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          政府采購操作-政府采購信息網

          采購文件保存主體和期限規定是否應適時調整?

          作者:劉鋒 冉昕 李濤 發布于:2019-04-28 09:57:01 來源:政府采購信息網
            近日,財政部公布了2019年立法工作安排,將《政府采購法》修訂納入立法研究范圍,這是適應新形勢、解決新問題的必然要求?!?a href=http://www.jlasatellite.com/ll/rcjd/2539166.html target=_blank class=infotextkey>政府采購法》第四十二條規定了政府采購文件的保存主體和期限,但隨著時間推移和新業態的出現,兩項規定都暴露出不適應之處,應及時予以調整。
            
            保存主體應明確為采購人
            
            首先,現行規定采購人采購代理機構都是政府采購文件的保存主體,但在實際操作中,往往都由采購代理機構負責保存。政府采購法經過了十幾年的發展,采購文件越積越多,對場地、人手、管理水平等要求也越來越高,代理機構不堪重負,特別是一些社會代理機構內部管理相對混亂,且注銷后容易造成采購文件遺失,而由采購人保存可有效分散保存壓力,也能強化對采購文件的管理。
            
            其次,一套完整的采購文件包括合同文本、驗收證明等,一般需要較長時間才能收集齊,有的甚至長達2、3年,代理機構很容易在漫長的等待中與采購人銜接不好,從而發生遺漏,造成歸檔資料不齊。如果由采購人保存,則可確保采購文件及時、完整歸檔,也避免了代理機構和采購人在發生問題后相互推卸責任。
            
            再次,由采購人保存方便查詢,提高了采購文件的利用價值,體現了采購人的主體地位。
            
            保存期限應實行梯度管理
            
            現行規定采購文件的保存期限為至少15年,行業規則往往把15年作為下限標準,幾乎沒有采購人或采購代理機構主動延長保存期限,其主要原因還是前述保存壓力大。但隨著政府采購新模式的出現,15年的保存期限已明顯不能滿足需要,如政府和社會資本合作項目(PPP),其運營期可長達30年,對采購文件的保存提出了更高要求。
            
            此外,《中國共產黨問責條例》明確規定實行終身問責,近年來很多已退休的黨員領導干部因腐敗問題被追責。如果有黨員領導干部插手政府采購謀取私利,那么采購文件將會是今后查辦案件的重要證據,不可缺失,一旦被銷毀將會對案件查辦帶來嚴重影響。因此,15年的保存期限也應作出調整,以適應反腐敗斗爭的新形勢。
            
            可如果所有采購文件保存期限都無限期延長也不現實,更無必要。筆者認為,應結合項目特點實行保存期限梯度管理,區別對待。對于PPP項目、涉及重大民生、關乎公共利益以及必須終身追責的項目應延長保存期限,甚至永久保存。對于通用類辦公用品、采購金額較小、競爭充分、資金節約率較高的項目應大幅降低保存期限,以減少資源浪費和保存壓力。
            
            法規鏈接
            
            《政府采購法》
            
            第四十二條 采購人、采購代理機構對政府采購項目每項采購活動的采購文件應當妥善保存,不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。
            
            采購文件包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定及其他有關文件、資料。
            
            采購活動記錄至少應當包括下列內容:(一)采購項目類別、名稱;(二)采購項目預算、資金構成和合同價格;(三)采購方式,采用公開招標以外的采購方式的,應當載明原因; (四)邀請和選擇供應商的條件及原因;(五)評標標準及確定中標人的原因;(六)廢標的原因;(七)采用招標以外采購方式的相應記載。

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