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          聯合國《采購指南》修訂版6.1-第五章《采購尋源》

          作者:網絡轉載 發布于:2020-08-17 14:44:30 來源:政府采購信息網
          聯合國《采購指南》修訂版6.1-第五章《采購尋源》

          (全文請點擊:聯合國《采購指南》修訂版6.1

             5 采購尋源
            
            5.1 供應商采購尋源
            
            采購尋源是確定能夠為聯合國項目事務署提供所需貨物、服務或工作的適當供應商的過程。采購尋源還提供有關產品和規范的有價值信息,并用于確定適當的招標方法和競爭類型(見第6.3節“招標方法”)。
            
            從可持續性的角度來看,采購尋源流程至關重要,因為其有助于確定以下供應商:
            
            i. 將更好地提供采購過程的可持續性;
            
            ii. 更好地管理自身供應鏈中的可持續性影響。
            
            采購尋源主要采用兩種方法,如下所述:
            
            a) 市場調查,包括通過內部和外部渠道進行的市場調查;
            
            b) 通過公開競爭招標或通過采購方法(信息邀請書(RFI)、意向書(EOI)、資格預審)發布商機廣告。
            
            5.2 市場調查
            
            市場調查是收集和分析有關工業部門能力和總體市場供應的信息的過程。它有助于確定貨物、服務、工程和供應商;協助制定技術規范、工程參考條款(TOR)、工作說明(SOW)、設計文件、雇主對設計和建造的要求以及工程咨詢服務的工程參考條款;并允許收集有關可用技術的產品和定價信息。市場調查是尋求滿足組織需求的一項基本工作,是任何成功的采購過程的第一步,特別是對以前沒有采購過的貨物、服務或工程。
            
            市場調查可以通過外部和/或內部渠道進行。它不應僅僅依賴這些來源中的任何一個;在決定招標方法和競爭類型之前,必須結合使用幾個來源。市場調查的結果,即確定的合適供應商名單,必須記錄在采購案例文件中。
            
            5.2.1 外部渠道
            
            以下外部渠道是尋找潛在供應商的寶貴信息來源:
            
            ■ 聯合國全球市場網站(UNGM)www.ungm.org;
            
            ■ 聯合國采購年度統計報告,可通過聯合國全球市場網站(UNGM)查詢:https://www.ungm.org/Public/ASR;
            
            ■ 因特網參考資料,如Kompass(可通過www.ungm.org查閱)、地區貿易目錄和國家及產品特定目錄;
            
            ■ 專門采購某一領域內貨物或服務的其他聯合國組織/牽頭機構(如采購難民用品的聯合國難民署(UNHCR)、采購疫苗的聯合國兒童基金會(UNICEF)、采購避孕藥具的聯合國人口基金(UNFPA)、采購藥品和醫療設備的世界衛生組織(WHO));
            
            ■ 商業/專業雜志,如《柳葉刀》等;
            
            ■ 商會、聯合國使團、貿易代表團、大使館;
            
            ■ 受益政府、最終用戶、客戶、資金來源;
            
            ■ 商業研討會,供應商目錄,專業期刊,貿易出版物。
            
            作為市場調查的一部分,我們應參考以下資料來源,以找出重視可持續發展的供應商:
            
            ■ 全球契約參與者名單;
            
            ■ 國家和區域全球契約網絡;
            
            ■ 國家清潔生產中心等地方技術機構;
            
            ■ 地方企業社會責任網絡;
            
            ■ 婦女擁有的商業部門或協會;
            
            ■ 青年擁有的商業部或協會;
            
            ■ 社會和環境標簽產品生產商的公開名單;
            
            ■ 根據社會和環境標準認證的供應商公開名單。
            
            此外,還應注意確保將中小型企業、非營利和/或少數民族企業納入市場調查,因為這些企業往往有能力觸及人口中最脆弱的部門。應適當考慮當地語言的溝通渠道,以覆蓋這一特定的受眾。采購官員應根據其提供可持續采購的能力,評估其供應商基礎的成熟程度。市場調查應包括但不限于可持續產品的可用性、成本、實際影響和供應商的可持續性做法。必須定期重新評估可持續產品和服務的市場,因為這些產品和服務在某些地理區域和行業正在迅速發展。
            
            5.2.2 內部渠道
            
            以下內部渠道也是尋找潛在供應商的良好起點:
            
            ■ 現有的聯合國項目事務署長期協議(LTAS),UN Web Buy Plus網站的電子目錄,一攬子采購協議(BPA)和供應商資格預審清單;
            
            ■ 支出分析指示板(可在聯合國項目事務署采購組的內網獲得);
            
            ■ 已建立的名冊(例如本地名冊、特定產品的名冊等);
            
            ■ 曾與聯合國項目事務署簽訂合同的供應商;
            
            ■ 同一領域以前的短名單;
            
            ■ 與同事協商;
            
            ■ 實踐社區(COP)和其他郵件列表。
            
            5.3 商機廣告
            
            商機廣告可以通過以下方式進行:
            
            a)報價邀請書(RFQ)、招標邀請書(ITB)或建議邀請書(RFP)公開競爭性招標的廣告;
            
            b)信息邀請書(RFI)-見第5.4節“信息邀請書”;
            
            c)意向書(EOI)請求-見第5.5節“意向書(EOI)請求”;
            
            d)供應商資格預審-見第5.6節“供應商資格預審”。
            
            必須在聯合國全球市場網站(UNGM)上宣傳商業機會。還應在項目協議中規定為強制性的任何網站/媒體(如DgMarket)上進行宣傳。此外,應根據所需產品的性質和情況,以最有利的方式進行宣傳或分發,即在當地廣播電臺、其他組織或客戶的網站、當地報紙或專門期刊上發布廣告。還鼓勵商業單位與有關的特殊利益集團分享采購機會,包括但不限于婦女擁有的商業協會、青年擁有的商業協會和地方商會。
            
            在公開競爭性招標中使用廣告時(與有限競爭相反,見第622 條:有限國際競爭和有限國家/地區競爭),將不會有短名單選擇;所有希望提交投標和參與競爭的合格供應商都將被邀請這樣做。公開競標廣告可能導致:
            
            a) 由于收到大量報價,評估過程將更加廣泛;更廣泛的競爭帶來的好處往往超過了報價審查次數增加帶來的額外負擔;
            
            b) 如果廣告發布在供應商社區不熟悉的媒體上,則響應率較低。在這種情況下,要向所有已知的潛在供應商通知廣告的存在。采取這種做法,必須同時通知所有潛在投標人,有關通知的信息(如何識別通知的供應商、何時和如何通知供應商等)必須保存在案例文件中。
            
            5.4 信息邀請書
            
            信息邀請書(RFI)是一種進行市場調查的工具,目的是獲取可用于確定滿足已確定需求的可用或潛在解決方案的信息。信息邀請書(RFI)可能包括有關成本和交貨時間的信息。
            
            收到的對信息邀請書(RFI)的響應信息不是為了對供應商進行資格鑒定。首先,它有助于確定可用的或潛在的替代品的通用描述,以滿足定義的需求或結果,以及此類替代品的成本和交付時間。與尋求市場或行業以報價形式的直接響應相比信息邀請書(RFI)更傾向于尋求技術替代、選擇或解決方案、成本范圍和其他條款與條件。
            
            信息邀請書(RFI)是一種有效和高效的工具,有助于聯合國項目事務署確定一項具體要求的可能解決辦法。但是,由于供應商必須有足夠的時間對信息邀請書(RFI)做出響應,因此需要額外的時間來執行該過程。供應商不認為信息邀請書(RFI)是競爭過程的必要先決條件,且響應成本高昂;因此,不應將信息邀請書(RFI)用作對供應商進行資格預審或短名單的方法。
            
            應在聯合國全球市場網站(UNGM)以及采購授權(PA)人員認為適當的任何其他媒體上公布信息邀請書(RFI),如第5.3節所示。除第6.10節的規定外,在發布信息邀請書(RFI)過程中,并不強制使用聯合國項目事務署電子采購系統。例外情況下,如果采購授權(PA)人員批準(例如在緊急情況下或低價采購),可以直接信息邀請書(RFI)發送給供應商,而無需發布廣告。
            
            5.5 意向書(EOI)請求
            
            意向書請求是一個廣告,以確定希望參與招標的供應商。供應商應在規定的截止日期前提交詳細信息,證明其在提供相關貨物/服務/工程方面的經驗和資格,以表達其興趣。對感興趣的供應商提供的信息進行評估,并考慮將供應商列入邀請提交詳細報價/建議書的公司的短名單。
            
            意向書請求是一種具有較高成本效益的方法,可用于確定合適的供應商。但是,它要求分配額外的時間,因為供應商必須有足夠的時間間隔來響應意向書的要求,該時間間隔不得少于10個日歷日。如果指定了較短的截止日期,則必須在案例文件中適當解釋并記錄原因。
            
            當潛在投標人供應過剩時,應使用意向書;該意向書允許審查供應商的資格,以確保邀請最合格的供應商投標。意向書通常用于咨詢任務和/或技術專長至關重要的任務。
            
            意向書應在聯合國全球市場網站(UNGM)和采購授權(PA)人員認為適當的任何其他媒體上公布,如第5.3節所示。
            
            意向書的評估必須由至少一名采購官員和一名主席組成的評估小組進行,具體定義見第8.2節“評估小組”。
            
            5.6 供應商資格預審
            
            資格預審是根據預先確定的標準對供應商進行評估的正式方法,只有符合既定標準的供應商才被邀請投標。
            
            這一過程保證招標文件只適用于具有足夠能力和資源的供應商。必須留出足夠的時間讓潛在供應商準備響應性申請。資格預審邀請函與提交資格預審邀請函回復截止日期之間的期限不得少于十個日歷日,除非采購授權(PA)人員提供了較短期限的書面理由并已包含在采購文件中。資格預審邀請必須在聯合國全球市場網站(UNGM)和任何其他相關媒體上刊登廣告。
            
            資格預審是在發布招標文件之前對供應商進行評估的正式過程。如果對特定采購活動進行了資格預審,則應邀請提交申請并符合資格預審標準的所有供應商投標。資格預審并不意味著預先簽訂合同。
            
            以下情形建議進行資格預審:
            
            a)正在采購復雜或專門的貨物或服務(例如排雷服務或設備);
            
            b)定期采購一種特定類型的貨物或服務,對這種類型的采購,建立長期服務協定(LTA)并不是一種適當的采購策略(例如,不會使采購價格具有競爭力);
            
            c)采購涉及高風險(如安保和安全設備及服務);
            
            d)編制詳細投標書的高昂成本可能會阻礙競爭(如定制設計的設備、設計和建造項目或專業服務);
            
            e)貨物或服務為關鍵項目投入(即延遲交付或交付錯誤的產品或服務將帶來昂貴的影響);
            
            f)該要求適用于具有復雜技術部件的施工工程,供應商需要具備最低的技術能力來完成工程,達到要求的質量標準。
            
            資格預審可能有助于降低合同失敗的風險,因此對于復雜工程的采購是可取的。承包商資格預審所需的時間應與降低風險和減少采購過程后期評標所需的時間相平衡。如果有幾個合格和合格的供應商,資格預審也可以降低采購成本。
            
            資格預審邀請函的評審必須由至少一名采購官員和一名主席組成的評審小組進行,詳見第8.2節“評審小組”的定義。
            
            資格預審有效期最長為兩年。一旦這段時間過去,采購授權(PA)人員必須確認初始資格預審所用的標準仍然適用。
            
            關于醫療衛生采購,請參閱附件A:質量保證手冊,該手冊反映了聯合國項目事務署對藥品和醫療器械采購實行健全質量體系的承諾。該手冊包括聯合國項目事務署在影響或受這一質量體系影響的所有事項上的政策,包括其管理責任。在手冊中,聯合國項目事務署承諾根據公認的國際最佳做法,確定和支持質量管理系統所需的程序及其在整個組織衛生采購中的應用,尤其是世衛組織制定并發表在技術報告系列中的規范和標準以及世衛組織國際藥典和全球醫療器械協調工作組(GHTF)的專著所建議的。
            
            5.7 創建簡短的供應商名單
            
            5.7.1 供應商選擇短名單
            
            在進行市場調查時,可能會導致潛在供應商名單過長。如前所述,可能有理由說明為什么只邀請數量有限的供應商(短名單上的供應商)提交報價是有意義的。建立邀請供應商短名單的目的是保障合格供應商之間的成本效益競爭。短名單選擇應遵循以下原則:
            
            a)列入短名單的實體應盡可能代表潛在市場的公平份額和公平的地域分配。應適當考慮吸收發展中國家和新興市場的供應商,以及婦女擁有的企業等特殊利益集團的供應商;
            
            b)對于重復性要求,應定期更新短名單,例如每六個月更新一次,以考慮市場上潛在的新供應商;
            
            c)如果對某一特定采購活動進行了資格預審,則應列出符合資格預審標準的所有供應商;
            
            d)如果對某一具體采購活動采用意向書(EOI)或信息邀請書(RFI),聯合國項目事務署沒有義務邀請所有通過意向書請求或答復了信息邀請書而表示有興趣的公司。同樣,聯合國項目事務署沒有義務將短名單限制在表示有興趣或答復信息邀請書的公司。如果增加了其他公司,評估小組應按照意向書或信息邀請書的要求,評估每個供應商的相同信息;
            
            e)如果市場上只有有限數量的供應商(寡頭壟斷市場條件),盡管進行了充分的市場調查,采購官員仍未能確定所需的最低短名單受邀者數量,則在要求批準短名單時,以及最終要求批準合同授予時,必須清楚地記錄并向采購授權(PA)人員解釋這一點。當不存在這樣的條件時,短名單必須包括被邀請者的最低要求數量,否則合同授予將
            
            被視為使用正式招標方法的例外(見第6.8節“競爭招標或正式招標方法的例外”);
            
            f)除滿足前款規定的條件外,(i)對于估算價值為50,000 美元或以上但低于250,000美元的采購活動,必須至少有三個實體入圍:(ii)對于估算價值為250,000 美元或以上的采購活動,必須至少有六個實體入圍。但是,如果需要實現競爭,則必須列出超過這些最低數量的實體;
            
            g)在可能的情況下,短名單應至少包括一家合格的婦女擁有的企業;
            
            h)如果供應商必須滿足有關采購活動的特定要求(例如特定產品要求,如ISO 認證/質量標準,根據與客戶簽訂的項目協議,供應商在接受國的代表和/或客戶的具體要求),只有滿足這些要求的供應商才應被選入短名單。要求可包括供應商根據國際標準(如ISO 14001、SA8000、OHSAS 18001或同等系統)的社會和環境績效,或其他可持續性績效要求(如接受國企業收回計劃的可用性)。藥品、醫療器械的采購行為,參照附件A的資格要求;
            
            i) 一般來說,供應商的技術和財務能力應與合同的估計規模、范圍和價值成比例和/或適當對比;
            
            j) 必須考慮到供應商的能力。特別是,如果同時進行多個投標,或者在執行合同所需的時間范圍內,有可能向同一供應商授予多個合同。這對于有效交付基礎設施工程尤其重要。承包商的現金流和資源管理問題會對基礎設施工程的質量和及時性產生嚴重影響。因為可以評估這種具體的能力和技術標準;
            
            k) 不合格的供應商不得列入短名單(參見第3.3節“供應商不符合資格”)。在大多數情況下,短名單是根據公開宣傳的意向書(第5.5節)或資格預審邀請(第5.6節)編制的。雖然這兩個過程具有相似性(即最短投標時間、廣告方式、評估團隊要求),但它們有以下差異:
            
            - 根據第5.5節和第5.6節中的指導,提供的貨物、服務或工程的性質不同。
            
            - 如果公告表明應包括供應商的最大數量以及排名標準,對意向書請求可能會限制將被列入短名單中的供應商數量。但是,在資格預審邀請過程中,必須將符合標準的所有供應商列入短名單。
            
            - 對根據意向書請求過程編制的短列表,如果評估小組確認該供應商符合意向書中包含的標準,且采購授權(PA)人員批準了該標準的理由,則可將未提交意向書響應的供應商添加到短名單中。
            
            - 資格預審邀請產生的短名單可用于一個以上的招標過程(如公告中有規定),即在短名單的期限內可用于一系列即將進行的招標過程,根據第5.6節,該期限不得超過兩年。
            
            5.7.2 短名單的批準
            
            必須為在有限競爭過程中被邀請投標的所有供應商填寫一份短名單模板(見第6.2.2 節“有限競爭”),包括供應商識別來源的詳細信息,并且必須在采購授權(PA)人員批準前由采購審核員預先批準。如果適用,必須包括一個適當的理由,解釋未能獲得最低數量的入圍供應商的原因。
            
            如果項目協議要求合作伙伴、最終用戶或資金來源對短名單沒有異議,也必須在發布招標文件之前獲得。(來源:財政部國庫司)
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