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          聯合國《采購指南》修訂版6.1-第四章《采購策略、計劃和需求定義》

          作者: 發布于:2020-08-14 15:59:19 來源:政府采購信息網
          聯合國《采購指南》修訂版6.1-第四章《采購策略、計劃和需求定義》

          (全文請點擊:聯合國《采購指南》修訂版6.1

             4 采購策略、計劃和需求定義
            
            4.1 采購策略
            
            制定采購策略是成功獲得貨物、服務和工程的關鍵要素,也是及時實施項目或業務所必需的。制定采購策略需要了解需求的性質、承包商的能力、操作環境的復雜性、涉及的風險和聯合國項目事務署資源的可用容量。這一切都需要進行專業判斷,必須了解這些因素,才能有效實現采購過程。
            
            聯合國項目事務署的中心部門或樞紐部門一年內采購項目的金額估計超過5,000萬美元,這些采購項目應在當年的第一季度內編寫一份采購戰略文件,由相應的國家總干事或中心總干事批準,并與采購小組和綜合實踐建議和支持(IPAS)部門分享,以供參考。本要求自2020年起生效。
            
            采購規劃是根據已確定的采購策略,安排已確定的采購活動的過程。因此,采購策略的制定和采購規劃是密切相關的。
            
            4.2 采購規劃
            
            針對單個采購活動的采購規劃包括根據已確定的招標方法、合同類型和競爭類型,為執行采購過程的每個步驟設置所需的時間表。
            
            采購規劃的優勢在于:
            
            ■ 更好的需求定義,增加收到極具優勢報價的可能性,從而促進評估過程,采購滿足客戶需求的合適產品,使合同管理變得更輕松;
            
            ■ 改進采購,確保適當合格的供應商和足夠數量的供應商,促進供應商競爭,并可能以更低的價格提供更有力的報價;
            
            ■ 減少最后環節的資源浪費;
            
            ■ 早期識別和管理風險;
            
            ■ 減少由于提前執行和主動執行若干采購任務而造成的延誤和提前交貨時間;
            
            ■ 更好地規劃和監控采購活動;
            
            ■ 確定需要采取較高比例采購行動的時期。這些信息對于規劃和分配工作很有用;
            
            ■ 對采購貨物和設備的物流方面和因素的早期考慮;
            
            ■ 有系統地將可持續性考慮納入采購活動,并確定最有效的可持續性干預措施的優先次序,包括總擁有成本辦法的適用。
            
            此外,當對一個以上的采購活動(在項目、業務單位和公司的不同層次)合并采購規劃時,就可以采取其他戰略行動,以實現規模經濟并減少交易費用,例如:
            
            ■ 將各種采購活動合并為單一投標;
            
            ■ 建立供應商資格預審名單、一攬子采購協議(BPA)或長期協議(LTA);
            
            ■ 與其他業務單位或聯合國組織開展聯合采購活動。
            
            采購規劃是聯合國項目事務署所有業務單位進行價值超過50,000美元的采購活動的一項強制性要求,但也構成關于任何采購的良好做法。
            
            聯合國項目事務署的采購規劃包括四個層次的規劃:
            
            1. 項目級:采購活動的規劃;
            
            2. 業務單元級;
            
            3. 總部/區域級;
            
            4. 公司級。
            
            采購規劃的四個層次是緊密相連的。在項目一級對單個采購活動的規劃產生業務單位一級所需的信息,而業務單位一級又將產生總部/區域一級和公司一級的信息。
            
            1)項目級:采購活動的規劃
            
            項目級采購規劃必須在正式接觸前的承諾階段開始,以便在與合作伙伴的項目協議中包括采購計劃分析產生的任何具體要求(例如:供應商的預選擇,需要偏離聯合國項目事務署標準采購程序的特殊情況,比如縮短招標期或申請使用緊急采購程序等)。
            
            單個采購活動一級的采購規劃是一個評估需求、確定采購活動結果、確定預定結果時間表和策略的過程,同時考慮到最低招標期的要求和進行評估、審查所需的時間以及裁定程序。
            
            采購活動的規劃需要及早考慮預期的結果,并為采購過程的每一步確定一種方法,以便及時和具有成本效益地實現所需的結果。采購過程的早期規劃有助于確保每一個必要的步驟都能產生預期的結果。它還將允許有足夠的時間按照這一政策執行采購進程的每一步。
            
            2)業務單元級
            
            業務單位一級是指聯合國項目事務署業務中心(OH)、運營中心(OC)、項目中心(PC)、集群和總部業務單位進行的采購規劃。各業務中心/運營中心(OH/OC)總干事、項目中心(PC)經理、集群經理或總部業務部門負責人負責分析本部門項目的采購需求,提出采購計劃,確定采購需求,提出采購方法,并規定本部門的采購時間。
            
            業務單位一級的采購規劃應通過合并不同項目的需求而節省項目和行政費用。這一級別的具體策略可能包括制定一攬子采購協議(BPA)和地方長期協議(LTA)。
            
            業務部門級采購規劃將為區域和總部采購計劃生成信息。
            
            3)總部/區域級
            
            這一級別是指對總部不同業務部門的采購規劃以及一個區域內的OH/OC/PC/集群的整合。各總部總干事和區域總干事負責提供有關其業務部門的所需信息。這一級別的具體策略可包括建立區域長期協議(LTA)。
            
            總部/區域采購規劃的結果將生成公司采購計劃所需的信息。
            
            4)公司級
            
            聯合國項目事務署的公司采購規劃是對一個組織在規定期間內未來采購需求的總體預測。
            
            為了加強聯合國項目事務署的總體采購能力,實現聯合國項目事務署提供有效業務管理服務的目標,聯合國項目事務署采用年度或更短時間的采購計劃,即六個月的采購計劃。
            
            通過公司采購規劃,可以特別關注每個業務單位將需要的公司服務的具體支持,從而能夠引入創新的采購支持服務,如果只給予很短的提前期做出反應,這些服務本來幾乎是不可能的。
            
            采購組(PG)負責公司采購計劃流程,并向業務部門發出適當的指示。此外,采購組將通過建立一個由業務部門填寫和提交的采購計劃模板,啟動和促進公司采購計劃。所要求的信息應從總部的地區辦事處及其業務單位收集。
            
            采購計劃總是基于對今后6至12個月將要進行的采購活動的估計。有些采購需求無法預料,計劃有時可能并不完全準確。盡管如此,業務部門仍應根據報告時的可用信息提供最佳估計。采購組干事應負責編制聯合國項目事務署年度或半年采購計劃,分析所提供的數據,并采取適當行動。公司層面的具體策略可能包括:
            
            ■ 為聯合國UN Web Buy Plus網建立全球長期協定和電子目錄;
            
            ■ 確定選定采購類別的具體辦法,例如:保健/醫療、基礎設施、技術貨物和服務;
            
            ■ 確定采購培訓需求和戰略。
            
            采購規劃是一種持續的做法,因此應不斷更新計劃,如果有重大變化,應通知采購組。
            
            為了向供應商界通報即將進行的采購要求并維護基本采購原則,聯合國項目事務署的企業采購計劃應上傳至聯合國項目事務署網站。
            
            4.3 需求定義
            
            需求定義是一種系統化的方法,目的是根據請購單(見第4.4 節“請購單”)來定義采購需求,并在產品規范中加以說明。
            
            這是采購活動實施的第一步,也是采購活動規劃的一個綜合步驟。然而,需求定義通常與采購和市場研究并行進行,以允許此類信息影響需求定義。需求定義和市場研究也被稱為預招標活動。
            
            請購人負責定義需求;但是,負責該過程的采購官員應評估需求,并確定從采購角度看似乎不適當的任何問題,例如沒有正當理由的品牌、超出規格、不現實的交貨日期和限制競爭。負責該過程的采購官員和請購人應共同確定需求定義。
            
            在編制需求定義時,請購人和采購官員必須確保遵守聯合國項目事務署可持續采購框架(見1521號聯合國項目事務署可持續采購框架)。如有可能,采購官員應向請購人提供更可持續的解決辦法,以滿足所述需要。這些解決辦法可包括減少采購貨物或服務的數量,重新考慮有利于更可持續的替代辦法的解決辦法,或重新設計某些環境和社會方面。根據市場成熟度和采購實體的戰略優先次序,一個更可持續的采購解決辦法可以轉化為對供應商納入采購過程不同階段的或多或少的嚴格要求。
            
            4.3.1 需求定義的目的
            
            所有需求定義的一般目的是確定請購人的精確需求,并確定滿足這些需求的最佳解決方案。必須以一種有利于采購過程的方式來描述這些需求。為此目的,必須在招標文件中清楚地說明報價評估決定因素的所有要求。
            
            在這個早期階段捕捉可持續性需求是確??沙掷m性被納入采購決策的最有效方法。
            
            聯合國項目事務署堅定地致力于可持續性,希望采購官員利用對市場和采購過程的了解,協助內部或外部客戶確定最可持續的解決辦法,以滿足所述需求。為了最大限度地提高可持續性的結果,關于可持續性要求的討論應該在這個過程的早期進行,以提高獲得更可持續的結果的機會。
            
            在每項采購活動中,需求的明確定義都是至關重要的。首先,需求定義構成了招標的基礎,并確定了采購行動的目標。它還向潛在供應商通報所提供產品必須具備的要求,以滿足聯合國項目事務署的需要。
            
            第二,明確的需求定義有助于消除評價過程中的模棱兩可之處,從而成為確定哪項提議為項目廳提供了最佳總體解決辦法的起點。技術、財務、商業、法律、公司、社會和環境因素必須在招標文件中說明,在評估過程中,除最初規定的參數外,不得考慮其他參數。
            
            最后,需求定義構成了與供應商簽訂的任何合同的關鍵部分,清楚地說明了什么是預期目標,何時進行交付。
            
            從招標開始,到合同的評審和授予,再到活動的完成和對供應商的評審,需求定義在整個采購過程中具有持久和實質性的影響。
            
            4.3.2 明確需求的特征
            
            為了定義需求,必須根據產品的性質,對正在采購的產品(即貨物、服務或工程)及其目的、性能需求、特性、目標和/或預期產出進行分析。必須收集市場上現有產品的信息。
            
            所有需求定義都必須指定準確的需求,而不必做過多說明。過高的產品規格可能會提高價格和/或減少報價數量,因為這會導致供應商提供比所需產品更先進的產品。反之,降低產品規格會取得相反的效果,因此,定義確切需求的要求對提高資金使用的成本效益是至關重要的。
            
            在評估中應考慮的環境和社會責任方面(如環境友好型生產方法)必須包含在需求定義中。
            
            需求必須是通用的,并以產生競爭為目的來進行定義;除非出于標準化的目的,否則不得要求任何特定品牌或其他不必要的限制。但是,如果品牌名稱用于定義功能、性能和/或一致性要求,則只能用于定義所需的產品標準。此外,在使用品牌名稱時,必須同時說明必要的最低要求。最后,規范必須明確邀請同等產品的報價,即滿足類似功能、性能和/或技術標準的產品。如果定義需求時出于標準化的目的規定了某一品牌,則應在招標文件中簡要說明這一需求的理由,以避免供應商對聯合國項目事務署的任何偏見產生負面看法。
            
            在可能的情況下,需求應包括在合同管理階段監控的關鍵績效指標(KPI)(見第13章“合同管理”)。關鍵績效指標和服務水平協議(SLA)是根據商定目標表達和衡量績效的重要工具,尤其建議用于復雜的貨物和服務合同,包括長期協議(見第11.4 節“長期協議(LTA)”)。必須在需求定義階段確定這些關鍵績效指標,將其納入招標文件,然后納入合同,從而在合同管理階段監控關鍵績效指標。
            
            商品和服務的關鍵績效指標示例包括:
            
            a) 交付/性能
            
            i. 按時交付貨物/服務;
            
            ii. 全部交付貨物/服務。
            
            b) 質量
            
            iii. 交付的貨物/服務質量(符合規格/參考條款(TOR));
            
            iv. 處理投訴;
            
            v. 技術能力;
            
            vi. 遵守保修條款。
            
            c) 溝通
            
            vii. 供應商的響應能力(需求、投訴等);
            
            viii. 正確處理并及時提交文件(報告、發票、裝運單據等)。
            
            d) 可持續性
            
            ix. 創新;
            
            x. 成本節約倡議;
            
            xi. 環境因素;
            
            xii. 用工因素;
            
            設立關鍵業績指標的最佳做法:
            
            a) 在需求定義階段與請購單位一起確定關鍵業績指標;
            
            b) 確保關鍵業績指標是SMART型的(具體的,可衡量的,可實現的,相關的,階段性的);
            
            c) 簽發合同時,確保將關鍵業績指標的目標包含在服務水平協議(SLA)中,將其作為合同的單獨附件。
            
            4.3.3 商品和服務的需求定義
            
            有關貨品或服務的需求,請參閱以下其中一項:
            
            a) 技術規范;
            
            b) 參考條款(TOR);
            
            c) 工作說明(SOW)。
            
            以下詳細描述了定義商品或服務需求的各種類型的文檔。
            
            4.3.3.1 技術規范
            
            技術規范主要用于貨物的采購,但也可用于直接的、可計量的服務。規范是對一種材料或產品的技術要求的描述。它們通常指的是對材料或產品的定義需求,但在某些情況下也可能與服務需求相關。規范描述了組織想要購買什么,以及供應商需要提供什么。根據需要,規范說明既可以是簡單的,也可以是復雜的。
            
            規格書是投標邀請書、建議書或報價書的組成部分。
            
            定義需求的三種類型(或這三種類型的組合)可以包括在規范中:
            
            I. 功能規范,定義貨物/服務需要做什么;
            
            II. 性能規范,定義產品/服務的產出;
            
            III. 一致性規范,定義貨物的物理特性和尺寸。
            
            4.3.3.2 參考條款(TOR)
            
            參考條款(TOR)是對服務工作范圍的描述,通常說明要執行的工作、質量和工作的級別、時間線和可交付成果。參考條款(TOR)主要用于定義專家和咨詢服務的性能需求,這些需求很難進行量化,例如,在提供需求的解決方案時,也可以用于定義復雜的貨物需求或貨物與服務的組合。
            
            參考條款(TOR)通常是供應商對任務的第一個和主要介紹。一個沒有任何矛盾的清晰的參考條款將迫使供應商準備一個清晰而詳細的提案。這將導致項目的成功實施,并限制爭議或索賠的風險。參考條款應明確說明采購實體希望實現的可持續性的理想水平。
            
            典型的參考條款(TOR)包括以下信息:
            
            i. 申請服務的背景資料;
            
            ii. 服務目標及整體影響;
            
            iii. 預期并明確定義的服務產出;
            
            iv. 社會和環境要求;
            
            v. 達到這一產出所需的活動;
            
            vi. I執行活動所需的投入;
            
            vii. 可交付成果;
            
            viii.時間線。
            
            4.3.3.3 工作說明(SOW)
            
            工作說明(SOW)是工作分配的需求規范,概述了期望承包商執行的特定服務和/或貨物,通常指示服務的類型、水平和質量,以及時間計劃。工作說明(SOW)不能用于基礎設施和工作需求的需求定義。
            
            工作說明(SOW)通常包括詳細的需求和定價需求。例如,工作說明(SOW)是硬件或軟件解決方案的優秀工具,在這些解決方案中,服務可以被量化并逐項分解。
            
            4.3.4 工程的需求定義
            
            對工程來說,需求定義是至關重要的,以確保采購過程和產品的交付符合適當的質量標準,以及其他要求,如成本、時間、健康和安全、環境和社會。
            
            需求將在聯合國項目事務署專門為產品采購而制定的投標文件附表中確定。這些需求包括聯合國項目事務署建議投標人在被選定時簽訂的合同,而且必須為每一項投標仔細挑選和準備合同(見下文)。一旦投標人完成招標文件中規定的必要信息和招標過程,這些附表中所載的信息將成為聯合國項目事務署與選定投標人之間簽署的合同的一部分。指南說明包括在可回收的時間表上指示投標人及其出價必須提交哪些信息。每一個項目都必須修改這些說明,以確保所要求的信息符合項目的技術和商業要求。
            
            還必須特別注意下列技術文件(在下文各節詳細說明):
            
            a) 設計參考條款(TOR)、監理及其他技術顧問服務;
            
            b) 設計文件;
            
            c) 雇方對設計和建造施工合同的要求。
            
            聯合國項目事務署交付的所有基礎設施項目應該特別關注國家能力建設和可持續發展,為國家的能力設計、基礎設施的建設和維護做出貢獻,并且權衡社會、環境和經濟因素,使其符合聯合國項目事務署的授權、愿景和高層次目標。為此,聯合國項目事務署考慮了一些具體要求,以便在采購過程之前提供具有設計審查合格證書的設計,并為我們的客戶和伙伴提供具有附加價值的聯合國項目事務署基礎設施工程。例如,建筑設計規劃手冊包括以下內容:
            
            ■ 場地(影響、調查、獲取等);
            
            ■ 基礎材料選擇;
            
            ■ 結構;
            
            ■ 消防安全;
            
            ■ 出入通道(為失能者考慮);
            
            ■ 健康和舒適;
            
            ■ 服務和設備;
            
            ■ 安全性;
            
            ■ 綠色技術;
            
            ■ 氣候變化和減少災害風險。
            
            4.3.4.1 工程參考條款(TOR)設計及其他技術顧問服務
            
            工程設計、監理和其他技術咨詢服務非常專業化,必須遵循IMPG 制定的標準。在為工程采購設計和其他技術咨詢服務時,必須將遵守這些標準作為一項強制性要求。
            
            例如,當采購一棟建筑的設計服務,聯合國項目事務署必須告知招募的潛在設計師:設計必須遵守聯合國項目事務署的建筑設計規劃手冊,且手冊作為招標文件的一部分必須提供給潛在的設計師。
            
            請注意,在采購設計服務時,此類服務的提供不得視為在提供設計和開始施工階段后完成。由于在施工階段可能會影響設計的變更,設計服務必須在該階段保持可用。這必須反映在聯合國項目事務署與選定設計師之間的合同中。
            
            4.3.4.2 工程設計文檔
            
            采購工程時,設計文件為此類工程提供了必要的背景和詳細信息。設計文件描述了工程范圍,包括實施工程所需的所有要求和信息,如技術要求、圖紙和工程量清單。
            
            為確保遵循聯合國項目事務署項目設計的必要標準,必須在開始投標程序之前,根據聯合國項目事務署適用的設計規劃手冊(注:截至本采購指南發布之日,IPMG已經發布了建筑設計規劃手冊和交通基礎設施設計規劃手冊。),對所有基礎設施設計和技術規范的設計風險進行審查和評估,IPMG 已根據AI.IPMG.2016.01 頒發設計審查合規證書。為啟動采購流程,負責項目的項目經理應將本證書(簽字并注明日期)連同基礎設施工程的設計文件一起提供給采購官員。
            
            4.3.4.3 雇方對設計和建造施工合同的要求
            
            對設計和建造施工合同的情形,工程的設計還不存在,而采購過程的目的是提供工程的設計和施工。因此,期望承包商提供工程設計,并隨后實施工程施工。
            
            在這種情況下,進行投標之前,必須有一套準備充分的雇方要求。編制用人單位的要求是一項技術性工作,與標準規范有很大不同,不應低估。與采購設計服務一樣,投標文件中必須說明遵守聯合國項目事務署適用的設計規劃手冊,并向投標人提供手冊副本。在投標進行設計和建造服務之前,雇方的要求也應經過審查程序。
            
            由于設計和建造方法的復雜性,在決定購買設計和建造服務之前,必須先從IPMG 獲得批準。
            
            4.4 請購單
            
            請購單是內部用戶/客戶為完成或采購貨物、服務或工程而提出的書面或計算機化申請單。
            
            建議通過聯合國項目事務署企業資源規劃系統的核準申請啟動所有采購活動,對于價值等于或高于5,000美元的采購活動,這是強制性要求,但以下情況除外:(a)根據緊急采購程序進行采購;(b)根據長期協議(LTA)或一攬子采購協議(BPA)發出的框架采購訂單,(c)合同修訂;(d)在聯合國項目事務署未簽署合同的咨詢服務項目下進行的采購。任何其他不使用聯合國項目事務署請購單的例外情況都必須由采購組(PG)總干事批準。
            
            請購單至少應包括以下內容:
            
            a) 對所尋求的貨物、工程或服務的詳細說明;
            
            b) UNPSC類別代碼(選擇代碼對確保數據質量和報告至關重要);
            
            c) 確認所要求采購的資金可用性,并參照與客戶簽訂的項目協議(或聯合國項目事務署內部采購的行政預算)說明采購的理由;
            
            d) 如果是與施工工程有關的請購,則應根據第10.1節的規定包括一筆意外資金;
            
            e) 擬采購的數量;
            
            f)所需交付日期或啟動/完成日期;
            
            g) 交付地點或擬進行工程/服務的地點;
            
            h) 預估價格;
            
            i)任何其他信息(例如:標準化,首選的裝運方法)。
            
            4.5 標準化
            
            當最近從供應商或承包商購買相同的貨物、設備、技術或工程時,標準化是可接受的,并且確定必須獲得一定數量的附加供應品,或者需要與現有的貨物、設備、技術或工程兼容。此類情況必須根據第6.8.1節“例外情況”中的規定進一步證明。(來源:財政部國庫司)
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