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          政府采購操作-政府采購信息網

          創新二十六:政府采購檔案電子化管理勢在必行

          作者:劉婷 發布于:2018-01-10 16:16:58 來源:政府采購信息報/網
             政府采購檔案,指采購人采購代理機構政府采購活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、紙質、磁盤、光盤等不同媒質載體的記錄,包括采購文件、質疑投訴書、采購活動記錄等內容。政府采購檔案管理,是指對政府采購檔案的歸檔、收集、保管、鑒定、借閱、銷毀等各個環節的總稱。
            政府采購檔案是反映采購活動過程的記事本,是檢驗政府采購風險的監控器,是實現科學化、精細化管理的推進劑。政府采購檔案管理的重要性主要體現在以下三個方面,一是政府采購檔案管理是有關財政部門對政府采購監督管理的基礎性工作;二是政府采購檔案管理是政府采購合同爭議、糾紛和訴訟的重要證據;三是政府采購檔案管理是采購人采購代理機構為提高自身綜合素質,分析、總結、評價采購活動的重要依據。
            《政府采購法》第四十二條規定,采購人、采購代理機構對政府采購項目每項采購活動的采購文件應當妥善保存,不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。該條款還明確了采購文件和采購活動記錄的具體內容。其中,采購文件包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定及其他有關文件、資料。
            目前,全國統一的政府采購檔案管理規范尚未出臺,不過,大部分地方在具體實踐過程中,都意識到政府采購檔案管理工作的重要性,遼寧、河北、河南、北京、廣東、上海、福建、重慶、黑龍江、貴州、廈門、浙江、陜西、天津、青島、江蘇、安徽等省市先后政府采購檔案管理辦法,采取指定專人負責、建立檔案查閱和復印登記制度等措施,明確政府采購檔案管理流程和標準。
            不過,由于政府采購檔案資料內容多,需要保存的時間朝陽,紙質檔案保管不便,保存成本高,如何依法妥善保管政府采購檔案,成為采購人和采購代理機構面臨的現實難題。隨著采購活動中電子化水平的不斷提高,包括采購文件在內的政府采購檔案以電子化方式進行保存變得勢在必行,也具備了技術條件。
            2015年3月1日起實施的《政府采購法實施條例》,引入了“電子檔案”的管理理念?!稐l例》第四十六條規定,政府采購法第四十二條規定的采購文件,可以用電子檔案方式保存。
            關于政府采購檔案保存時間,財政部新近出臺的規章制度也有所調整,不再“一刀切”要求十五年?!墩少徹浳锖头照袠送稑斯芾磙k法》(財政部令第87號)第七十六條規定,采購人、采購代理機構應當建立真實完整的招標采購檔案,妥善保存每項采購活動的采購文件。
            此外,87號令還將實踐中的成功經驗升華為法條,并明確了相關處罰規定。87號令第三十九條要求,采購人或者采購代理機構應當對開標、評標現場活動進行全程錄音錄像,且錄音錄像應當清晰可辨,音像資料作為采購文件一并存檔。第七十八條對未按規定對開標、評標現場活動進行全程錄音錄像、未妥善保存采購文件的情形做出處罰規定。如此可以有效避免覺得爭議案件調查取證時,采購人或采購代理機構以設備損壞、錄像資料不全、錄像模糊等為由拒絕配合調查。

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