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          政府采購操作-政府采購信息網

          政府采購檔案保管問題頻出難追責 這五點建議能否給你啟發?

          作者:宋軍 發布于:2019-04-28 09:44:14 來源:政府采購信息網
             某市一中學,原屬于市直單位,其集中采購目錄內的項目都委托給市直集采部門(下稱“市政府采購中心”),前不久,市內機構改革,將其中學的管理權下放到了區里,區里要對該中學進行年度審計,而有關政府采購的檔案資料在市政府采購中心,所以,該中學以檔案資料不在學校為由不想審計。審計部門則要求該中學將政府采購檔案資料全部拿回來審計后再歸還市政府采購中心。而市政府采購中心則認為該檔案既然屬他們保管,則有保管職責,政府采購資料的借閱應按檔案管理的有關規定執行。
            
            僅此一個檔案的歸屬與借閱問題,雙方文來文往近一個月,搞得雙方都不愉快。
            
            同樣,某市也是一個政府采購項目的音像資料的保管問題,因責任不落實,造成一個公開招標項目的音像資料丟失,使政府采購監管部門無法查閱評標過程的音像資料。采購人說該項目是委托給采購代理機構做的,采購代理機構說是在公共資源交易中心開標、評審的,公共資源交易中心說是采購代理機構逾期沒有復制,自動覆蓋了??傊氊煵磺?、無法追究責任。
            
            自2003年起,我國開始實施《政府采購法》,到2018年底正好是15年的時間。有些集中采購機構也因大量的政府采購檔案的歸檔、保管而苦惱,因為,隨著時間的推移,政府采購資料的歸檔、保管花費了大量的人力、物力。有些政府采購檔案也正好達到了法定的失效期,處置也是費力費時的事。
            
            而我國的政府采購法規對政府采購檔案的管理問題的相關條款規定較少,也不明確。只是在《政府采購法》第24條規定:采購人、采購代理機構對政府采購項目每項采購活動的采購文件應當妥善保存,不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。
            
            所以,目前我國亟待出臺一個高層級的政府采購檔案歸集、保管及相關責任以及違規處罰的規定或辦法。
            
            依據政府采購工作實踐來看,政府采購檔案管理的規定或辦法應包括如下內容:
            
            一是,政府采購文件資料所包含的范圍和內容
            
            目前,我國《政府采購法》規定,“采購文件包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定及其他有關文件、資料”。由于當時《政府采購法》出臺時的歷史原因以及認知的局限性,將“采購文件”的所包含的范圍和內容沒有窮盡和羅列出來。
            
            從實際操作的情形看,政府采購的文件資料應該包括:采購項目可行性研究報告(主要指大項目);采購預算(包括追加的預算);采購實施計劃;公開招標公告截圖(包括邀請招標的資格預審公告及預審結果、競爭性談判、競爭性磋商、詢價采購方式采用發布公告邀請和在供應商庫中隨機抽取截圖以及評審專家書面推薦供應商的書面函件)以及變更、更正公告和通知書;招標文件(包括競爭性談判文件、競爭性磋商文件、詢價通知書、單一來源論證和公示截圖及采購方案)以及變更、更正公告和通知書;投標文件(包括競爭性談判響應文件、競爭性磋商響應文件、詢價響應文件以及供應商對投標文件的補充、修改或撤回的文件);評審專家抽取情況記錄(包括中途更換評審專家記錄);評標(審)標準(包括評審過程中的投標人的澄清、說明或者補正的書面資料,談判、磋商中的實質性變動情況);評審報告;中標公告中標通知書(包括成交公告、成交通知書,未中標通知書);合同文本;行政救濟資料(包括質疑、投訴、行政復議和行政訴訟資料);政府采購活動記錄(包括單一來源采購的協商情況記錄);驗收證明(包括服務項目中的服務對象的感受情況);采購項目績效評價資料(包括采購代理機構對評審專家的評價、評審專家對采購人、采購代理機構的評價);在采購活動中有關違反政府采購法規的情形的記錄等。
            
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