應為聯合國項目事務署專用收件箱服務器或傳真收到投標書的日期和時間。聯合國項目事務署不對網絡問題等造成的任何延誤負責。投標人應全權負責確保在聯合國項目事務署規定的投標截止日期或之前通過電子采購系統或專用收件箱或傳真收到其投標書。
            
            招標人應在從收到電子郵件、聯合國全球市場網站(UNGM)或電子采購系統下載任何文件之前檢查其是否存在病毒,但聯合國項目事務署應采取一切合理步驟確保其不會上傳損壞的投標文件。
            
            聯合國項目事務署無法考慮電子文件是否含有病毒,或是否因任何原因而被損壞或無法讀取。在將文件上傳到電子采購系統或通過電子郵件提交之前,投標人必須使用當前的病毒檢查軟件檢查構成其供應商提交文件的電子文件中的病毒,并從任何此類文件中刪除所有病毒。聯合國項目事務署對任何電子提交文件的丟失、受損、銷毀、損壞或難以辨認概不負責。
            
            招標過程的文件要求、歸檔(見第13.9節“文件維護”)不得解釋為限制使用任何電子數據交換手段,除非電子媒體堅持采購原則,并允許對采購過程進行充分的審計跟蹤(另見第7.1節“提交文件的接收和保護”)。
            
            如果不允許提交電子投標文件,則通過電子方式收到的任何提交文件將被拒收。同樣,如果使用電子采購系統進行投標,并且除非招標文件中特別允許,否則通過電子郵件或硬拷貝收到的提交文件將被拒收。
            
            a)使用電子郵件投標
            
            當采用正式的招標方法時,投標人有可能通過電子郵件提交報價。對于這些提交,必須設置一個專用的電子郵件地址和號碼,并且必須在招標文件中明確規定,發送給任何其他電子郵件的報價將被拒絕。未直接參與采購過程的個人,并經聯合國項目事務署相關業務單位負責人正式授權,必須能單獨訪問安全電子郵件。這意味著電子郵件必須有密碼保護,只有指定的個人才能訪問密碼。通過電子郵件收到的投標文件不應在投標截止日期或正式開標前打開,以免影響其保密性。
            
            此外,聯合國項目事務署招標文件的分發也可以電子方式進行。在這里,指導原則仍然是一樣的:公平對待所有供應商,即被邀請方,必須同時收到同樣的信息。
            
            如果招標文件是在有限的競爭過程中以電子方式發布的,則應進行盡職調查,以確保未向其他被邀請方披露短名單供應商的名稱,例如向名單上的每個供應商發送單獨的電子郵件?;蛘?,給己方發郵件,密件抄送(BCC)所有受邀的供應商。但是,請確保將打印輸出的電子郵件能顯示所有電子郵件地址,以便進行審核。
            
            b)使用聯合國項目事務署電子采購系統投標
            
            聯合國項目事務署于2016年年中開始逐步實施電子招標系統(聯合國項目事務署電子采購)。該系統可在線處理五個采購過程階段(采購、招標、提交文件管理、評價、采購審查和授標),并正在獲得很好的組織效益,例如(對聯合國項目事務署和我們的供應商)提高效率;生成有用的數據,以便做出戰略決策;加強廉正和透明度;確保做法的一致性并促進政策的遵守;使聯合國項目事務署與國際最佳做法保持一致。
            
            聯合國項目事務署的電子采購與聯合國全球市場網站(UNGM)聯網。為了獲得聯合國項目事務署的全部投標細節,要求對投標書做出明確,并使用該系統提交投標報價,供應商必須在聯合國全球市場門戶網站注冊為聯合國項目事務署供應商,并登錄聯合國全球市場網站。關于如何在聯合國項目事務署廳電子采購系統中登記聯合國全球采購機制并向聯合國項目事務署投標書提交報價的指導,請供應商查閱用戶指南和其他支持材料,網址為:https://eSourcing.unspon.Org/#/Help/Guides。聯合國項目事務署承認,采用該系統對我們的供應商來說也是一個變化,并贊賞他們在使用該系統和提供寶貴反饋方面所做的努力。
            
            聯合國項目事務署電子采購的設計完全符合本采購指南中規定的政策和程序。如果在電子采購中對任何特定條款的處理方式有所不同,將在指南的相關章節中詳細說明。
            
            聯合國項目事務署的所有估計金額為5,000美元或以上的招標流程(RFQ、ITB、RFP),以及任何意向書(EOI)請求或資格預審邀請必須自2018年1月1日起在聯合國項目事務署的電子采購系統中執行。此要求的唯一例外如下所示,其中系統的使用是可選的:
            
            ■ 根據緊急采購程序(EPP)完成的采購過程;
            
            ■ 根據財務條例和細則(FRR)第118.05(a)(viii)條的規定,在使用正式招標方法的例外情況下進行的采購過程,即當真正有緊急采購的要求;
            
            ■ 預選采購;
            
            ■ 長期協議(LTA)下的二次招標過程;
            
            ■ 合同修改;
            
            ■ 購買或租賃房地產及相關公用設施(電、水、氣、電話/互聯網服務等)的采購;
            
            ■ 采購50,000美元以下的酒店/住宿服務。
            
            ■ 在聯合國項目事務署未簽署合同的咨詢服務項目下采購;
            
            ■ 根據財務條例和細則(FRR)第118.04條規定的采購,其中執行總干事已同意對任何合作伙伴或實體的采購適用條例、規則、政策和程序;
            
            ■ 經采購組總干事批準的其他不強求執行情況,如記錄在案的特定業務單位或項目中連接互聯網信號不好或供應商能力有限。
            
            c)利用電子逆向拍賣系統進行投標電子逆向拍賣是一種在線的、實時的、動態的拍賣,由一個采購組織和一些供應商在預定的時間內通過連續提交較低的報價來相互競爭以獲得合同。
            
            聯合國項目事務署各業務單位可使用電子逆向拍賣系統對已確定的投標書進行拍賣,但須事先得到采購組干事的授權,采購組干事將審查這項技術是否適合這類過程,包括評估擬購買的貨物/服務類別、市場狀況、互聯網連接的可用性,供應商使用系統的能力,以及其他必要因素。
            
            如果授權對給定投標使用電子逆向拍賣,招標書必須向投標人明確說明拍賣將如何進行,并在招標公告前由采購組進行審查。(來源:財政部國庫司)
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