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          政府采購操作-政府采購信息網

          物業管理采購"業主委員會"節支明顯

          作者:崔衛衛 顧文林 發布于:2016-07-07 09:48:33 來源:政府采購信息報/網

            項目概況: 上海國際舞蹈中心項目是上海市“十二五”期間重點教育、文化項目,上海市政府采購中心(以下簡稱“采購中心”)承擔的物業管理項目采購,作為舞蹈中心后續運營工作中最重要的環節之一,提前啟動采購工作并順利完成,為整體物業的交接驗收打足了提前量,也為國舞中心如期投入運營提供了有效保障。

           
            實施難點:多用戶共同使用的混合型物業,采購需求復雜。
           
            操作關鍵:建成后的舞蹈中心項目將交付給上海芭蕾舞團、上海歌舞團、上海戲劇學院附屬舞蹈學校和舞蹈學院等諸多舞蹈教學演出院團共同使用,功能集演出、展示、教育培訓及創意創作和研究中心為一體,除大小劇場外,物業類型有辦公用房、各類業務用房、教學用房和學生公寓,物業公司入場后的服務對象有辦公人員、老師、學生、演職人員及外來觀眾,特別是學生,年齡跨度很大,從小學至中學、大學均有,且校園為開放式管理。
           
            對此,采購中心提出建議,希望該項目所有用戶法人代表成立一個類似“業主委員會”的協調小組,協商簽訂委托協議書,共同委托上海戲劇學院附屬舞蹈學校作為全權授權代表參與招投標活動,授權代表負責匯總內部采購需求,向財政提出立項申請,向采購中心提出采購申請。采購人欣然接受建議,項目啟動之初便簽訂權責明確的內部協議,不走彎路,有效地節約了協調時間,也符合目前運行的上海市政府采購管理電子招投標系統的特點,提升了整體項目的采購效率。
           
            另外,該物業多用戶多類型的基本特點決定了其采購需求的復雜性,兩團兩校近兩年發展規模不一樣,對物業的需求差異較大。中心主任在參加完第一次市政府專題協調會之后,立刻落實內部保障機制,要求主動對接采購人,為他們制定采購需求提供幫助。中心不僅提供了常規物業項目采購需求標準模板,還邀請了業內資深專家召開論證會為采購人出謀劃策;業務分管主任親自督陣,多次參加需求討論會,提出專業性建議。在充分聽取專家、政府部門等各方意見的基礎上,經過數次修改完善,明確了各類建筑外墻清洗要求及頻次、崗位設置和工作時段含義、校園通道和學生公寓安全保障及巡邏頻次要求等關鍵要素,形成了《上海國際舞蹈中心物業管理服務采購需求》。在此基礎上,采購中心提前編制了招標文件初稿,針對未成年學生的人身安全、全年無休的演出安排、新老建筑的融合等難點,在實質性響應條件設置、評標細則制定和投標文件編制要求上再三斟酌,并請特聘法律顧問把關,確保采購文件的合法合規性。
           
            采購中心一發布公告,便吸引了全國多家大型物業公司的關注,共有15家單位報名參加投標。為確保項目采購成功,采購中心組織相關競標單位開展現場踏勘并進行詳細答疑,為幫助投標人熟悉上海市政府采購信息管理平臺電子招投標系統,中心專門針對本項目組織了一次電子投標培訓,并向財政提出申請,請系統開發軟件公司派員協助培訓。至投標截止日,12家單位最終提交了投標文件。
           
            開標后,采購中心組織開展標書的初步回標分析,對照實質性條款的規定逐項檢查,詳細分析商務報價要素組成以確認是否完全響應招標文件規定的工作范圍和要求,查驗客觀分計算所需有效證明和依據,形成了較詳細的初步回標分析供評審參考。采購中心組織專家評審會,經過6名專家和1名采購人代表近一天的認真研究,對競標單位投標文件進行了客觀公正的評審。最終的勝利者XX公司位居商務分、客觀分和技術分第一,體現了技術和商務的統一。
           
            采購效果:中標價較上海市物業管理預算標準節約了312萬元,節支率達19.5%,這在物業管理品目的采購中是非常罕見的。2010年起物業管理就正式納入上海市政府集中采購目錄,經過多年實踐,采購中心的采購文件和采購需求模板相對完善成熟,但面對復雜的物業類型,采購中心沒有掉以輕心,而是吃透采購需求,編寫出有質量的采購文件,仔細研究投標文件,提升預判能力,最終為采購人交出滿意答卷。
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